Sejumlah pertanyaan muncul di benak Anda:
- Bagaimana saya memulai?
- Apa langkah-langkah yang diperlukan untuk memindahkan proyek dari inisiasi ke penutupan?
- Bagaimana cara saya membangun tim proyek berkinerja tinggi?
- Siapa yang saya minta bantuan dalam proses ini? Apakah ada sponsor eksekutif?
Posting ini difokuskan untuk membantu siapa saja yang baru untuk memimpin proyek , komite, atau inisiatif tim untuk kegiatan yang unik bagi organisasi. Apakah Anda mengorganisir pesta liburan atau memimpin inisiatif pengembangan produk baru, alat dan proses manajemen proyek ada untuk membuat probabilitas keberhasilan Anda jauh lebih tinggi.
Pertama, pahami 5 tahapan proses proyek:
Meskipun saya mendorong Anda untuk membaca lebih lanjut tentang masing-masing dari 5 tahapan secara detail, ketahuilah bahwa mereka adalah:
- Inisiasi: memulai proyek.
- Perencanaan: merencanakan semua pekerjaan proyek.
- Eksekusi: benar-benar melakukan pekerjaan.
- Mengelola dan mengendalikan: semua pekerjaan yang Anda lakukan selama proyek untuk memantau kemajuan.
- Penutup: menyelesaikan dan menyerahkan proyek dan memutuskan tim.
Langkah-langkah ini identik untuk setiap proyek.
13 Langkah Dasar untuk Pemula Proyek:
- Definisikan Ruang Lingkup: Langkah pertama, dan yang paling penting, dalam setiap proyek adalah menentukan ruang lingkup proyek . Apa yang harus Anda capai atau ciptakan? Apa tujuan proyeknya? Sama pentingnya adalah mendefinisikan apa yang tidak termasuk dalam ruang lingkup proyek Anda. Jika Anda tidak mendapatkan definisi yang cukup dari atasan Anda, klarifikasi ruang lingkup Anda sendiri dan kirim kembali ke atas untuk konfirmasi. Sementara contohnya adalah sedikit dari topik bisnis, kita semua bisa berhubungan dengan resepsi pernikahan. Dalam merencanakan resepsi pernikahan, Anda mungkin memiliki ruang lingkup Anda: siapkan resepsi pernikahan untuk 100 tamu, lengkap dengan makan malam, bar terbuka, kue pengantin dan live band untuk berdansa pada tanggal tertentu dengan biaya tidak melebihi $ 20.000.
- Tentukan Sumber Daya yang Tersedia: Apa yang orang-orang, peralatan, dan uang yang akan Anda miliki bagi Anda untuk mencapai tujuan proyek? Sebagai manajer proyek, Anda biasanya tidak akan memiliki kontrol langsung terhadap sumber daya ini tetapi harus mengelolanya melalui manajemen matriks .
- Memahami Timeline: Kapan proyek harus diselesaikan? Ketika Anda mengembangkan rencana proyek Anda, Anda mungkin memiliki fleksibilitas dalam bagaimana Anda menggunakan waktu selama proyek, tetapi tenggat waktu biasanya ditetapkan, seperti dalam kasus resepsi pernikahan. Jika Anda memutuskan untuk menggunakan jam lembur untuk memenuhi jadwal, Anda harus mempertimbangkan batasan anggaran Anda.
- Kumpulkan Tim Proyek Anda: Buat orang-orang di tim Anda bersama-sama dan mulai dialog. Mereka adalah ahli teknis. Itu sebabnya pengawas fungsional mereka menugaskan mereka ke proyek. Tugas Anda adalah mengelola tim.
- Detail Pekerjaan, Bagian 1: Apa saja potongan utama atau komponen yang harus dibuat untuk menyelesaikan proyek? Sebagai contoh, resepsi pernikahan membutuhkan pada tingkat tinggi: ruang resepsi, makanan, minuman, kue, tamu, dan hiburan. Tentu saja, masing-masing barang-barang yang lebih besar dapat dipecah menjadi banyak barang tambahan. Itu adalah langkah selanjutnya.
- Detail Pekerjaan, Bagian 2: Dalam contoh resepsi pernikahan kami di atas, Anda mungkin memiliki tim atau orang yang bertanggung jawab atas komponen yang berbeda. Bekerjasamalah dengan anggota tim Anda untuk menguraikan detail yang diperlukan untuk mencapai setiap item utama. Orang yang bertanggung jawab atas makanan harus memahami opsi, batasan biaya, dan membuat pilihan yang mendukung pencapaian ruang lingkup . Buat daftar langkah-langkah yang lebih kecil di masing-masing langkah yang lebih besar. Berapa banyak level yang Anda lalui dalam langkah-langkah yang lebih banyak dan lebih rinci tergantung pada ukuran dan kompleksitas proyek Anda.
- Kembangkan Rencana Pendahuluan: Kumpulkan semua langkah Anda ke dalam rencana. Cara yang baik untuk melakukan ini adalah dengan menggunakan tabel preseden yang mengidentifikasi item apa yang harus mendahului item lain. Praktek manajemen proyek formal memanggil untuk mengembangkan apa yang disebut diagram jaringan dan mengidentifikasi jalur kritis . Meskipun ini mungkin di luar kebutuhan Anda atau tingkat pengetahuan, inti masalahnya adalah mengurutkan kegiatan dalam urutan yang benar dan kemudian mengalokasikan sumber daya untuk kegiatan. Pertanyaan yang harus diajukan meliputi: Apa yang terjadi pertama kali? Apa langkah selanjutnya? Langkah apa yang dapat dilakukan pada waktu yang sama dengan sumber daya yang berbeda? Siapa yang akan melakukan setiap langkah? Itu akan makan waktu berapa lama? Ada banyak paket perangkat lunak luar biasa yang tersedia yang dapat mengotomatiskan banyak detail ini untuk Anda. Tanyakan kepada orang lain di posisi yang sama apa yang mereka gunakan.
- Buat Rencana Dasar Anda: Dapatkan umpan balik tentang rencana awal Anda dari tim Anda dan dari pemangku kepentingan lainnya. Sesuaikan jadwal dan jadwal kerja Anda agar sesuai dengan proyek ke dalam waktu yang tersedia. Lakukan penyesuaian yang diperlukan terhadap rencana awal untuk menghasilkan rencana dasar.
- Meminta Penyesuaian Proyek: Hampir tidak pernah ada cukup waktu, uang, atau bakat yang ditugaskan untuk sebuah proyek. Tugas Anda adalah melakukan lebih banyak dengan sumber daya yang terbatas daripada yang orang harapkan. Namun, seringkali ada batasan yang ditempatkan pada proyek yang tidak realistis. Anda perlu mengajukan kasus Anda dan menyampaikannya kepada atasan Anda dan meminta batasan yang tidak realistis ini diubah. Mintalah perubahan di awal proyek. Jangan menunggu sampai ada masalah untuk meminta perubahan yang Anda butuhkan. Namun, jika proyek Anda melibatkan pernikahan, jangan berharap sukses meminta banyak perubahan signifikan!
- Kerjakan Rencana Anda, tetapi Jangan Mati untuk Ini: Membuat rencana itu penting, tetapi rencananya dapat diubah. Anda memiliki rencana untuk mengemudi bekerja setiap pagi. Jika satu persimpangan terhalang oleh suatu kecelakaan, Anda mengubah rencana Anda dan pergi dengan cara yang berbeda. Lakukan hal yang sama dengan rencana proyek Anda. Ubah sesuai kebutuhan, tetapi selalu pertahankan ruang lingkup dan sumber daya yang ada dalam pikiran.
- Pantau Kemajuan Tim Anda: Anda akan membuat sedikit kemajuan di awal proyek, tetapi mulailah kemudian untuk memantau apa yang dilakukan semua orang. Itu akan mempermudah untuk menangkap masalah sebelum menjadi masalah.
- Dokumen Semuanya: Simpan catatan. Setiap kali Anda mengubah rencana dasar Anda, tuliskan apa perubahan itu dan mengapa itu perlu. Setiap kali persyaratan baru ditambahkan ke proyek, tuliskan dari mana persyaratan berasal dan bagaimana garis waktu atau anggaran telah disesuaikan karenanya. Anda tidak dapat mengingat semuanya, jadi tulislah sehingga Anda dapat mencarinya di akhir proyek dan pelajari dari mereka.
- Terus Informasikan Semua Orang: Selalu informasikan kepada semua pemangku kepentingan proyek tentang kemajuan. Beri tahu mereka tentang keberhasilan Anda saat Anda menyelesaikan setiap tonggak sejarah, tetapi juga beri tahu mereka tentang masalah segera setelah mereka muncul. Selain itu, tetap informasikan tim Anda. Jika perubahan sedang dipertimbangkan, beri tahu tim tentang mereka sejauh mungkin. Pastikan semua orang di tim menyadari apa yang dilakukan orang lain.
Garis bawah
Anda tidak harus menjadi manajer proyek formal untuk memimpin inisiatif proyek. Namun, Anda harus menerapkan alat dan logika manajemen proyek untuk pekerjaan mengklarifikasi tujuan Anda, merinci pekerjaan, membangun tim, dan mengeksekusi dan memantau pekerjaan. Sukses terbaik!