Proyek Formal Ikuti Proses Lima Tahap sebagai Follows
- Inisiasi: pembentukan tim proyek, pencarteran proyek dan kick-off.
- Perencanaan: memfinalisasi ruang lingkup proyek, mendefinisikan rincian kerja terperinci, menilai risiko, mengidentifikasi kebutuhan sumber daya, menyelesaikan jadwal dan mempersiapkan pekerjaan yang sebenarnya.
- Eksekusi: melakukan pekerjaan nyata yang dibutuhkan oleh definisi dan ruang lingkup proyek.
- Monitor dan Kontrol: manajemen aktual, pelaporan, dan kontrol sumber daya dan anggaran selama fase eksekusi.
- Penutupan Proyek: pengiriman proyek, penilaian pembelajaran, penundaan tim proyek.
Aliran Proyek Tradisional
Terlepas dari ukuran proyek, pergerakan melalui tahapan adalah sama. Proyek ini dimulai atau dimulai dengan piagam yang mengidentifikasi manajer proyek dan menjelaskan pentingnya proyek.
Setelah proyek dimulai, proyek akan bergerak ke tahap perencanaan. Di sini, tim inti dan tim kerja mengidentifikasi pekerjaan yang perlu diselesaikan untuk mencapai ruang lingkup proyek dan mengembangkan perkiraan dan penilaian untuk waktu, biaya, sumber daya, dan risiko.
Setelah tahap perencanaan, pekerjaan dimulai dan terjadi dalam urutan yang ditentukan yang diperlukan untuk berpindah dari pendahulunya atau kegiatan sebelumnya ke aktivitas penerus.
Ketergantungan proyek memainkan peran penting dalam fase ini.
Saat eksekusi berlangsung, manajer proyek dan anggota tim memantau, melaporkan, dan mengendalikan keseluruhan proyek, dengan penekanan pada aktivitas jalur kritis. Pekerjaan ini berlanjut sampai fase eksekusi selesai dan proyek dikirimkan ke pelanggan.
Fase terakhir, proyek dekat, melibatkan penutupan pengiriman, menilai pelajaran yang didapat dan mengesampingkan tim proyek sehingga anggota dapat melanjutkan ke inisiatif berikutnya.
Untuk proyek-proyek pengembangan-jenis yang lincah atau berulang, perencanaan dan pelaksanaan berlangsung dalam waktu singkat atau sprint, dengan tahapan yang berulang sampai proyek selesai untuk kepuasan pelanggan.
Penjelasan Mendetail untuk Setiap Tahap
Inisiasi: Inisiasi proyek yang solid tidak hanya akan membuat proyek Anda untuk sukses, tetapi juga akan meletakkan dasar untuk semua tahap di masa depan. Selama inisiasi, Anda akan mendapatkan anggota tim proyek yang ditugaskan, menguraikannya pada sasaran proyek secara keseluruhan dan menanyakan kepada klien atau pemilik proyek sebanyak mungkin pertanyaan sehingga Anda dapat merencanakan proyek secara efisien. Ini juga merupakan waktu yang tepat untuk membangun antusiasme tim tentang proyek dan mengumpulkan rincian menit-menit terakhir yang mungkin mempengaruhi perencanaan proyek. Langkah-langkah tambahan termasuk:
- Analisis pemangku kepentingan
- Penetapan sponsor eksekutif
- Pengembangan dan komunikasi dokumen piagam
- Pertemuan awal formal
Perencanaan : Setelah Anda memulai proyek dan mengumpulkan semua informasi yang relevan, Anda kemudian akan mulai merencanakan proyek Anda. Tahap perencanaan tergantung pada ukuran proyek Anda, seberapa banyak informasi yang Anda harus mengatur dan seberapa besar tim Anda.
Hasil akhir perencanaan harus merupakan rencana atau jadwal proyek yang jelas, dari mana semua orang akan mengikuti tugas yang ditugaskan. Menggunakan program perencanaan proyek seperti Microsoft Project atau Basecamp sangat membantu ketika merencanakan proyek. Jika Anda tidak memiliki akses ke salah satu program ini, lakukan pencarian online umum untuk perangkat lunak perencanaan proyek gratis. Meskipun menggunakan program perencanaan proyek sangat membantu, itu tidak selalu diperlukan. Menggunakan Excel dan Word untuk membuat rencana Anda dan mengkomunikasikannya kepada tim sama efektifnya. Tugas khusus dalam fase perencanaan meliputi:
- Membuat rencana komunikasi untuk berbagai pemangku kepentingan
- Mengembangkan struktur rincian kerja detail.
- Mengidentifikasi jalur kritis .
- Merencanakan sumber daya pada rencana proyek dan menyempurnakan urutan pekerjaan berdasarkan pada ketergantungan proyek dan kendala sumber daya.
- Mengembangkan jadwal yang mendetail.
- Menilai risiko dan mengembangkan prioritas risiko dan rencana mitigasi.
Eksekusi: Sekarang Anda memiliki rencana proyek yang solid, tim dapat mulai mengeksekusi proyek terhadap tugas yang ditugaskan. Ini adalah tahap di mana setiap orang benar-benar mulai melakukan pekerjaan. Anda akan ingin secara resmi memulai tahap eksekusi dengan pertemuan tatap muka untuk memastikan setiap orang memiliki apa yang mereka butuhkan untuk mulai melaksanakan bagian mereka dari proyek. Memulai tim di jalur yang benar merupakan bagian integral dari keberhasilan proyek sehingga mengartikulasikan jadwal dan rencana komunikasi dengan jelas.
Monitor dan Pengendalian: Selagi proyek berada dalam tahap eksekusi, Anda akan mulai memantau dan mengendalikannya untuk memastikannya berjalan sesuai rencana. Ada berbagai cara Anda dapat memantau dan mengendalikan proyek. Check-in secara kasual dengan pimpinan tim, mengadakan "stand-up" harian, atau lebih banyak pertemuan status mingguan formal adalah efektif. Informasi yang keluar dari pertemuan atau saluran komunikasi ini akan menginformasikan umpan balik dan pada akhirnya setiap perencanaan ulang dan penyesuaian yang diperlukan untuk proyek. Kegiatan penting tambahan dalam tahap ini termasuk:
Mengikuti rencana komunikasi yang telah ditetapkan untuk memastikan kesadaran pemangku kepentingan terhadap status proyek.
Memantau tim kerja dan aktivitas kerja di jalur kritis.
Mengidentifikasi peluang untuk meningkatkan kinerja jadwal dengan pelacakan cepat atau menyelesaikan kegiatan secara paralel atau bila perlu, menghentikan jadwal dengan menambahkan sumber daya.
Memantau biaya aktual versus biaya yang direncanakan.
Dalam beberapa kasus, memantau, menghitung dan melaporkan nilai yang diperoleh untuk rencana proyek.
Memantau dan memitigasi risiko dan menyempurnakan rencana risiko sesuai kebutuhan.
Penutupan Proyek: Setelah semua rincian dan tugas proyek Anda selesai dan disetujui oleh klien atau pemilik proyek; Anda akhirnya bisa menutup proyek Anda. Penutupan proyek sama pentingnya dengan inisiasi, perencanaan, dan pelaksanaannya. Anda akan ingin mendokumentasikan semua informasi dari proyek dan mengaturnya dengan rapi sehingga Anda dapat kembali ke sana jika perlu. Ini juga saat yang tepat untuk mengadakan post-mortem pada proyek sehingga semua anggota tim dapat merefleksikan apa yang berjalan dengan benar atau salah selama proyek. Ini juga harus didokumentasikan sehingga hasilnya dapat dibagikan dengan anggota proyek lain dan disimpan dalam folder riwayat proyek. Akhirnya, penting untuk secara formal menunda tim proyek, memberikan umpan balik dan evaluasi kinerja seperti yang ditunjukkan oleh kebijakan perusahaan Anda.
-
Diperbarui oleh Art Petty