Apa itu rencana manajemen pemangku kepentingan?
Apakah Stakeholder?
Pemangku kepentingan dapat bersifat internal dan eksternal untuk organisasi.
Contoh pemangku kepentingan internal termasuk eksekutif dan unit bisnis seperti akuntansi dan teknologi informasi. Unit bisnis biasanya memiliki perwakilan di tim proyek. Pemangku kepentingan eksternal dapat berupa kelompok kepentingan, bisnis, dan organisasi masyarakat. Sangat jarang bagi pemangku kepentingan eksternal untuk diwakili dalam tim proyek. Untuk lembaga dengan otoritas pengatur, industri yang mereka atur biasanya merupakan kelompok pemangku kepentingan eksternal yang paling penting untuk proyek apa pun. Jika seorang pemangku kepentingan diidentifikasi oleh tim proyek, pemangku kepentingan itu harus dipertimbangkan dalam rencana manajemen pemangku kepentingan.
Tidak praktis bagi tim proyek untuk terdiri dari anggota yang mewakili setiap kelompok pemangku kepentingan. Dalam banyak kasus, itu tidak mungkin. Namun, tim proyek membutuhkan masukan dan dukungan dari para pemangku kepentingan agar proyek tersebut berhasil. Sebagai contoh, sebuah organisasi pemerintah ingin sepenuhnya mengubah dan memodernisasi program perangkat lunak berpemilik yang paling banyak digunakan.
Hampir semua orang di organisasi menggunakan program ini dalam beberapa cara. Setiap jenis pengguna tidak dapat diwakili secara langsung di tim proyek, sehingga tim memikirkan cara untuk mengumpulkan masukan dari para pemangku kepentingan dan memutuskan cara untuk menginformasikan para pemangku kepentingan tentang status proyek. Metode pengumpulan strategi komunikasi dan masukan ini didokumentasikan dalam rencana manajemen pemangku kepentingan.
Perbedaan Antara Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan dan Rencana Komunikasi
Mungkin ada sejumlah besar perdarahan di antara rencana manajemen pemangku kepentingan proyek dan rencana komunikasi. Fungsi mereka sangat mirip. Rencana manajemen pemangku kepentingan lebih luas karena memfasilitasi input untuk proyek serta menguraikan output. Rencana pengelolaan pemangku kepentingan lebih sempit karena hanya menangani mereka yang memiliki kepentingan tertentu sedangkan rencana komunikasi dapat mencakup audiens yang lebih luas.
Rencana Manajemen Pemangku Kepentingan Berkembang Selama Proyek
Rencana manajemen pemangku kepentingan biasanya disimpan oleh manajer proyek . Saat proyek berlangsung, manajer proyek meninjau rencana manajemen pemangku kepentingan dan secara berkala membawanya kembali ke tim proyek untuk mempertimbangkan pembaruan. Sebuah proyek dapat terlihat sangat berbeda di tengah-tengah garis waktunya daripada yang terjadi di tahap perencanaan, jadi penting untuk memastikan bahwa dokumen pemandu proyek diubah jika keadaan mengharuskan.
Contoh Bagaimana Rencana Pengelolaan Pemangku Kepentingan Bekerja
Berikut ini adalah contoh bagaimana rencana manajemen pemangku kepentingan dapat berubah selama berlangsungnya suatu proyek. Sebuah agen negara memulai proyek pembuatan peraturan. Ketika dimulai, sponsor proyek dan manajer proyek membuat daftar pemangku kepentingan untuk dimasukkan ke dalam rencana manajemen pemangku kepentingan.
Salah satu tugas pertama tim proyek adalah menyempurnakan rencana tersebut. Setelah beberapa bulan, seorang anggota tim proyek mengidentifikasi seorang pemangku kepentingan yang tidak terpikirkan oleh siapa pun di awal proyek. Manajer proyek menambahkan pemangku kepentingan baru ke dalam rencana dan memanggil rapat tim proyek untuk membahas cara melibatkan pemangku kepentingan baru. Setelah tim memutuskan apa yang harus dilakukan, manajer proyek akan menginformasikan sponsor proyek.
Jelas, rencana manajemen pemangku kepentingan adalah dokumen yang hidup. Ketika proyek berubah, rencana manajemen pemangku kepentingan dapat berubah dengan itu untuk melayani kebutuhan proyek dengan lebih baik. Dengan rencana manajemen pemangku kepentingan yang tangkas, sebuah tim proyek dapat secara tepat mengumpulkan masukan dan umpan balik dari para pemangku kepentingan serta menjaga agar para pemangku kepentingan tetap terinformasi.