Panduan Sederhana untuk Diikuti
Rencana manajemen proyek sebenarnya adalah istilah umum untuk semua sub-rencana yang akan Anda hasilkan untuk proyek tersebut. Kami dapat menentukan rencana manajemen proyek sebagai semua yang tercakup dalam rencana ini:
- Persyaratan rencana manajemen
- Rencana manajemen cakupan
- Jadwalkan rencana manajemen
- Rencana manajemen mutu, jika Anda memilikinya
- Rencana manajemen biaya
- Rencana manajemen risiko (yang harus mereferensikan log risiko Anda )
- Ubah rencana pengelolaan
- Rencana pengelolaan pengadaan, jika Anda memerlukannya untuk proyek tersebut
- Rencana manajemen konfigurasi, sekali lagi, hanya jika Anda berencana untuk menulis satu: Anda mungkin tidak merasa bahwa itu perlu pada proyek Anda
- Rencana manajemen sumber daya manusia
Rencana manajemen proyek juga mencakup informasi penting tentang baseline proyek, terutama untuk ruang lingkup dan jadwal. Ini memberi Anda garis di pasir yang dapat Anda rujuk kembali sehingga Anda dapat dengan mudah melihat apa yang telah berubah ketika Anda akhirnya menutup proyek dan membandingkan yang direncanakan dengan kinerja aktual.
Karena itu, rencana manajemen proyek memang ada sebagai dokumen dalam dirinya sendiri. Inilah yang harus dimasukkan dan bagaimana mereferensikan bagian lain tersebut.
Cara Menulis Dokumen Rencana Manajemen Proyek
Mulai dokumen Anda dengan nama proyek dan tanggal.
Gunakan template dari Kantor Manajemen Proyek Anda jika Anda memilikinya, untuk menyimpan harus mulai dari awal.
Kemudian sertakan bagian ini:
Ambang batas dan Dasar-dasar: Eja bagaimana baseline akan dikelola untuk jadwal, ruang lingkup, biaya dan kualitas area proyek. Tetapkan apa varians yang dapat diterima untuk direncanakan (misalnya, +/- 10 persen) dan apa yang akan Anda lakukan jika kelihatannya akan dilanggar.
Anda mungkin telah mendokumentasikannya dalam Piagam Proyek Anda.
Tata kelola: Tetapkan tinjauan proyek apa, tinjauan sejawat, dan tindakan tata kelola lainnya yang akan Anda terapkan saat Anda menjalani siklus hidup manajemen proyek. Minimal, Anda harus menyertakan tanda resmi di akhir setiap fase. Ini adalah salah satu peran sponsor proyek. Anda juga dapat memasukkan rincian kualitas ulasan yang akan Anda pegang jika itu sesuai untuk proyek Anda.
Keputusan Metodologi: Ini adalah tempat yang baik untuk menuliskan bagian-bagian mana dari metodologi manajemen proyek Anda yang telah Anda putuskan untuk tidak lakukan karena itu tidak relevan. Misalnya, Anda dapat mencatat di sini bahwa Anda tidak akan melakukan rencana manajemen pengadaan karena tidak ada pengadaan yang diperlukan untuk proyek Anda.
Anything Else: Jangan dibatasi pada heading ini. Sertakan hal lain yang menurut Anda mungkin relevan dengan perencanaan proyek seperti keterkaitan dengan proyek lain di perusahaan, faktor eksternal yang dapat memengaruhi perencanaan yang ingin Anda bawa ke perhatian seseorang dan seterusnya.
Rencana Anak Perusahaan
Jika Anda menggabungkan semua dokumen proyek Anda menjadi satu, itu akan menjadi rencana manajemen proyek besar. Sebaiknya sertakan tautan (atau setidaknya deskripsi tempat dokumen dapat ditemukan) dalam dokumen ini.
Kemudian jika seseorang ingin pergi dan membacanya, mereka dapat menemukannya, tanpa rencana manajemen proyek Anda menjadi sangat panjang sehingga tidak ada yang melihatnya sama sekali.
Jangan lupa untuk link ke baseline juga. Untuk jadwal proyek dasar, simpan versi rencana dan tautan Anda ke sana. Untuk baseline biaya, simpan versi perencanaan anggaran Anda mulai hari ini dan tautan ke itu. Dokumen-dokumen ini adalah dokumen yang hidup dan akan berubah seiring dengan berjalannya proyek, tetapi Anda akan menyimpan file-file asli tersebut sehingga Anda dapat melihat kembali pada mereka dan melakukan perbandingan.
Akhirnya, tambahkan kontrol versi ke rencana manajemen proyek Anda sehingga jika Anda perlu memperbaruinya, Anda akan dengan mudah dapat melihat apakah Anda bekerja pada salinan terbaru.