Jaga Proyek Terus Maju
Kami juga akan melihat beberapa alat manajemen perubahan yang dapat Anda gunakan dan bagaimana manajemen lingkup proyek ikut bermain.
Sebelum kita berbicara tentang proses atau alat, saya ingin mendiskusikan pandangan Anda untuk berubah.
Terima Perubahan Terjadi
Perubahan dapat terjadi di setiap titik siklus hidup manajemen proyek .
Cara termudah untuk membuat perubahan mengelola pada proyek-proyek kurang dari sakit kepala adalah mengetahui bahwa itu akan terjadi dan untuk merencanakannya.
Memiliki strategi yang siap untuk menghadapi perubahan sebelum terjadi adalah cara tercepat untuk membuat semua orang bergabung dengan apa yang akan berbeda.
Proses manajemen perubahan terstruktur dan terstruktur adalah tempat terbaik untuk memulai. Ini adalah pedoman Anda untuk apa yang akan terjadi jika seseorang menyarankan bahwa proyek harus melakukan sesuatu yang berbeda dengan apa yang saat ini direncanakan dan cara yang baik untuk menghindari kegagalan proyek.
Proses Manajemen Perubahan
Proses manajemen perubahan terlihat seperti ini:
- Terima informasi tentang perubahan itu
- Menilai perubahan termasuk merencanakan berapa banyak pekerjaan yang akan dilakukan
- Siapkan rekomendasi tentang apakah itu layak untuk dilakukan.
- Kemudian Anda mendapatkan keputusan dari sponsor proyek tentang apakah Anda harus memasukkan perubahan atau tidak.
Mari kita lihat masing-masing langkah tersebut secara bergantian.
Terima Informasi Tentang Perubahan
Anda akan menerima permintaan untuk mengubah proyek. Anda dapat menerima informasi dalam ratusan cara berbeda: dalam rapat, di email, di telepon, di koridor saat Anda bergegas keluar kantor di malam hari. Idealnya, Anda akan mendapatkan informasi tentang formulir permintaan perubahan, tetapi Anda harus tahu bahwa dalam kehidupan nyata banyak pemangku kepentingan yang berpikir bahwa menyelesaikan dokumen semacam ini adalah pekerjaan manajer proyek. Dan di perusahaan Anda, mungkin.
Gunakan template permintaan perubahan proyek Anda (lebih lanjut tentang itu dalam satu menit) untuk menangkap semua rincian permintaan, namun secara informal mereka tiba dengan Anda. Kemudian jalankan formulir melewati inisiator sehingga Anda tahu Anda telah secara akurat mencerminkan apa yang mereka inginkan.
Ingat bahwa perubahan juga mungkin tentang berolahraga. Jangan selalu beranggapan bahwa perubahan akan berhubungan dengan menempatkan pekerjaan. Prosesnya sama terlepas dari apakah Anda meningkatkan atau mengurangi lingkup proyek.
Lakukan Evaluasi Perubahan
Lihatlah permintaan perubahan secara detail. Anda akan menilai dampaknya pada:
- Susunan acara
- Dokumentasi
- Pekerjaan dilakukan hingga saat ini dan masih bisa dilakukan
- Anggaran
- Pengukuran kualitas
- Cakupan
- Ketersediaan sumberdaya.
Misalnya, perubahan perangkat lunak dapat diperkirakan 5 hari.
Ini tidak hanya menambah 5 hari ke jadwal karena akan mendorong tugas lain dan memindahkannya dalam jangka waktu di mana sumber daya kunci sedang berlibur. Tugas itu juga perlu dipindahkan, jadi secara keseluruhan perubahan ini akan menambah 8 hari ke jadwal. Akan membutuhkan biaya $ 5k, dan tambahan 8 hari mendorong kita ke bulan lain dengan kontrak pemasok, jadi ada biaya untuk dipertimbangkan di sana juga. Kualitas tetap sama tetapi perubahan ruang lingkup untuk menggabungkan perubahan baru. Semua dokumentasi yang relevan perlu diperbarui termasuk rencana proyek dan manual pelatihan, yang sudah dimulai.
Seperti yang Anda lihat, perubahan 5 hari yang sederhana dapat memiliki efek yang luas. Sangat penting untuk mengetahui semua tentang ini sebelum Anda memutuskan apakah akan melakukan perubahan atau tidak, karena memiliki gambaran lengkap dapat mengubah hasilnya.
Persiapkan dan Sajikan Rekomendasi
Sekarang Anda tahu dampak penuh dari perubahan yang Anda dapat membuat rekomendasi tentang apakah itu layak dilakukan.
Dalam beberapa kasus, itu tidak akan terjadi, karena manfaat yang dirasakan akan kurang dari biaya. Dalam kasus lain, mungkin ada cukup manfaat di sana untuk mengimbangi biaya melakukan pekerjaan tambahan. Namun dalam kasus lain, Anda mungkin menemukan bahwa perubahan itu akan berdampak negatif pada biaya tetapi tidak ada yang dapat Anda lakukan karena itu adalah masalah peraturan atau kepatuhan, atau untuk beberapa alasan internal lainnya seperti restrukturisasi organisasi.
Dapatkan Keputusan
Untuk perubahan kecil yang masuk dalam batas otorisasi Anda, Anda dapat membuat keputusan tentang apakah akan menerima perubahan atau tidak sendiri (dengan masukan yang tepat dari tim). Apa pun yang lebih besar harus disetujui oleh sponsor proyek atau papan proyek.
Ingatlah untuk kembali dan beri tahu seseorang jika perubahan mereka telah ditolak. Anda ingin menghindari mengganggu stakeholder proyek Anda jika Anda bisa!
Ubah Alat Manajemen
Ada sejumlah alat manajemen perubahan yang dapat Anda gunakan untuk membuat proses ini lebih mudah dan lebih efisien. Saya akan merekomendasikan:
- Daftar periksa atau peta proses yang mengarahkan orang-orang melalui apa yang harus mereka lakukan untuk menaikkan perubahan ke lingkup proyek Anda.
- Formulir permintaan perubahan template. Ini bisa online melalui alur kerja otomatis.
Mari kita lihat apa yang masuk ke dalam permintaan perubahan proyek berikutnya.
Apa yang Terjadi dalam Permintaan Perubahan Proyek
Formulir permintaan perubahan proyek harus mencakup:
- Nama orang yang meminta perubahan ('pemohon').
- Pengenal unik, seperti nomor perubahan (Anda dapat menambahkan ini pada diri Anda nanti karena tidak mungkin salah satu orang yang mengajukan permintaan dan menggunakan formulir akan tahu apa yang harus dimasukkan ke dalam kotak itu).
- Deskripsi tentang perubahan yang diusulkan, dengan sedetail yang dapat mereka atur.
- Kategori perubahan. Idealnya, Anda akan mengisi kembali bagian ini sehingga mereka hanya perlu mencentang kotak. Ini adalah tempat yang baik untuk mencatat apakah perubahan harus dilakukan dengan peraturan atau kepatuhan internal seolah-olah itu (benar) maka Anda dapat memotong banyak langkah-langkah perencanaan dan penilaian dan langsung saja.
- 'Mengapa' dari perubahan itu. Apa pembenaran untuk melakukannya? Mengapa pemohon menginginkannya?
- Dampak dari perubahan ke berbagai elemen yang berbeda dari proyek termasuk waktu, biaya, kualitas, ruang lingkup. Mereka mungkin tidak memiliki semua rincian sehingga Anda mungkin harus bekerja dengan mereka selama langkah penilaian perubahan untuk mengisi bagian yang kosong. Mereka harus menyelesaikan sebanyak yang mereka bisa. Minimum yang Anda cari pada titik ini adalah mereka untuk mengkonfirmasi apakah akan menambah, mengurangi atau mengubah parameter proyek yang ada.
Di bagian bawah formulir permintaan perubahan akan ada beberapa rincian untuk Anda isi sebagai perubahan yang dibahas lebih lanjut. Template Anda juga harus mencakup ruang untuk:
- Ubah keputusan: Terima, Tolak, atau Tunda
- Nama orang yang membuat keputusan (atau grup) ditambah tanggal keputusan dibuat dan setiap komentar tambahan.
Orang yang membuat permintaan belum tahu hasilnya - tidak ada yang mau - jadi kotak-kotak ini akan tetap kosong sampai kelompok yang tepat telah bertemu untuk mendiskusikan rekomendasi Anda dan mengambil keputusan.
Perubahan dan Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Manajemen lingkup proyek adalah cara utama Anda mengendalikan apa yang ada dalam proyek dan apa yang tidak. Ketika Anda menerima perubahan ke lingkup proyek, Anda perlu memikirkan bagaimana hal itu mempengaruhi keseluruhan proyek. Proses manajemen perubahan Anda membantu Anda melakukan ini, dan untuk mengaturnya dalam konteks, mengelola perubahan adalah bagian kecil dari ruang lingkup pengelolaan.
Penting untuk berbicara di sini tentang bagaimana Panduan untuk Badan Manajemen Proyek Pengetahuan (PMBOK® Guide) - Edisi Kelima mencakup manajemen perubahan proyek karena tidak seintuitif yang Anda kira. Panduan PMBOK® mencakup proses yang disebut 'Lingkup Kontrol' di bagian Manajemen Cakupan Proyek dan ini adalah tempat yang bagus untuk memulai. Namun, proses manajemen perubahan pada proyek perlu ditangani dengan cara yang lebih terintegrasi, dan itu tercermin dalam teks. Pengguna Panduan PMBOK® juga harus mengacu pada proses Lakukan Pengubahan Perubahan Terpadu karena ini menetapkan bagaimana semuanya terhubung bersama.
Untuk tujuan menjadi PMP, Anda perlu memahami bagaimana Panduan PMBOK® mencakup manajemen perubahan karena itulah yang akan Anda periksa. Namun, Anda harus ingat bahwa proses manajemen perubahan yang benar-benar Anda gunakan pada proyek Anda perlu diintegrasikan, mudah diikuti, dan praktis.
5 Cara untuk Membantu Tim Anda Melalui Proses Perubahan
Tim proyek Anda sangat penting untuk keberhasilan proyek Anda, sehingga membantu untuk membuat mereka onside ketika Anda mengelola perubahan pada proyek Anda.
Berikut ini 5 cara agar Anda dapat membantu mereka dengan cepat mencapai kesepakatan dengan proses manajemen perubahan proyek.
1. Bicara tentang perubahan. Biarkan mereka tahu bahwa perubahan pada proyek adalah normal dan mereka harus mengharapkannya.
2. Bagikan prosesnya. Di atas kita sudah bicara tentang proses manajemen perubahan, tetapi ini tidak datang secara alami ke semua orang. Anggota tim Anda tidak akan tahu apa yang harus dilakukan dan apa yang diharapkan dari mereka kecuali Anda memberi tahu mereka. Buat briefing untuk melalui proses bersama mereka, dan biarkan mereka tahu apa peran mereka di dalamnya.
3. Buat itu mudah. Ketika sebuah proyek mengalami perubahan ke ruang lingkup, itu bisa sangat membingungkan. Jadwalnya salah, anggarannya mungkin berbeda, persyaratannya tentu berbeda. Tim dapat menemukan perubahan yang mengganggu, terutama yang besar atau satu yang membalikkan keputusan yang sebelumnya mereka pikir telah ditetapkan di atas batu (ya, itu memang terjadi). Buat proses semudah mungkin bagi mereka.
4. Berada di sana untuk membantu. Cara kerja baru membutuhkan waktu untuk tidur. Jika sebelumnya Anda telah mengelola perubahan proyek secara informal (atau tidak sama sekali), maka perubahan ke proses formal mungkin memerlukan waktu untuk menjadi 'cara kita melakukan berbagai hal di sini '. Beri tahukan kepada tim bahwa Anda ada di sana untuk membantu mereka jika mereka ingin menjalankan sesuatu melewati Anda.
5. Jangan takut untuk berkata tidak. Tidak semua perubahan adalah proposal yang masuk akal. Biarkan tim Anda tahu bahwa jika mereka merasa kuat tentang perubahan yang tidak menjadi hal yang tepat untuk proyek saat ini, Anda akan mendukung mereka dalam percakapan itu dengan pemohon perubahan.
Tidak mengelola perubahan secara efektif adalah salah satu cara Anda dapat menggagalkan proyek Anda , jadi berhati-hatilah. Berbekal informasi ini, Anda sekarang dapat mulai menangani perubahan proyek dengan cara yang terkendali.