Peran Manajer Proyek
Manajer Proyek ...
Kembangkan Ide Besar
Pekerjaan pertama dari manajer proyek adalah mengembangkan ide besar. Itu tidak selalu seperti ini. Belum lama ini, manajer proyek diharapkan untuk mengambil ide yang sepenuhnya matang, mungkin kasus bisnis lengkap, dan mengubahnya menjadi rencana proyek yang dapat dilaksanakan.
Saat ini, peran manajer proyek telah sedikit berkembang, dan Anda cenderung menemukan diri Anda terlibat lebih awal dan lebih awal dalam proyek sebelum bahkan menjadi 'proyek'.
Anda akan bekerja dengan sponsor proyek untuk menyempurnakan ide untuk membentuk gambaran awal proyek dan mencari tahu apakah itu layak.
Kumpulkan Tim Bersama
Jika ide besar Anda dianggap layak, maka langkah selanjutnya Anda akan menyusun sebuah tim yang dapat bekerja untuk mengubah ide itu menjadi kenyataan. Anda akan membutuhkan sejumlah orang yang dapat memenuhi berbagai peran di tim proyek .
Idealnya, Anda mencari ahli pokok di setiap bidang fungsional, tetapi Anda juga harus mempertimbangkan ketersediaan. Manajer proyek tidak bisa selalu mendapatkan staf yang mereka inginkan dalam tim karena para ahli tersebut sibuk dengan proyek lain. Jika Anda tidak dapat menunggu mereka menjadi tersedia, Anda harus bekerja dengan orang-orang yang tersedia.
Anda tidak akan membutuhkan semua orang yang terlibat dalam tim sepanjang waktu. Beberapa ahli fungsional, seperti pengacara atau petugas pers, hanya perlu bergabung dengan tim pada titik-titik yang relevan di sepanjang jalan. Bagian dari keterampilan manajemen proyek dan manajemen sumber daya adalah memastikan bahwa Anda membiarkan mereka tahu tugas mereka akan datang dan kemudian membawa mereka untuk mempercepat proyek segera setelah keahlian mereka dibutuhkan.
Mengatur Apa yang Akan Terjadi
Selama inisiasi proyek dan tahap awal start-up, Anda akan bekerja dengan tim Anda untuk menentukan apa yang harus dilakukan. Itu melibatkan pengaturan definisi yang jelas untuk pekerjaan dan memastikan bahwa setiap orang memahami tujuan.
Layaklah untuk mengutarakan semua ini dalam hal nilai atau manfaat bisnis: dengan kata lain, jelaskan mengapa Anda memulai pekerjaan baru ini.
Pimpin Tim
Sekarang Anda telah mengumpulkan tim Anda, dan Anda semua tahu apa yang harus Anda capai bersama, ini adalah tugas manajer proyek untuk memastikan bahwa semua tim bekerja sama untuk mencapai hal itu.
Lebih sulit daripada kedengarannya! Berhasil memimpin tim berarti menegosiasikan tantangan perselisihan, konflik, dan berada di atas komunikasi setiap saat. Anda harus memotivasi tim Anda untuk melakukan pekerjaan yang hebat, bahkan ketika waktunya sangat sulit. Ini juga melibatkan pembinaan, pelatihan, mentoring dan mengembangkan orang-orang yang bekerja pada proyek, bahkan jika mereka tidak langsung bekerja untuk Anda. Itu adalah overhead yang sering dilupakan pada proyek tetapi ingat bahwa orang-orang berkinerja lebih baik jika mereka merasa bahwa mereka dihormati dan didorong untuk melakukan pekerjaan terbaik mereka. Jika Anda dapat menjadikan proyek Anda tempat di mana orang tumbuh dan mengembangkan keterampilan baru, maka orang-orang akan ingin bekerja dengan Anda.
Memimpin tim juga melibatkan pengaturan dan pengelolaan kolaborasi dalam tim. Ini bisa melalui alat manajemen proyek online atau pertemuan tim tatap muka, atau sesuatu di antaranya. Kolaborasi dan membangun rasa 'tim' akan membantu sumber daya proyek Anda mengatasi ketika ada konflik atau masa-masa sulit pada proyek, seperti tenggat waktu yang tiba-tiba dibawa ke depan.
Mengelola Uang
Proyek biaya uang, dan mampu menyusun anggaran proyek adalah keterampilan kunci untuk seorang manajer proyek. Namun, peran Anda tidak berakhir di sana. Anda harus mampu mengelola uang dan mengendalikan biaya pada proyek selanjutnya.
Anda dapat melakukan ini dengan:
- Mengembangkan perkiraan yang mencakup semua tugas dan sumber daya proyek yang diperlukan.
- Bekerja dengan ahli subjek Anda untuk memastikan bahwa ini komprehensif dan lengkap.
- Menggunakan perkiraan Anda untuk membuat anggaran proyek.
- Menggunakan anggaran Anda untuk menjelaskan kepada sponsor proyek dan menjadi jelas tentang berapa biaya proyek.
Kemudian, sepanjang proyek, Anda dapat mengelola biaya Anda melalui pengendalian biaya yang akurat. Ini melibatkan membandingkan apa yang Anda belanjakan dalam kehidupan nyata dengan perkiraan dan anggaran proyek yang Anda susun bersama. Mudah-mudahan, mereka tidak terlalu berjauhan, tetapi jika Anda memperhatikan kecenderungan membelanjakan terlalu banyak atau perkiraan yang salah, maka Anda akan cukup dini untuk memperbaikinya, dengan sedikit keberuntungan. Anda hanya dapat memperbaiki apa yang Anda perhatikan, jadi kontrol biaya yang baik itu penting.
Kiat ahli: Kontrol biaya yang baik melibatkan lebih dari sekadar pelacakan pembelanjaan. Anda juga harus memantau jumlah pekerjaan yang dilakukan pada proyek. Ini adalah kombinasi dari uang dan tugas yang diselesaikan yang memberi Anda pandangan apakah proyek tersebut menghabiskan di luar kemampuannya.
Membuat keputusan
Mari kita dapatkan satu hal yang lurus: sementara sponsor proyek ada untuk keputusan besar, Anda adalah manajer proyek dan bertanggung jawab atas sebagian besar keputusan yang diambil pada proyek. Bahkan yang besar. Bahkan ketika Anda tidak membuat keputusan, Anda akan mengajukan rekomendasi untuk keputusan apa yang Anda pikir harus diambil oleh sponsor, karena Anda memiliki semua detail dan telah menghabiskan waktu lama untuk mempertimbangkannya, dan mereka mungkin tidak memiliki kemampuan untuk melakukannya. bahwa.
Melibatkan Pemangku Kepentingan
Belum lama ini, literatur manajemen proyek berbicara tentang 'manajemen pemangku kepentingan.' Hari ini diakui bahwa Anda tidak dapat 'mengelola' seorang pemangku kepentingan. Ini naif dan agak menghina untuk menyarankan itu, jadi kami berbicara tentang 'melibatkan' mereka sebagai gantinya.
Dalam istilah praktis, alat yang terlibat tidak berubah - itu hanya retorika dan sikap yang berbeda. Anda masih akan merencanakan siapa pemangku kepentingan dalam proyek dan apakah mereka sangat kuat atau berpengaruh dalam kaitannya dengan pekerjaan yang Anda lakukan. Kembangkan rencana komunikasi dan praktikkan.
Keterlibatan pemangku kepentingan berarti bekerja dengan orang-orang yang terpengaruh oleh proyek untuk memastikan bahwa mereka memahami perubahan yang akan datang.
Baca selanjutnya: Berurusan dengan para pemangku kepentingan yang sulit (karena tidak semua orang akan mudah bekerja).
Memberikan Tujuan Proyek
Anda akan melakukan ini dengan keterlibatan tim Anda, dan inilah yang sejauh ini telah dikerjakan oleh semua pekerjaan.
Mampu memberikan secara efektif apa yang Anda janjikan bergantung pada sangat jelas tentang apa yang seharusnya. Anda harus mendokumentasikan faktor-faktor kunci keberhasilan dan langkah-langkah yang akan digunakan untuk menilai apakah Anda mencapai apa yang Anda mulai lakukan.
Ini harus ditetapkan dalam kasus bisnis proyek atau dokumen inisiasi proyek (atau keduanya, untuk berbagai tingkat detail). Oleh karena itu, harus relatif mudah untuk melihat apa tujuan tersebut - itu tidak terlalu mudah untuk memastikan bahwa Anda mengantarkannya.
Perencanaan yang baik, kepemimpinan yang kuat dan kemampuan untuk melihat gambaran besar serta detailnya akan sangat membantu.
Kelola The Handover To Live
Menyampaikan tujuan proyek bukanlah akhir dari peran Anda sebagai manajer proyek. Hal yang paling penting pada akhir tahap eksekusi adalah memastikan bahwa Anda memberikan penyerahan yang jelas dan lengkap kepada tim yang akan mengelola proyek ke depannya.
Serah terima yang baik berarti Anda bisa mundur selangkah. Anda tidak akan lagi menjadi orang yang 'pergi ke' tentang proyek, dan Anda akan dapat melanjutkan ke proyek berikutnya dengan mengetahui bahwa tim bisnis dapat membuat yang terbaik dari apa yang telah Anda sampaikan kepada mereka.
Bagikan Pengetahuan
'Pelajaran yang didapat' adalah bagaimana kami menggambarkan apa yang dipelajari melalui proyek yang dapat digunakan pada inisiatif lain di masa depan. Manajer proyek harus mengadakan pertemuan pembelajaran di akhir proyek. Ini membantu tim tumbuh dan mempertahankan pengetahuan organisasi. Dengan kata lain, itu menghentikan perusahaan membuat kesalahan yang sama lagi.
Jadi itulah yang dilakukan seorang manajer proyek sepanjang hari. Daftar To Do Anda yang sebenarnya mungkin terlihat sedikit berbeda dari daftar ini, tetapi pada dasarnya semua tugas di sana akan berkontribusi pada elemen-elemen ini sebagai manajer proyek. Ini adalah pekerjaan yang luas dan menantang, tetapi juga beragam dan merupakan pilihan karir yang hebat!