Ketika tim proyek bekerja dengan baik , mereka dapat menyelesaikan banyak hal. Selama seorang manajer proyek memiliki rencana proyek yang baik dan anggota tim yang mau bekerja sama, semuanya cenderung berjalan dengan lancar. Sumber daya yang diperlukan diperoleh, tenggat waktu terpenuhi, dan kualitas, setidaknya, dapat diterima.
Ketika anggota tim tidak bekerja sesuai dengan norma dan standar yang disepakati, jadwal waktu, kualitas, dan anggaran proyek terancam. Kinerja buruk pada proyek terjadi dari waktu ke waktu. Ketika itu terjadi, manajer proyek harus menghadapinya dengan cepat dan efektif untuk meminimalkan kerusakan yang terjadi pada proyek. Kinerja buruk yang tidak tertangani tidak hilang dengan sendirinya.
Penting untuk mengikuti langkah-langkah dalam urutan yang disajikan sampai masalah kinerja diselesaikan. Setelah kinerja meningkat, seorang manajer proyek tidak perlu lagi mengikuti langkah-langkahnya. Jika masalah muncul lagi, manajer proyek dapat memilih untuk memulai langkah-langkah atau mengambil di mana dia tinggalkan. Seorang manajer proyek harus menggunakan penilaian profesional untuk memutuskan tindakan yang harus diambil. Nasihat dari sponsor proyek mungkin diperlukan.
01 Menangani Masalah Langsung dengan Anggota Tim
Kadang-kadang, orang tidak tahu mereka berkinerja buruk dan perlu diberitahu. Kebanyakan orang mau memperbaiki masalah asli ketika mereka diketahui. Tidakkah Anda ingin tahu apakah Anda tidak memenuhi harapan wajar seorang kolega?
Datanglah ke kesepakatan tentang bagaimana kalian berdua akan melanjutkan. Anda berdua mungkin perlu membuat komitmen tentang bagaimana Anda akan berperilaku di masa depan. Misalnya, Anda mungkin perlu lebih tepat dalam mengkomunikasikan apa yang Anda harapkan, dan anggota tim mungkin perlu mengajukan pertanyaan klarifikasi ketika dia tidak mengerti apa yang diharapkan. Dengan memodifikasi perilaku Anda, Anda menumbuhkan niat baik dari anggota tim terhadap Anda.
02 Beri Anggota Tim Peluang untuk Memperbaiki Perilaku
Setelah anggota tim tahu tentang perilaku menyinggungnya, beri dia kesempatan untuk memperbaikinya. Ketika Anda bergerak maju dengan proyek, carilah cara untuk menyiapkan anggota tim agar sukses. Misalnya, jika Anda telah mendiskusikan deadline anggota tim yang hilang, periksa dengan anggota tim sebelum tenggat waktu berikutnya untuk melihat apakah ada hal yang dapat Anda lakukan untuk membantunya membuat tenggat waktu berikutnya.
03 Tingkatkan Masalah ke Pengawas Anggota Tim
Jika mencoba menyelesaikan masalah di antara Anda berdua tidak berhasil, langkah berikutnya adalah melaporkan masalah ini kepada pengawas anggota tim. Ketika Anda pergi ke supervisor, jelaskan masalah kinerja dan jelaskan langkah-langkah yang Anda ambil untuk mengatasinya. Jika Anda telah berusaha dengan iktikad baik untuk menangani situasi itu sendiri, sebagian besar pengawas akan bersedia membantu Anda.
04 Sekali lagi, Beri Anggota Tim Peluang untuk Memperbaiki Perilaku
Setelah membuat pengawas anggota tim menyadari masalah ini, Anda sekarang perlu memberi anggota tim kesempatan lain untuk memperbaiki perilakunya.
Pada titik-titik dalam proses koreksi perilaku ini, Anda mungkin tergoda untuk mengulangi langkah-langkah. Misalnya, Anda mungkin ingin membawa masalah itu ke anggota tim untuk kedua kalinya sebelum menemui atasannya. Terkadang, ini adalah tindakan yang wajar. Di lain waktu, Anda hanya memperpanjang kinerja yang buruk. Setiap situasi berbeda, jadi Anda menggunakan penilaian Anda dan mungkin saran dari sponsor proyek atau bos Anda.
05 Tingkatkan Masalah ke Sponsor Proyek
Jika kinerja buruk masih berlangsung, Anda sudah muak. Anda telah memberi kesempatan kepada anggota tim untuk memperbaiki perilaku, dan dia menghambur-hamburkannya. Anda telah melakukan semua yang Anda bisa untuk memperbaiki masalah dari bawah ke atas, tetapi sekarang saatnya untuk mendatangkan pemukul berat untuk memperbaikinya dari atas ke bawah.
Seperti ketika Anda membahas masalah ini kepada supervisor anggota tim, letakkan semua informasi yang relevan untuk sponsor. Pergilah ke pertemuan dengan sponsor proyek mengetahui apa yang Anda ingin dia lakukan. Jika Anda ingin salah satu teman sponsor menasihati anggota tim, katakan demikian. Jika Anda ingin anggota tim diganti dengan orang lain, katakan demikian. Sponsor ada di sana untuk mendukung Anda dan memberi Anda apa yang Anda butuhkan agar proyek tersebut berhasil. Beri tahu sponsor proyek apa yang Anda butuhkan.
Ada kemungkinan tipis masalah ini tidak dapat diselesaikan dengan intervensi sponsor proyek. Jika itu masalahnya, minta sponsor untuk mencoba berbagai tindakan untuk menyelesaikan masalah. Setelah sponsor setuju untuk mengambil masalah, biarkan dia menyelesaikannya. Namun, sponsor tidak dapat menyelesaikannya jika Anda tidak memberi tahu sponsor saat masalah masih menjadi masalah.