Contoh Rencana Proyek Pertemuan Perusahaan untuk Memulai Anda
Pra-Merencanakan Proyek
Langkah pertama Anda adalah merencanakan rencana tersebut.
Anda mulai dengan mendiskusikan acara dengan para pemangku kepentingan. Jika ini dilakukan tahun lalu, apa yang terjadi? Apa yang salah? Siapa yang mengelola proyek dan dapatkah mereka membantu Anda menghindari perangkap tahun ini? Karena CEO menugaskan proyek kepada Anda, apa yang dia inginkan dari acara tersebut? Kapan acara akan berlangsung? Dimana? Berapa anggarannya?
Kumpulkan sebanyak mungkin informasi yang Anda bisa. Ini akan menjadi kerangka di mana Anda membangun rencana proyek.
Bangun Tim
Sumber daya apa lagi yang Anda butuhkan untuk membuat proyek ini sukses? Adakah orang di departemen lain yang dapat membantu Anda membuat acara ini sukses? Apa yang perlu Anda lakukan untuk mendapatkan bantuan? Bisakah Anda bertanya atau apakah Anda perlu mendapatkan persetujuan formal dari atasan mereka? Berapa banyak waktu yang Anda butuhkan dari mereka? Keterampilan khusus apa yang Anda butuhkan untuk mereka sediakan? Adakah yang bisa memberikan keterampilan itu jika orang yang Anda inginkan tidak tersedia?
Karena ini adalah pertemuan di seluruh perusahaan, bagaimana bantuan SDM dapat membantu?
Apakah Anda memerlukan bantuan dari Departemen Fasilitas? Bagaimana dengan Departemen Pemasaran? Apakah Anda perlu bantuan di daerah itu?
Rencanakan Agenda
Setelah Anda tahu berapa lama pertemuan akan berakhir, Anda mulai mengisi blok waktu. Apakah Anda memerlukan pembicara pembuka? Siapa itu? Apakah Anda akan menjaga peserta bersama-sama atau apakah Anda akan membaginya menjadi kelompok-kelompok yang lebih kecil untuk bagian dari program?
Berapa banyak pembicara lain yang Anda butuhkan? Siapa yang akan memfasilitasi sesi yang lebih kecil jika Anda keluar?
Akankah acara berlangsung lebih dari satu hari? Bagaimana Anda akan menutup Hari Pertama? Bagaimana Anda akan membuka kembali pada Hari Kedua?
Bagaimana Anda akan menyelesaikannya di akhir? Apakah Anda perlu pidato penutup? Bagaimana Anda akan menangani logistik orang-orang yang check-out dari hotel jika Anda memesannya?
Temukan Space
Cari tahu berapa banyak orang yang datang. Kemudian tentukan seberapa besar ruang yang Anda butuhkan. Di mana acara akan diadakan? Apakah ada ruang di kantor perusahaan atau apakah Anda memerlukan ruang yang lebih besar? Apakah CEO menginginkan pertemuan diadakan di luar kantor sehingga orang dapat berkonsentrasi, atau apakah dia menginginkannya diadakan di kantor untuk meminimalkan biaya?
Properti mana di area Anda yang dapat menyediakan ruang yang Anda butuhkan? Apakah hotel di dekat bandara merupakan pilihan yang baik untuk meminimalkan waktu perjalanan bagi orang yang tiba dari luar kota atau jika Anda menemukan sesuatu di luar kota yang akan lebih tenang?
Berapa biaya tempat berbeda untuk fasilitas mereka? Apa yang mereka sertakan dan apa yang perlu Anda beli dan bawa? Apakah mereka akan menugaskan seorang individu untuk Anda bekerja? Apa kebijakan mereka mengenai materi dan orang-orang dari luar?
Tarik itu keluar
Setelah mengumpulkan jawaban untuk setidaknya sebagian besar pertanyaan ini, Anda dapat mulai menyusun rencana proyek.
Ingat bahwa apa yang kami tunjukkan di sini adalah daftar tugas proyek, struktur rincian kerja (WBS) saja. Ini tidak termasuk salah satu dependensi antara tugas atau garis waktu. Mereka akan ditambahkan kemudian.
Contoh Rencana Proyek Rapat Perusahaan
Dalam Cara Merencanakan Proyek Menggunakan Alat-Alat Dasar Manajemen Proyek , kami membahas pemikiran di balik perencanaan proyek dan menggunakan keterampilan manajemen proyek selama proses perencanaan. Berikut ini adalah bagaimana struktur rincian rencana kerja proyek (WBS) mungkin mencari proyek untuk merencanakan pertemuan perusahaan:
1. Pra-Rencana Proyek
- Tentukan anggaran
- Diskusikan dengan CEO untuk menetapkan tujuan proyek
- Hubungi Manajer Proyek sebelumnya (PM) untuk tips
- Tentukan daftar pemangku kepentingan
- Hubungi pemangku kepentingan untuk masukan.
- Buat tanggal yang disukai untuk acara tersebut
- Tentukan berapa banyak pembicara / presenter yang dibutuhkan
- Tentukan berapa banyak staf pendukung yang dibutuhkan
- Tentukan berapa banyak karyawan yang akan hadir
- Buat daftar lokasi yang mungkin untuk acara tersebut
2. Bangun Tim Proyek
- Dapatkan perwakilan dari Pemasaran
- Dapatkan perwakilan dari HR
- Lihat apakah Pembelian akan menugaskan seseorang untuk membantu
- Minta Susan untuk menangani semua detail pembicara
- Dapatkan perwakilan dari Fasilitas
- Jadwalkan pertemuan awal tim proyek
3. Kembangkan Agenda
3a Rencana Hari Pertama
- Setel waktu mulai
- Atur waktu, atur tempat dan kepegawaian untuk registrasi
- Atur panjang sesi pagi
- Atur panjang pidato
- Hitung jumlah pembicara yang diperlukan untuk sesi pagi
- Rekrut pembicara
- Paket istirahat pagi (waktu dan panjang)
- Aturlah refresh ruang konferensi saat istirahat (air, sampah, dll.)
- Rencanakan istirahat makan siang (waktu, panjang, lokasi, menu, siapa yang membayar)
- Rencanakan sesi sore (panjang, jumlah pembicara)
- Rekrut pembicara sore
- Merencanakan penutupan Hari Pertama (waktu, siapa, panjang)
3b Plan Day Two
- Setel waktu mulai
- Atur panjang sesi pagi
- Hitung jumlah pembicara yang diperlukan untuk sesi pagi
- Rekrut pembicara
- Paket istirahat pagi (waktu dan panjang)
- Aturlah refresh ruang konferensi saat istirahat (air, sampah, dll.)
- Rencanakan istirahat makan siang (waktu, panjang, lokasi, menu, siapa yang membayar)
- Rencanakan sesi sore (panjang, jumlah pembicara)
- Rekrut pembicara sore
- Rencana Pidato Penutupan (waktu, siapa, panjang)
- Atur waktu check-out dengan hotel
4. Rencanakan Ruang
- Tentukan jumlah peserta
- Rencanakan pengaturan tempat duduk (baris vs. tabel)
- Hitung ruang yang dibutuhkan
- Selidiki tempat yang tersedia dengan jumlah ruang (biaya, lokasi, layanan termasuk)
- Hitung jumlah pembicara setiap hari dan total
- Tentukan jumlah dan jenis staf pendukung yang dibutuhkan
- Cari tahu berapa banyak peserta / pembicara / staf yang membutuhkan kamar
- Negosiasikan biaya dan tanggal dengan lokasi yang tersedia
- Menandatangani kontrak dengan lokasi yang dipilih
5. Mempublikasikan Acara
- Selesaikan semua detail dengan lokasi acara
- Pastikan peserta diberi tahu
- Beri tahu semua pembicara topik dan waktu presentasi / hari
- Beri tahu semua staf pendukung tugas dan giliran
- Dapatkan RSVP dari peserta
- Beri tahu peserta pengganti bila diperlukan
6. Tindak Lanjut
- Dapatkan konsep pidato dari semua pembicara
- Tinjau pidato terakhir
- Dapatkan tag nama untuk semua peserta, pembicara, staf
- Belilah materi dan hadiah apa pun untuk peserta
- Konfirmasikan kembali dengan lokasi acara
7. Tinjau dan Beri Nilai
- Kirim survei kepuasan kepada semua peserta
- Kirim survei ulasan ke semua pembicara
- Kirim terima kasih kepada semua pembicara dan staf
- Adakan pertemuan tertutup dengan tim proyek
Perencanaan Lebih Lanjut
Struktur kerincian rencana kerja proyek (WBS) di atas menunjukkan contoh untuk merencanakan rapat perusahaan. Itu hanya garis besar. Tim proyek masih perlu bekerja pada barang-barang ini dan memperluas banyak dari mereka. Selain itu, mereka perlu bekerja pada waktu yang dibutuhkan untuk setiap tugas, kepentingan relatif dari tugas dan hubungan antar / ketergantungan antar tugas.