Rencanakan, Tahan Orang yang Bertanggung Jawab, Berkomunikasi, dan Berkomunikasi Lebih Banyak
Itu definisi akademis yang bagus, tapi apa yang dilakukan manajer proyek?
Sederhananya, mereka mengelola proyek. Mungkin ini terlalu sederhana, tetapi itulah yang mereka lakukan. Dalam batas-batas etika, mereka melakukan apa saja yang diperlukan untuk mencapai tujuan proyek.
PMI mendefinisikan sebuah proyek sebagai "aktivitas kelompok sementara yang dirancang untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik." Kata unik adalah pekerjaan utama dalam definisi ini. Tugas sehari-hari tidak terdiri dari proyek. Kegiatan yang membentuk proyek tidak lagi terjadi setelah proyek selesai.
Manajer proyek mengatur sumber daya — seperti waktu, uang, dan orang — untuk membuat proyek berhasil. Setelah satu proyek selesai, manajer proyek pindah ke proyek lain.
Apa yang Manajer Proyek Lakukan
Jika pekerjaan manajer proyek adalah mengatur sumber daya untuk membuat proyek berhasil, bagaimana ini bisa terjadi?
Manajer proyek merencanakan proyek. Mereka duduk dengan sponsor proyek untuk menetapkan tujuan proyek. Mereka mengambil tujuan-tujuan ini dan menyempurnakannya dalam piagam proyek .
Piagam proyek adalah dokumen yang meresmikan awal suatu proyek. Piagam proyek menjabarkan harapan tingkat tinggi dari proyek seperti tonggak, anggaran, dan kerangka waktu. Komponen yang tepat dari charter proyek bervariasi menurut organisasi.
Manajer proyek dan sponsor proyek mendiskusikan siapa yang mereka inginkan dalam tim proyek.
Manajer proyek dan strategi sponsor tentang bagaimana mereka akan mendapatkan orang-orang ini dalam proyek ini. Sponsor proyek harus memiliki posisi organisasi dan pengaruh untuk mendekati manajer tingkat tinggi untuk mendapatkan sumber daya personel untuk proyek tersebut.
Anggota staf ini tidak akan melaporkan kepada manajer proyek secara formal, tetapi mereka akan bertanggung jawab kepada manajer proyek untuk menyelesaikan tugas proyek yang ditugaskan. Ini mungkin hal yang paling sulit dalam mengelola proyek: manajer proyek tidak memiliki otoritas manajerial penuh atas anggota tim proyek. Orang-orang ini memiliki tugas dan prioritas lain di luar proyek. Jika masalah pribadi muncul, manajer proyek mencoba untuk menanganinya dengan anggota tim proyek, tetapi jika masalah tersebut tetap ada, manajer proyek mungkin harus pergi ke manajer anggota tim untuk mencapai resolusi.
Setelah manajer proyek mengetahui sumber dayanya untuk sebuah proyek, manajer proyek mengembangkan rencana proyek dan struktur rincian kerja , atau WBS. The WBS membagi tonggak dari proyek menjadi potongan dikelola yang dapat ditugaskan untuk satu orang. Tugas tidak harus diselesaikan hanya oleh satu orang, tetapi satu orang harus bertanggung jawab atas tugas itu.
Ketika seorang manajer proyek mengembangkan WBS, ia menganggap tugas-tugas mana yang bergantung satu sama lain. Dia mengurutkan tugas dengan tepat. Dia juga mempertimbangkan kekuatan, kelemahan dan komitmen lain dari anggota tim proyek.
Sebagian besar pekerjaan manajer proyek adalah komunikasi. Dalam fase perencanaan, manajer proyek dan sponsor selalu berkomunikasi. Pada pertemuan pertama, manajer proyek menetapkan nada untuk seluruh proyek. Setelah proyek dimulai, manajer proyek berkomunikasi dengan anggota tim proyek, sponsor proyek, dan pemangku kepentingan . Pemangku kepentingan dapat berada di dalam dan di luar organisasi. Manajer proyek mengadakan pertemuan rutin dengan tim proyek dan bertemu dengan masing-masing anggota tim sebagaimana diperlukan. Manajer proyek juga bertemu dengan sponsor proyek secara teratur untuk memastikan proyek berjalan sesuai harapan sponsor proyek.
Ketika proyek mendekati, manajer proyek harus berkomunikasi untuk memastikan semuanya bersatu. Setelah ditutup, manajer proyek mendokumentasikan dan mengkomunikasikan pembelajaran dari proyek.
Organisasi pemerintah cenderung menempatkan manajer proyek untuk digunakan dalam upaya besar dengan komponen teknologi informasi seperti peningkatan perangkat lunak dan penyegaran perangkat keras. Proyek teknologi informasi yang lebih kecil lebih cenderung memiliki struktur manajemen proyek formal daripada proyek yang lebih kecil tanpa implikasi teknologi. Manajer proyek untuk proyek-proyek non-teknis yang lebih kecil ini mungkin adalah staf yang tidak memiliki pelatihan dalam manajemen proyek dan yang diharapkan untuk mengatasi pekerjaan tersebut.
Banyak orang jatuh ke dalam manajemen proyek karena dipaksa untuk mengacaukan. Mereka datang dari berbagai latar belakang. Apakah mereka adalah petugas polisi , manajer kontrak, spesialis kurikulum , petugas informasi publik atau yang lain, mereka mulai sebagai ahli materi pelajaran yang memiliki keterampilan organisasi dan berakhir sebagai manajer proyek. Begitu mereka mendapat sedikit pengalaman dan pelatihan, mereka merasa mereka senang mengelola proyek. Mereka mencari lebih banyak kesempatan untuk mengelola proyek, pelatihan untuk meningkatkan keterampilan mereka dan mungkin sertifikasi untuk memberi mereka lebih banyak kredibilitas dan peluang kerja.
Karakteristik Manajer Proyek
Ada beberapa karakteristik umum di antara para manajer proyek yang sukses. Dengan sifat-sifat ini, para manajer proyek berjalan dengan baik untuk mencapai tujuan proyek mereka.
Manajer proyek harus dapat dipercaya. Agar pemangku kepentingan dan anggota tim proyek mempercayai proyek akan berjalan dengan baik, mereka harus mempercayai manajer proyek. Apakah segala sesuatunya berjalan baik atau tidak dengan baik, manajer proyek harus terbuka dan jujur tentang apa yang terjadi dengan proyek tersebut. Kejujuran tersebut meningkatkan kepercayaan manajer proyek. Orang tahu mereka akan mendapatkan informasi yang dapat dipercaya apa pun yang terjadi dalam proyek.
Manajer proyek cenderung ekstrover. Keterbukaan adalah kualitas yang baik bagi manajer proyek untuk memiliki karena mereka terus berkomunikasi. Baik berkomunikasi dengan sponsor proyek, pemangku kepentingan atau anggota tim, manajer proyek harus memanfaatkan peluang untuk menyebarluaskan dan mengumpulkan informasi. Manajer proyek introvert bisa sukses; Namun, mereka harus memaksakan diri di luar zona nyaman mereka.
Perencanaan sangat penting untuk sukses dalam manajemen proyek. Manajer proyek harus menjadi perencana bukan hanya untuk membuat rencana yang baik tetapi mengikuti rencana dan mengetahui kapan rencana tersebut perlu diubah. Manajer proyek tetap berpegang pada rencana sampai tidak lagi memenuhi kebutuhan proyek. Kemudian, mereka melakukan penyesuaian dengan cepat untuk memastikan tujuan proyek akan terpenuhi. Mereka mengkomunikasikan perubahan ke khalayak yang diperlukan.
Manajer proyek tidak selalu ahli dalam hal pokok proyek mereka. Pada proyek yang lebih besar, praktis tidak ada cara seorang manajer proyek dapat menjadi ahli dalam semua aspek proyek. Inilah sebabnya mengapa tim sangat penting. Untuk memerangi kurangnya manajer proyek keahlian subjek, manajer proyek harus berorientasi data. Mereka harus menekan anggota tim mereka untuk memberi mereka data yang dapat diverifikasi untuk membuktikan proyek berjalan sebagaimana mestinya. Ketika keputusan kritis tentang waktu, kualitas dan ruang lingkup muncul, manajer proyek perlu data untuk menentukan apa yang perlu dilakukan.
Karena manajer proyek memerlukan data, mereka harus analitis. Mereka harus mampu memotong bias dan emosi untuk menemukan informasi yang relevan dan menerapkannya pada proses pengambilan keputusan.
Sertifikasi Manajer Proyek Dapat Menghasilkan
Karena manajemen proyek telah berkembang menjadi disiplin yang berbeda, nilai sertifikasinya meningkat. Bahkan, banyak lowongan pekerjaan baik di sektor publik dan swasta menunjukkan pengusaha membutuhkan atau lebih menyukai karyawan baru untuk dipercaya. Orang dengan riwayat kerja yang panjang dalam manajemen proyek mungkin tidak membutuhkan sertifikasi, tetapi mereka yang baru di bidang pekerjaan ini harus mengejar mereka. Semakin banyak orang memasuki bidang manajemen proyek, semakin banyak orang perlu membedakan diri mereka sebagai kompeten.
Di AS, sertifikasi yang paling umum untuk manajer proyek adalah Manajemen Proyek Profesional, atau PMP®, yang ditawarkan oleh PMI. Untuk mendapatkan kredensial PMP®, seorang manajer proyek memenuhi persyaratan pendidikan, pengalaman, dan pelatihan. Persyaratan ini dapat dipenuhi dengan salah satu dari dua cara. Pertama, seorang manajer proyek harus memiliki gelar sekolah menengah, lima tahun pengalaman dengan 7.500 jam mengelola proyek dan 35 jam pelatihan yang relevan. Kedua, seorang manajer proyek harus memiliki gelar sarjana, tiga tahun pengalaman dengan 4.500 jam mengelola proyek dan 35 jam pelatihan yang relevan.
Setelah memenuhi persyaratan ini, seorang manajer proyek harus mendaftar dengan PMI dan mengikuti ujian. Ujian ini didasarkan pada Badan Manajemen Proyek Pengetahuan , atau PMBOK®.
Secara keseluruhan, PMI menawarkan sembilan sertifikasi manajemen proyek. The PMP® dan lebih mudah untuk mendapatkan Certified Associate di Manajemen Proyek atau CAPM® , adalah dua sertifikasi umum PMI. Tujuh sertifikasi lainnya berkaitan dengan aspek spesifik manajemen proyek — seperti analisis bisnis, penjadwalan, dan manajemen risiko — atau metodologi manajemen proyek tertentu — seperti Agile dan OPM3.
Manajer Proyek Gaji Dapatkan
Seperti halnya hampir semua pekerjaan yang ada baik di sektor publik maupun swasta, mereka yang bekerja untuk pemerintah dapat berharap mendapatkan sedikit kurang dari rekan-rekan sektor swasta mereka. Organisasi pemerintah cenderung memiliki paket manfaat yang lebih baik daripada perusahaan swasta.
Manajer proyek di awal karir mereka menghasilkan lebih sedikit daripada mereka yang memiliki lebih banyak pengalaman. Ketika manajer proyek mendapatkan pengalaman, mereka dapat memberi gaji lebih tinggi.