Kekuatan ruang lingkup proyek yang dibangun dengan hati-hati:
Pernyataan ruang lingkup yang ditentukan secara khusus adalah faktor pendukung keberhasilan proyek dan bagian integral dari praktik manajemen proyek yang efektif . Keuntungan termasuk:
- Pernyataan tersebut memungkinkan tim proyek dan pelanggan untuk memastikan bahwa mereka berbagi pandangan umum tentang fitur, kualitas dan waktu proyek yang diharapkan.
- Ruang lingkup memungkinkan tim proyek kemampuan untuk secara jelas mengidentifikasi dan terlibat dengan pemangku kepentingan: individu atau kelompok yang terkena dampak proyek dan mendapatkan dukungan dan keterlibatan mereka.
- Ruang lingkup berfungsi untuk membantu anggota tim fokus hanya pada pekerjaan yang diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.
- Jika perubahan disarankan yang berada di luar batas lingkup asli, pernyataan berfungsi sebagai panduan untuk memperkirakan dan mengusulkan modifikasi. Jika perubahan diterima oleh semua pemangku kepentingan yang terlibat, pernyataan ruang lingkup direvisi.
Penciptaan Lingkup Proyek:
Manajer proyek dalam hubungannya dengan anggota tim, pelanggan, sponsor eksekutif dan pemangku kepentingan utama bekerja untuk memahami dan menggambarkan output yang diperlukan dari inisiatif proyek, sering direferensikan sebagai pengiriman. Penyampaian ini mencakup biaya atau rentang biaya yang dapat diterima yang divalidasi dalam perencanaan dan memperkirakan kegiatan.
Ini juga mendefinisikan fitur-fitur kunci yang akan dimasukkan serta kerangka waktu untuk pengiriman akhir proyek. Setelah disetujui oleh pelanggan, manajer proyek, tim proyek dan sponsor eksekutif, setiap perubahan pada pernyataan lingkup ini harus dilakukan menggunakan proses perubahan yang dikontrol dan didokumentasikan dengan hati-hati.
Dampak Cascading dari Ruang Lingkup Proyek Lainnya:
Setelah pernyataan ruang lingkup atau dokumen telah disetujui, tim kerja yang terlibat menggunakan informasi dalam pernyataan untuk memperkirakan pekerjaan, waktu, dan biaya mereka sendiri. Pernyataan ruang lingkup yang lebih tepat dan akurat, semakin mungkin tim kerja akan menghasilkan perkiraan akurat dan persyaratan sumber daya.
Pernyataan lingkup proyek mengidentifikasi apa yang tidak termasuk dalam inisiatif:
Hal ini tidak biasa untuk dokumen lingkup proyek untuk juga daftar barang-barang tertentu yang bukan bagian dari ruang lingkup proyek dan dengan demikian dikecualikan dari pekerjaan yang akan disampaikan. Misalnya, proyek untuk membangun rumah mungkin menetapkan bahwa memperoleh izin lingkungan harus dilakukan oleh pemilik dan berada di luar lingkup proyek kontraktor membangun rumah.
Dampak Lingkup Proyek yang Dibangun dengan Buruk:
Kurangnya kejelasan di sekitar ruang lingkup proyek merupakan sumber umum dari stres dan kegagalan proyek.
Sebuah dokumen lingkup yang tidak jelas atau ambigu meninggalkan banyak masalah terbuka untuk diperdebatkan dan panggilan penilaian yang kurang informasi, berdampak pada fitur, kualitas, waktu dan biaya inisiatif.
Tantangan lain dengan pernyataan lingkup yang samar-samar ditambah dengan proses perubahan yang lemah disebut: scope creep. Lingkup creep terjadi ketika permintaan pelanggan dan tim kerja menambah kemampuan tambahan untuk pengiriman, di luar maksud atau batasan dari rencana awal.
Mengubah Cakupan:
Sementara perubahan ruang lingkup yang sering akan menunda penyelesaian proyek dan berpotensi menambah biaya signifikan, ada beberapa situasi di mana perlu dan wajar untuk menyesuaikan ruang lingkup. Manajer Proyek bergantung pada proses "manajemen perubahan" yang mengidentifikasi perubahan yang diminta, merevisi semua perkiraan waktu, biaya dan beban kerja yang sesuai dan menilai kembali proyek untuk risiko baru yang diberikan perubahan.
Biasanya manajer proyek dan sponsor eksekutif membuat keputusan akhir tentang mengubah ruang lingkup setelah situasi telah sepenuhnya dianalisis. Perubahan didokumentasikan dalam log keputusan dan kemudian dikomunikasikan kepada tim proyek yang lebih besar.
Juga Dikenal Sebagai Persyaratan Proyek, Tujuan Proyek
Contoh: Ruang lingkup proyek adalah pengiriman situs web satu halaman, sesuai dengan spesifikasi proyek, dalam waktu 2 minggu.