Struktur mana yang paling cocok untuk Anda?
Ada tiga struktur organisasi umum, dan manajer proyek bekerja di semuanya: fungsional, proyek, dan matriks. Mari kita lihat kelebihan dan kekurangan masing-masing sehingga Anda tahu apa yang Anda hadapi ketika Anda bergabung dengan struktur baru.
Struktur Organisasi Fungsional
Dalam struktur organisasi fungsional, manajer proyek dan semua sumber daya bekerja di divisi perusahaan yang sama, seperti departemen penjualan dan pemasaran. Umumnya, manajer fungsional memiliki otoritas lebih dari manajer proyek.
Keuntungan
Struktur fungsional memberi Anda kekuatan paling kecil sebagai manajer proyek, tetapi menawarkan banyak keuntungan lain:
- Ini bekerja dengan baik untuk tim kecil dan proyek kecil karena fungsinya memiliki kontrol penuh atas anggota tim dan sumber daya lain yang diperlukan.
- Anda dapat dengan mudah mengakses ahli yang Anda butuhkan karena mereka berada di area fungsional yang sama.
- Sangat cepat untuk mengumpulkan semua orang untuk menyelesaikan masalah yang terkait dengan proyek.
- Anda dapat membatasi alat komunikasi proyek yang perlu Anda gunakan karena timnya relatif kecil dan sederhana.
- Anda sering mendapat anggota tim yang antusias yang tertarik untuk mengerjakan proyek karena memberi mereka peluang karier. Pekerjaan proyek dapat menjadi cara yang bagus untuk memotivasi tim Anda.
- Jika Anda menyerahkan proyek itu kepada tim fungsional, itu akan menjadi tim fungsional tempat Anda bekerja, yang dapat membuat penutupan proyek menjadi lebih mudah.
Kekurangan
Meskipun struktur ini memiliki banyak kelebihan, pertimbangkan juga beberapa kelemahan:
- Pekerjaan berlangsung dalam silo, yang mungkin berarti Anda tidak memiliki akses ke orang di luar divisi fungsional Anda.
- Orang-orang di tim proyek mungkin lebih setia kepada departemen atau manajer tim mereka daripada pekerjaan mereka pada proyek, yang dapat menciptakan konflik.
- Sebuah proyek besar dapat berakhir dengan manajer proyek fungsional dari masing-masing fungsi. Hal ini dapat mengakibatkan pekerjaan jatuh melalui celah-celah jika semua manajer proyek tidak bekerja secara harmonis bersama.
- Pekerjaan fungsional dapat mengisolasi karena Anda tidak memiliki kesempatan untuk jaringan secara luas di perusahaan. Mempertahankan fokus strategis bisa lebih sulit.
Struktur Organisasi Proyek
Tim yang berdedikasi disatukan untuk mengerjakan proyek dalam struktur organisasi proyek. Manajer proyek mungkin memiliki tanggung jawab manajemen lini untuk anggota tim proyek. Contohnya adalah membangun konstruksi besar, tetapi juga inisiatif perusahaan yang membutuhkan tim khusus. Manajer proyek memiliki otoritas tertinggi, melaporkan kepada sponsor proyek dan dewan proyek . Individu dalam tim bekerja langsung untuk manajer proyek.
Keuntungan
Keuntungan nyata dari struktur proyek adalah Anda memiliki kontrol lebih besar atas tim, tetapi keunggulan lain juga ada.
- Tim dapat memiliki identitas identitas yang kuat. Ini adalah struktur termudah untuk menciptakan budaya tim yang kuat.
- Seluruh tim fokus pada tujuan tim, jadi konflik kesetiaan ada dengan pekerjaan hari untuk orang yang bekerja pada proyek. Pekerjaan harian mereka adalah proyek.
- Sumber daya didedikasikan untuk proyek, jadi lebih mudah untuk menjadwalkan pekerjaan. Anda akan tahu kapan anggota tim tersedia dan tidak ada risiko bahwa mereka akan ditarik dalam waktu singkat untuk pekerjaan seperti biasa bagi manajer lain.
- Proyek yang dijalankan dalam struktur ini adalah lingkungan yang bagus untuk meningkatkan keterampilan manajemen proyek Anda serta keterampilan kepemimpinan yang lebih teknis.
Kekurangan
Struktur proyek adalah yang paling mudah untuk bekerja di dalam tetapi masih memiliki beberapa kelemahan.
- Memiliki tim yang didedikasikan untuk satu proyek adalah komitmen yang mahal. Ini cenderung menjadi pilihan hanya pada proyek-proyek besar.
- Jika Anda memindahkan orang dari pekerjaan fungsionalnya, mereka mungkin merasa sulit untuk kembali, terutama jika proyek itu panjang. Pekerjaan proyek meregang, dan kembali ke apa yang Anda lakukan sebelumnya setelah suatu periode bekerja di lingkungan multidisiplin pada proyek baru yang menantang bukanlah prospek yang menarik bagi banyak orang. Mengelola transisi tim ketika Anda menutup proyek menjadi lebih penting.
- Terkadang menutup sebuah proyek dapat berarti kehilangan pekerjaan Anda jika bisnis telah pindah dan peran lain tidak tersedia untuk Anda.
- Sesuai sifat mereka, tim yang berdedikasi menyedot sumber daya untuk mengerjakan satu hal saja. Mereka dapat membatasi jumlah proyek yang dapat dilakukan perusahaan pada satu waktu, terutama ketika proyek yang berbeda membutuhkan keterampilan yang sama.
- Manajer proyek dalam jenis struktur ini juga melakukan manajemen lini untuk tim mereka, yang berarti menghabiskan waktu dan upaya pada tugas-tugas sumber daya manusia yang tidak perlu Anda lakukan dalam struktur lain. Jika Anda menikmati elemen ini bekerja dengan orang, faktor ini bisa menjadi keuntungan.
Struktur Organisasi Matriks
Opsi ketiga adalah struktur matriks. Sumber daya dibagikan di kedua pekerjaan dan pekerjaan proyek seperti biasa. Itu mungkin berarti memiliki dua manajer atau tanggung jawab "titik-titik" kepada manajer proyek dan juga kepada manajer tim. Struktur garis manajemen fungsional biasanya di tempat pertama, dan manajer proyek mengambil garis putus-putus.
Struktur ini membagi kekuatan dan otoritas antara manajer tim fungsional atau divisi dan manajer proyek. Anda harus menggunakan keterampilan bernegosiasi Anda dengan kekuatan penuh mereka!
Keuntungan
Struktur matriks sangat umum karena memungkinkan manajer untuk membuat pilihan yang fleksibel dengan cara orang menghabiskan waktu mereka. Anda mungkin akan bekerja di lingkungan matriks di beberapa titik dalam karir Anda. Keuntungan dari struktur ini adalah sebagai berikut:
- Sumber daya digunakan secara efisien dan dapat bergerak di antara proyek sesuai kebutuhan.
- Anda dapat mengerjakan banyak hal yang berbeda, kadang-kadang secara paralel — meskipun titik ini dapat dikatakan sebagai kerugian juga.
- Tim dan individu bisa sangat responsif. Jika ada proyek baru yang harus diprioritaskan, cukup mudah untuk mem-pivot dan tiba-tiba fokus pada hal lain. Anda tidak dapat melakukannya dengan mudah dalam struktur proyek, yang membutuhkan waktu lebih lama untuk bubar dan berkumpul kembali.
- Struktur mengharuskan semua orang menggunakan siklus dan metodologi manajemen proyek yang sama, jadi berpindah antar proyek itu mudah. Orang dapat bergabung dengan tim proyek dengan onboarding yang relatif sedikit diperlukan ketika terminologi dan prosesnya umum.
Kekurangan
Seperti semua pengaturan, yang satu ini juga memiliki jebakannya. Meskipun itu adalah struktur umum, tidak banyak tempat kerja modern yang memecahkan masalah kelebihan beban. Memberi individu terlalu banyak untuk dilakukan dapat menjadi mudah jika Anda tidak memiliki sistem untuk mengelola dan memantau keseluruhan beban kerja mereka. Kerugian lainnya adalah sebagai berikut:
- Konflik antar proyek adalah hal biasa karena Anda mungkin berjuang untuk sumber daya yang sama dengan proyek lain.
- Proyek lain mungkin memiliki sumber daya terbaik - orang yang paling tepat dengan keterampilan yang tepat - atau manajer lini mereka mungkin tidak membuat mereka tersedia untuk pekerjaan proyek.
- Ada beberapa konflik antara tugas-tugas bisnis-seperti-biasa dan pekerjaan proyek untuk individu, terutama ketika kedua manajer memberi mereka prioritas yang berbeda.
- Sumber daya mungkin memiliki konflik tentang jalur pengembangan apa yang mereka ambil untuk karir masa depan mereka. Meskipun Anda mungkin tahu bahwa Anda ingin tetap dalam manajemen proyek, Anda mungkin memiliki pilihan untuk maju ke peran fungsional yang lebih senior atau peran yang lebih berorientasi proyek. Tetapi memiliki banyak pilihan karir adalah hal yang baik, bahkan jika itu membuat keputusan yang sulit.
Struktur organisasi yang bekerja dengan sempurna untuk semua bisnis seperti biasa tidak selalu bekerja untuk proyek, dan Anda harus mengelola dalam lingkungan tempat Anda bekerja. Mendapatkan pengalaman dalam setiap struktur ini adalah ide yang bagus, sehingga Anda dapat mengalaminya secara langsung. Ini akan membantu Anda memutuskan lingkungan mana yang paling sesuai dengan Anda dan sesuai dengan keterampilan dan preferensi Anda. Kemudian Anda dapat membuat pilihan berdasarkan informasi jika Anda memiliki kesempatan untuk memutuskan lingkungan kerja Anda di masa depan.
Memahami pro dan kontra dari setiap struktur organisasi proyek memberi Anda kesempatan untuk menentukan tempat terbaik untuk menghabiskan waktu dan pengaruh Anda untuk mendapatkan hasil maksimal dari tim Anda dan membantu keberhasilan proyek Anda.