Seperti seorang supervisor, salah satu cara terbesar sponsor proyek mendukung seorang manajer proyek adalah melalui penanganan masalah yang hanya dapat dilakukan oleh seseorang dengan pengaruh organisasi sponsor proyek.
Ketika manajer proyek mengalami masalah, hanya sponsor proyek yang dapat menyelesaikannya, inilah hal-hal yang harus dilakukan oleh manajer proyek.
Knalpot Semua Pilihan Lain
Sponsor proyek cenderung berada di tingkat organisasi di mana sebagian besar keputusan merupakan keputusan yang sulit karena jika keputusannya mudah, keputusan itu dibuat pada tingkat yang lebih rendah. Mereka harus membuat keputusan sulit dengan cepat kadang-kadang dengan informasi terbatas.
Sebagai seorang manajer proyek, Anda perlu memastikan bahwa Anda telah kehabisan semua opsi lain untuk menyelesaikan masalah Anda sebelum pergi ke sponsor proyek. Misalnya, katakanlah Anda memiliki anggota tim proyek yang tidak memenuhi komitmennya. Sebelum membawa masalah ini ke sponsor proyek, Anda harus mencoba menyelesaikan masalah satu-satu dengan anggota tim proyek. Ketika itu tidak berhasil, Anda harus pergi ke supervisor anggota tim. Setelah itu gagal menyelesaikan masalah, Anda dapat membawa masalah ke sponsor proyek. Anda telah kehabisan opsi untuk menyelesaikan masalah dari bawah ke atas.
Sekarang, sponsor proyek dapat menangani masalah ini dari atas ke bawah. Sponsor proyek harus menyelesaikan masalah dengan rekannya dan memberi tahu Anda tentang tindakan yang telah mereka sepakati.
Hal terakhir yang Anda inginkan terjadi adalah meminta sponsor proyek membuat resolusi yang dapat Anda terapkan di bawah wewenang Anda sendiri tanpa bantuan apa pun.
Terkadang ini terjadi. Semua orang membuat kesalahan. Belajar dari situasi ini ketika terjadi, dan Anda akan menjadi manajer proyek yang lebih baik untuk itu. Kali berikutnya situasi serupa muncul, Anda akan menanganinya lebih baik dari sebelumnya.
Jadilah Spesifik Tentang Apa yang Anda Butuhkan
Sementara sponsor proyek terbiasa bekerja dari informasi yang tidak lengkap, seorang manajer proyek tidak boleh meninggalkan informasi yang relevan. Penting bagi sponsor proyek untuk memiliki konteks untuk situasi yang membutuhkan perhatiannya.
Setelah sponsor proyek memiliki konteks yang sesuai untuk keputusan, jadilah spesifik tentang apa yang Anda butuhkan dari sponsor. Apakah Anda perlu arahan tentang cara melanjutkan? Apakah Anda memerlukan otorisasi untuk melakukan tindakan tertentu? Apakah Anda perlu masalah terpecahkan? Apakah Anda memerlukan sumber daya yang tidak dapat Anda peroleh sendiri?
Jika Anda belum memikirkan dengan tepat apa yang Anda butuhkan, Anda mungkin akan mengambil keputusan tentang apa yang Anda butuhkan tetapi temukan kemudian Anda keliru. Pikirkan masalah ini sebelum membawanya ke sponsor untuk meminimalkan risiko membuang waktu masing-masing.
Pertahankan Permintaan Anda Terfokus
Sponsor proyek adalah orang-orang sibuk. Masalah yang tak terhitung jumlahnya menarik pada jadwal mereka menghisap waktu mereka pergi.
Ketika seorang manajer proyek memiliki kebutuhan asli untuk waktu proyek sponsor, ini bukan hal yang buruk atau intrusi pada waktu sponsor.
Waktu yang dihabiskan bersama manajer proyek dan sponsor proyek harus sangat produktif. Pertahankan permintaan Anda terfokus sehingga Anda hanya menggunakan sebanyak mungkin waktu sponsor Anda.
Ketika sponsor Anda mengalami satu-satu pengalaman dengan Anda, ia akan menantikan pertemuan Anda. Orang-orang di tingkat organisasi yang tinggi sering menghabiskan waktu mereka dalam pertemuan yang tidak produktif yang harus mereka hadiri. Berpartisipasi dalam pertemuan yang produktif bisa menjadi perubahan kecepatan untuk sponsor proyek Anda.