Organisasi pemerintah melakukan proyek ketika beberapa aspek dalam melaksanakan pekerjaan masyarakat perlu diubah. Menurut Project Management Institute , proyek adalah "aktivitas kelompok sementara yang dirancang untuk menghasilkan produk, layanan, atau hasil yang unik." Ketika sebuah proyek mengubah cara organisasi melakukan bisnis, produk akhir proyek dimasukkan ke dalam pekerjaan sehari-hari dan oleh karena itu meningkatkan kerja organisasi di lamanya.
Kedengarannya mudah, tetapi tidak. Perubahan itu sulit, dan proyek dapat berjalan dengan sangat mudah. Setiap hari membawa tantangan yang mengancam kemajuan proyek dan akhirnya sukses. Untuk mengatasi bahaya ini, proyek memerlukan elemen-elemen kunci tertentu. Dengan barang-barang berikut di tempat, proyek memiliki peluang besar untuk sukses.
01 Sponsor Proyek Berkomitmen
Sponsor proyek memiliki empat tanggung jawab utama yang terkait dengan proyek. Pertama, sponsor memenangkan proyek. Dia bersorak-sorai di tim proyek secara publik dan pribadi. Kedua, sponsor mendukung manajer proyek . Ketika seorang manajer proyek perlu rintangan dihapus, dia meminta sponsor untuk bantuan karena sponsor memiliki pengaruh organisasi untuk membuat sesuatu terjadi. Ketiga, sponsor menyelaraskan sumber daya dengan menyediakan mereka secara langsung atau bekerja dengan orang-orang tingkat tinggi lainnya untuk mendapatkan sumber daya. Ketika sponsor adalah seorang jagoan yang kuat untuk sebuah proyek, rekan sponsor lebih mungkin menyumbangkan sumber daya yang berarti. Keempat, sponsor memfasilitasi pengambilan keputusan. Ketika tim proyek bogs down, sponsor dapat menengahi keputusan atau membuat keputusan.
Sponsor tetap mendapat informasi melalui komunikasi konstan dengan manajer proyek. Keduanya bekerja bersama untuk menentukan kapan sponsor perlu masuk dan lebih kuat menjalankan tanggung jawab sponsor untuk mendukung manajer proyek. Sebagai contoh, seorang manajer proyek bisa kesulitan mendapatkan informasi dari departemen keuangan organisasi. Sponsor proyek dapat mendekati kepala keuangan tentang situasi dan meminta agar tugas mendapatkan informasi diprioritaskan di atas tugas yang bersaing.
02 Bersihkan Tujuan dan Cakupan
Sebelum mengerjakan suatu proyek dilakukan atau bahkan direncanakan, sponsor proyek harus mengartikulasikan tujuan dan ruang lingkup proyek. Tujuannya adalah hal-hal besar yang harus diselesaikan oleh proyek. Ambil proyek peningkatan perangkat lunak, misalnya. Departemen sumber daya manusia menggunakan perangkat lunak bisnis yang dapat disesuaikan untuk mengelola pembayaran gaji. Organisasi ingin menambahkan modul untuk manajemen pembelajaran. Tujuan dari proyek ini adalah untuk menyesuaikan perangkat lunak manajemen pembelajaran dengan kebutuhan bisnis organisasi dan untuk mengintegrasikannya dengan sistem penggajian yang ada.
Ruang lingkup mendefinisikan parameter proyek. Melanjutkan dengan contoh proyek perangkat lunak; ruang lingkup proyek ini terbatas untuk membawa pada sistem manajemen pembelajaran dan mengintegrasikannya dengan sistem penggajian. Seringkali, akan sangat membantu untuk mengidentifikasi hal-hal yang di luar jangkauan untuk memahami apa yang ada dalam ruang lingkup. Untuk proyek ini, menambahkan modul lain di luar ruang lingkup. Departemen akuntansi tidak dapat mendatangi manajer proyek dan meminta modul penagihan, piutang, atau hutang.
Menambahkan modul setelah proyek telah ditetapkan memungkinkan lingkup creep . Sponsor proyek yang baik dan manajer proyek menjaga terhadap ruang lingkup creep dan sangat enggan untuk menambah ruang lingkup proyek menengah. Meningkatkan lingkup proyek meningkatkan kebutuhan proyek akan sumber daya seperti waktu dan uang. Selain itu, bekerja di ruang lingkup tambahan menempatkan kualitas produk kerja beresiko.
03 Manajer Proyek yang Baik
Manajer proyek biasanya memiliki ciri-ciri berikut yang membantu mereka memindahkan proyek bersama. Manajer proyek adalah perencana. Mereka berpikir tentang urutan pekerjaan dan tahu apa yang perlu terjadi setelah tim menyelesaikan tugas yang ada. Mereka membuat rencana yang baik tetapi juga tahu kapan harus fleksibel dan mengalihkan dari rencana. Manajer proyek dapat dipercaya. Dengan keberhasilan mereka tergantung pada karya orang lain, manajer proyek membutuhkan orang untuk mempercayai niat baik dan kompetensi mereka. Kepercayaan sangat penting dalam hubungan antara manajer proyek dan sponsor proyek. Manajer proyek cenderung ekstrover karena sebagian besar pekerjaan mereka melibatkan komunikasi.
Mereka membuat orang bertanggung jawab atas komitmen mereka. Berikut ini contohnya. Seorang pengawas anggota tim proyek mengatakan kepada manajer proyek bahwa anggota tim dapat mendedikasikan empat jam seminggu untuk proyek tersebut. Anggota tim ini telah melewatkan dua pertemuan mingguan berturut-turut dan tidak membuat kemajuan pada tugas yang ditugaskan dalam struktur rincian pekerjaan. Setelah pertemuan pertama yang terlewatkan, manajer proyek bertemu dengan anggota tim untuk membahas ketidakhadiran dan melewatkan tenggat waktu. Anggota tim mengatakan ia memiliki prioritas yang lebih mendesak. Manajer proyek menduga ini tidak benar, jadi setelah pertemuan yang terlewatkan kedua, manajer proyek bertemu dengan supervisor anggota tim. Pengawas memberi tahu manajer proyek bahwa dia akan memastikan perilaku anggota tim akan berbalik.
04 Terlibat Stakeholder
Pemangku kepentingan pada proyek adalah orang-orang yang memiliki kepentingan dalam keberhasilan proyek tetapi bukan anggota tim proyek. Mereka tidak memikirkan proyek itu setiap hari seperti yang dilakukan oleh manajer proyek atau anggota tim proyek, tetapi mereka ingin berada dalam lingkaran pada keputusan kunci dan keseluruhan kemajuan menuju tujuan proyek.
Pemangku kepentingan memiliki motivasi mereka sendiri untuk tetap mengikuti kegiatan proyek, tetapi tanggung jawab manajer proyek untuk membawa mereka ke dalam lipatan dengan cara yang maju bekerja menuju tujuan proyek. Dalam banyak kasus, melakukan hal ini melibatkan keseimbangan antara mendapatkan terlalu banyak masukan dan terlalu sedikit input. Pemangku kepentingan tidak bisa mempertimbangkan setiap keputusan. Itu akan meruntuhkan proyek dan membuat setiap keputusan berkelahi. Sebaliknya, para pemangku kepentingan tidak dapat ditutup karena aspek besar dari hampir setiap proyek adalah pemangku kepentingan yang memuaskan.
05 Anggota Tim Proyek Khusus
Anggota tim proyek menyelesaikan pekerjaan proyek. Sering kali, anggota tim proyek ditugaskan untuk proyek di atas tugas reguler mereka yang berarti tidak ada pengurangan dalam pekerjaan lain untuk mengimbangi pekerjaan tambahan yang dibawa oleh proyek. Manajer proyek dapat membantu anggota tim bernegosiasi dengan supervisor mereka tentang masalah ini, tetapi manajer proyek tidak memiliki kendali atas tanggung jawab anggota tim proyek di luar proyek.
Dedikasi anggota tim untuk proyek ini sangat berharga. Tanpa dedikasi, deadline slip, dan produk kerja tidak berkualitas baik. Anggota tim yang berdedikasi termotivasi untuk mencapai tujuan proyek tepat waktu, sesuai anggaran dan memenuhi harapan kualitas.