Apa yang Harus Anda Ketahui untuk Membuat Proyek Anda Meluncurkan Kesuksesan
1. Pelaksanaan Proyek Dimulai Dengan Rencana
Apa pun yang Anda terapkan, Anda memerlukan rencana untuk mengalihkan proyek dari 'proyek' menjadi ' bisnis seperti biasa' . Mudah-mudahan, ini sudah didokumentasikan, atau setidaknya sketsa.
Ini adalah bagian dari proyek yang jatuh antara Pengiriman Proyek dan Penutupan Proyek pada siklus hidup proyek .
Jika Anda tidak memiliki rencana yang terperinci, sekaranglah saatnya untuk menentukan bagaimana tepatnya bagian proyek ini akan turun. Sisa artikel ini akan membantu Anda.
2. Libatkan Tim Operasional
Jika Anda tidak memiliki bisnis seperti biasa atau tim operasional yang terlibat sepenuhnya, mulailah pertunangan itu sekarang. Mereka akan memiliki output ke depan. Jika Anda membangun kantor, mereka akan bekerja di dalamnya. Jika Anda mendesain aplikasi ponsel cerdas, mereka akan menjualnya dan menangani keluhan pelanggan.
Mereka harus siap menerima apa pun yang diberikan oleh proyek Anda.
Tip Bonus: Bangun kepercayaan dengan orang yang tepat sejak awal dalam proyek dan akan membayar kembali pada titik ini.
3. Persiapkan Materi Pelatihan Anda
Akan sangat bagus jika proyek Anda memberikan sesuatu yang sangat intuitif sehingga tidak ada yang perlu pelatihan tentang cara menggunakannya, tetapi itu jarang terjadi dengan proyek-proyek kompleks yang kami kerjakan hari ini.
Jika itu adalah peningkatan kecil untuk sistem yang sudah ada, Anda dapat lolos dengan email singkat kepada pengguna dan tangkapan layar dari apa yang akan terlihat berbeda ketika mereka masuk besok.
Apa pun yang lebih dari itu dan Anda akan perlu mengumpulkan beberapa materi pelatihan yang serius untuk membantu mereka mengatasi hal itu.
Kiat Bonus: Pastikan Anda memiliki orang-orang yang berbaris untuk memberikan pelatihan . Jika Anda akan mengikuti rute pelatihan 'langsung' (atau bahkan pelatihan mandiri online — Anda masih membutuhkan seseorang untuk merekam materi), Anda harus memeriksa ketersediaannya. Idealnya, Anda tidak seharusnya memberikan pelatihan sendiri sebagai manajer proyek.
4. Jadwalkan Cukup Waktu untuk Pelatihan
Pelatihan, itu sore, kan? Kami dapat menyesuaikan pelatihan kesehatan dan keselamatan untuk staf baru dalam istirahat makan siang, oke?
Tidak! Bicaralah dengan beberapa orang di tim SDM Anda dan cari tahu berapa lama waktu yang dibutuhkan untuk memberikan pelatihan yang berkualitas. Tambahkan fakta bahwa Anda mungkin harus menjalankan kursus tatap muka beberapa kali untuk memungkinkan orang-orang berada di shift yang berbeda atau tidak bekerja atau terlibat dalam sesuatu yang sangat penting sehingga mereka tidak dapat menghadiri pelatihan pada hari itu, dan Anda dapat lihat seberapa cepat waktu pelatihan bertambah.
Anda perlu berapa lama yang Anda butuhkan. Berhemat pada pelatihan dan Anda tidak akan mendapatkan laba atas investasi dari penggunaan dalam hasil akhir Anda. Sederhana.
5. Berkomunikasi, Berkomunikasi, Berkomunikasi
Apakah semua orang tahu apa yang akan terjadi pada hari libur? Jika perlu, siapkan rencana penghitungan mundur yang mendokumentasikan siapa yang melakukan apa untuk setiap jam. Kami telah menggunakan ini berhasil pada implementasi perangkat lunak besar di mana ada beberapa langkah dan tim yang terlibat dalam mendapatkan teknologi baru dan berjalan.
Sebagai contoh, tim infrastruktur perlu memastikan perangkat keras sudah siap dan telah melalui pemeriksaan terakhir. Kemudian tim platform menyiapkan lingkungan dan mengambil cadangan yang diperlukan. Tim aplikasi melakukan penginstalan dan kemudian ada migrasi data yang perlu dimasuki pengguna. Anda dapat melihat bagaimana begitu banyak bagian yang bergerak dapat menyebabkan masalah jika tidak ada pendekatan langkah demi langkah yang jelas untuk menjalankan hari besar.
6. Rapikan Dokumentasi Anda
Dokumen proyek Anda akan membentuk dasar dari apa yang orang lihat di masa depan untuk mencari tahu apa yang perlu mereka ketahui tentang apa yang terjadi.
Pastikan Anda mengarsipkan dan merapikan dokumentasi terkait proyek termasuk log proyek Anda, dan setiap laporan proyek yang menunjukkan sejarah dan keputusan kunci. Orang-orang mungkin perlu merujuk ini di masa depan.
7. Lakukan Manajemen Perubahan
Atau bekerja dengan seseorang yang akan melakukannya, jika Anda memiliki kepala departemen yang terampil atau manajer perubahan bisnis pada staf.
Mengelola perubahan pada proyek adalah faktor kunci dalam memastikan bahwa Anda mendapatkan manfaat bisnis yang Anda harapkan. Itu dapat membantu menanamkan proses atau produk baru dan menghentikan orang-orang untuk kembali ke cara lama bekerja.
8. Periksa Transfer Pengetahuan
OK, jadi Anda tidak akan membuat IT Service Desk mengikuti ujian di proyek Anda atau apa pun, tetapi luangkan waktu dan usaha untuk memastikan bahwa mereka benar-benar telah mengambil pengetahuan yang telah Anda transfer kepada mereka.
Anda dapat melakukan ini dengan berpegang pada minggu pertama go live, atau melibatkan mereka dalam menangani proyek, atau bahkan membiarkan mereka menjalankan seluruh implementasi.
Berada di sana jika mereka membutuhkan Anda, dan berbicaralah dengan manajemen dari tim-tim itu untuk memeriksa semua orang merasa percaya diri sebelum Anda pindah.
9. Jangan Lupakan Data
Apakah Anda mengimplementasikan sesuatu yang baru atau meningkatkan sesuatu, akan ada data organisasi yang terlibat entah bagaimana. Jika Anda harus memindahkan data dari satu tempat atau sistem ke tempat lain, rencanakan untuk itu (dan bagaimana Anda akan memeriksa bahwa semuanya dibuat OK). Jika Anda membuat sumber data baru — baik itu lokasi kantor baru atau produk perangkat lunak — pastikan itu dapat memberi umpan balik data ke dalam sistem utama perusahaan seperti yang direncanakan.
Dalam banyak kasus, tes terakhir ada di lingkungan hidup. Minta tim teknis dan analis data siaga jika segala sesuatunya tidak berjalan seperti yang Anda harapkan.
10. Rencanakan Keluar Anda
Anda tidak ingin menjadi bagian dari proyek ini selamanya, jadi Anda perlu tahu bahwa Anda dapat dengan mudah keluar. Idenya adalah membuat Anda dapat dikeluarkan sehingga Anda dapat dengan mudah beralih ke proyek baru. Setelah tim bisnis seperti biasa dapat berdiri sendiri, Anda tidak lagi diperlukan. Rencanakan untuk mewujudkannya secepat mungkin!