Rencana proyek adalah puncak dari perencanaan yang teliti oleh seorang manajer proyek . Ini adalah dokumen induk yang memandu bagaimana proyek akan berjalan. Menurut Project Management Institute , itu adalah "dokumen formal yang disetujui yang digunakan untuk memandu pelaksanaan proyek dan kontrol proyek." Ini adalah rencana rencana karena didokumentasikan di dalamnya adalah niat manajer proyek untuk setiap aspek utama proyek. .
Di bawah ini adalah unsur-unsur penting yang ditemukan dalam banyak rencana proyek. Organisasi memiliki proses dan protokol mereka untuk apa yang perlu dalam rencana proyek dan lebih umum bagaimana proyek harus dijalankan, sehingga tidak semua rencana manajemen proyek akan memiliki elemen-elemen ini. Namun, manajer proyek harus mempertimbangkan semuanya dalam tahap perencanaan untuk menghindari kebingungan dan memaksakan improvisasi selama fase pelaksanaan proyek.
01 Tujuan Proyek
02 Ruang Lingkup Proyek
Seperti halnya tujuan proyek, ruang lingkup didefinisikan dalam piagam; namun, manajer proyek harus lebih menyempurnakan ruang lingkup dalam rencana proyek. Salah satu cara terbaik untuk menentukan apa yang ada dalam lingkup proyek adalah mendefinisikan apa yang ada di luar ruang lingkup. Sebagai contoh, sebuah proyek untuk mengotomatiskan proses manual akan memerlukan definisi ruang lingkup di mana proses itu dimulai dan berakhir untuk secara tepat mengecualikan tugas yang berada di luar lingkup proyek. Informasi ini membantu manajer proyek menentukan apa yang ada dalam ruang lingkup.
03 Tonggak dan Pengiriman Utama
Pencapaian utama untuk proyek disebut tonggak. Produk kerja utama disebut kiriman utama. Mereka mewakili komponen-komponen besar dari pekerjaan pada sebuah proyek. Sebuah rencana proyek harus mengidentifikasi barang-barang ini, menentukannya dan menetapkan tenggat waktu untuk penyelesaiannya.
Katakanlah sebuah organisasi melakukan proyek untuk mengembangkan perangkat lunak baru. Proyek semacam itu memiliki tonggak dan deliverable. Pengiriman besar dapat menjadi daftar akhir persyaratan bisnis dan daftar persyaratan fungsional yang mengimplementasikan persyaratan bisnis tersebut. Setelah itu, proyek bisa memiliki tonggak akhir desain bisnis, akhir pengujian sistem, akhir pengujian penerimaan pengguna dan tanggal peluncuran perangkat lunak. Tonggak-tonggak ini memiliki produk kerja yang terkait dengan mereka, tetapi lebih banyak tentang proses daripada produk itu sendiri.
Tenggat waktu dan tenggat waktu yang dapat dikirimkan tidak harus tepat tanggal, tetapi semakin tepat tanggal tersebut, semakin baik. Sesuatu dengan tenggat waktu Oktober dapat dicapai setiap hari pada bulan Oktober dari tanggal 1 hingga tanggal 31, tetapi tenggat waktu tanggal 15 Oktober harus dipenuhi pada atau sebelum tanggal 15 Oktober. Tanggal yang tepat membantu manajer proyek membuat struktur rincian kerja yang akurat.
04 Struktur Perincian Pekerjaan
Struktur kerusakan kerja, atau WBS, mendekonstruksi tonggak dan kiriman utama dalam sebuah proyek menjadi bagian yang lebih kecil sehingga satu orang dapat diberi tanggung jawab untuk setiap bongkahan. Dalam mengembangkan struktur rincian pekerjaan, manajer proyek mempertimbangkan banyak faktor seperti kekuatan dan kelemahan anggota tim proyek, saling ketergantungan di antara tugas, sumber daya yang tersedia dan tenggat waktu proyek secara keseluruhan.
Manajer proyek pada akhirnya bertanggung jawab atas keberhasilan proyek, tetapi dia tidak dapat melakukan pekerjaan itu sendiri. WBS adalah alat yang digunakan manajer proyek untuk memastikan akuntabilitas proyek karena ia memberi tahu sponsor proyek, anggota tim proyek, dan pemangku kepentingan yang bertanggung jawab atas apa. Jika manajer proyek khawatir tentang suatu tugas, manajer proyek tahu persis siapa yang harus dihubungi terkait dengan masalah tersebut.
05 Anggaran
Anggaran proyek menunjukkan berapa banyak uang yang dialokasikan untuk menyelesaikan proyek. Manajer proyek bertanggung jawab untuk menyebarkan sumber daya ini secara tepat. Untuk proyek yang memiliki vendor, manajer proyek memastikan kiriman diselesaikan sesuai dengan ketentuan kontrak, dengan perhatian khusus pada kualitas. Beberapa anggaran proyek terkait dengan rencana sumber daya manusia.
06 Rencana Sumber Daya Manusia
Rencana sumber daya manusia menunjukkan bagaimana proyek akan dikelola. Kadang-kadang dikenal sebagai rencana kepegawaian. Rencana ini menentukan siapa yang akan berada di tim proyek dan berapa banyak komitmen waktu yang diharapkan setiap orang. Dalam mengembangkan rencana ini, manajer proyek bernegosiasi dengan anggota tim dan pengawas mereka tentang berapa banyak waktu yang dapat digunakan setiap anggota tim untuk proyek tersebut. Jika staf diperlukan untuk berkonsultasi pada proyek tetapi bukan bagian dari tim proyek, yang juga didokumentasikan dalam rencana kepegawaian. Sekali lagi, pengawas yang sesuai dikonsultasikan.
07 Rencana Manajemen Risiko
Banyak hal yang bisa salah pada suatu proyek. Sementara setiap kemungkinan bencana atau cegukan kecil tidak dapat diduga, banyak yang dapat diprediksi. Dalam rencana manajemen risiko, manajer proyek mengidentifikasi risiko terhadap proyek, kemungkinan risiko tersebut akan terjadi dan strategi untuk mengurangi risiko tersebut. Manajer proyek mencari masukan dari sponsor proyek, tim proyek, pemangku kepentingan, dan pakar internal.
Strategi mitigasi diterapkan untuk risiko yang mungkin terjadi atau memiliki biaya tinggi yang terkait dengan mereka. Risiko yang tidak mungkin terjadi dan yang memiliki biaya rendah dicatat dalam rencana; namun, mereka mungkin tidak memiliki strategi mitigasi.
08 Rencana Komunikasi
Rencana komunikasi menguraikan bagaimana sebuah proyek akan dikomunikasikan kepada berbagai audiensi. Sama seperti struktur kerusakan kerja, rencana komunikasi memberikan tanggung jawab untuk menyelesaikan setiap komponen kepada anggota tim proyek.
Setiap pesan memiliki audiens yang dituju. Manajer proyek memastikan setiap pesan disesuaikan dengan audiens spesifiknya. Sebuah rencana komunikasi membantu manajer proyek memastikan informasi yang tepat sampai ke orang yang tepat pada waktu yang tepat.
09 Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan
Rencana manajemen pemangku kepentingan mengidentifikasi bagaimana para pemangku kepentingan akan digunakan dalam proyek. Terkadang para pemangku kepentingan hanya perlu menerima informasi. Itu bisa dijaga dalam rencana komunikasi. Jika lebih banyak dibutuhkan dari pemangku kepentingan, rencana manajemen pemangku kepentingan menguraikan bagaimana itu akan diperoleh.
10 Rencana Manajemen Perubahan
Rencana manajemen perubahan menjabarkan kerangka kerja untuk membuat perubahan pada proyek. Manajer proyek cenderung ingin menghindari perubahan pada proyek; namun, perubahan terkadang tidak dapat dihindari. Rencana manajemen perubahan menyediakan protokol dan proses untuk membuat perubahan. Sangat penting untuk akuntabilitas dan transparansi bahwa sponsor proyek, manajer proyek, dan anggota tim proyek mengikuti rencana manajemen perubahan.