Merencanakan Proyek dengan Alat Dasar Manajemen Proyek

Dunia kerja kita semakin menjadi dunia proyek. Proyek adalah cara kami mengembangkan produk baru, melaksanakan inisiatif strategis, dan melakukan segala sesuatu yang baru dalam suatu organisasi.

Menurut definisi, proyek adalah inisiatif sementara dan unik, berbeda dengan kegiatan operasi reguler. Dan sementara banyak perusahaan bergantung pada manajer proyek yang bersertifikat dan terlatih untuk memimpin inisiatif mereka, keterampilan proyek semakin dibutuhkan untuk semua profesional.

Artikel ini menawarkan pengantar untuk merencanakan proyek untuk setiap profesional yang tertarik dalam mengadopsi praktik yang bekerja dengan sangat baik untuk manajer proyek profesional.

Luangkan Waktu untuk Menyalin dan Merencanakan Proyek Anda dengan Benar:

Manajer proyek memahami bahwa sebagian besar dari total durasi proyek dihabiskan untuk perencanaan . Banyak dari kita cenderung terburu-buru untuk memulai pekerjaan, yang dalam dunia proyek mirip dengan melewatkan membaca instruksi pada perabot baru yang Anda beli dari salah satu peritel "rakit sendiri" itu. Kemungkinannya adalah, terburu-buru untuk melakukan pekerjaan tanpa membaca instruksi akan menciptakan beberapa masalah serius di beberapa titik dalam upaya Anda.

Alih-alih terburu-buru langsung ke pekerjaan, penting untuk memahami beberapa masalah penting:

  1. Apa sebenarnya yang kamu ciptakan? Harus sespesifik mungkin.
  2. Kapan harus selesai?
  3. Sumber daya apa (orang, peralatan, dan anggaran) yang dapat Anda akses, untuk menyelesaikan proyek?

Tiga butir di atas adalah komponen mendasar dari pernyataan ruang lingkup. Setiap manajer proyek bekerja untuk memperjelas ruang lingkup sebelum memulai pekerjaan.

Melingkupi Inisiatif Pesta Liburan Perusahaan:

Contoh pernyataan lingkup untuk pesta liburan perusahaan dapat dibaca sebagai berikut:

Tujuan kami adalah merencanakan dan memberikan pesta liburan perusahaan untuk 100 karyawan dan orang-orang penting lainnya sebelum akhir Desember, dengan biaya tidak melebihi $ 10.000. Perencanaan dan koordinasi kami akan terdiri dari 4 anggota komite dengan pengawasan oleh CEO. Pesta akan mencakup bar terbuka, makanan berlapis, pencuci mulut, dan hiburan.

Hanya meluangkan waktu untuk menyusun pernyataan sederhana namun penting itu menawarkan bimbingan yang kuat untuk tim yang terlibat dalam proyek. Semua orang memahami sifat proyek, jangka waktu, sumber daya dan anggaran.

Pecahkan Lingkup Turun Menjadi Blok Pekerjaan Diskrit:

Manajer Proyek menciptakan sesuatu yang disebut struktur rincian kerja untuk menggambarkan dengan jelas, istilah yang dapat ditindaklanjuti, semua pekerjaan proyek yang harus diselesaikan oleh seseorang dalam jangka waktu tertentu. Dalam situasi Anda, rincian pekerjaan mungkin termasuk:

Manajer proyek akan mengembangkan perincian pekerjaan proyek tanpa mempertimbangkan sumber daya atau waktu, tetapi lebih banyak dalam format brainstorming. Setelah semua pekerjaan yang diperlukan untuk mencapai ruang lingkup proyek telah diidentifikasi, sekarang saatnya untuk menyusunnya, menetapkan tanggung jawab dan meminta perkiraan waktu dan biaya dari anggota tim Anda.

Membuat Rencana Proyek dari Kerusakan Pekerjaan:

Setelah menyelesaikan rincian pekerjaan sederhana yang diidentifikasi pada halaman sebelumnya, Anda harus sekarang:

Setelah langkah-langkah di atas selesai, tim proyek harus bekerja bersama untuk mengurutkan kejadian dalam urutan yang tepat, mencatat konflik apa pun untuk sumber daya atau tantangan penjadwalan potensial. Catatan: manajer proyek akan menyelesaikan langkah ini dengan mengembangkan diagram jaringan , menghitung jalur kritis dan kemudian menjadwalkan sumber daya, seringkali dengan bantuan perangkat lunak komputer.

Untuk proyek Anda yang lebih kecil dengan menggunakan metode informal, pendekatan jenis post-it note yang sederhana dari meletakkan item dalam urutan mungkin semua yang diperlukan. Proses ini akan memungkinkan Anda untuk mengembangkan gambaran lengkap tentang langkah-langkah yang terlibat dan tenggat waktu untuk perencanaan dan memberikan pesta liburan yang hebat!

Biarkan Pekerjaan Dimulai:

Sekarang setelah Anda meluangkan waktu untuk memilah proyek dengan tepat, mengidentifikasi tugas-tugas utama, mengurutkan tugas dan waktu yang dievaluasi serta persyaratan sumber daya, Anda siap untuk menempatkan tim untuk mengerjakan tanggung jawab yang ditugaskan kepada mereka. Peran Anda sebagai manajer proyek informal adalah memantau pekerjaan, mendukung anggota tim dan membantu mengidentifikasi dan menyelesaikan tantangan saat terjadi. Seorang manajer proyek yang baik bertemu secara teratur dengan anggota tim untuk menilai kemajuan dan mengidentifikasi serta menelusuri risiko yang muncul.

Garis bawah:

Pendekatan yang sama yang diuraikan di atas dapat diterapkan pada setiap situasi proyek di departemen atau unit bisnis Anda. Kembangkan lingkup yang jelas, identifikasi pekerjaan, tentukan sumber daya, kembangkan perkiraan dan jadwal, kemudian pantau dan kontrol pekerjaan. Praktik Anda akan diakui dan dihargai oleh manajer proyek profesional di tempat kerja Anda, dan hasil Anda akan jauh lebih baik daripada sekadar terjun ke pekerjaan tanpa memikirkannya. Sukses terbaik dengan inisiatif Anda berikutnya!

-

Diperbarui oleh Art Petty