Manajemen program adalah pilihan karir yang menguntungkan dan dibayar dengan baik. Tetapi itu bisa menjadi peran yang menantang juga.
Berikut adalah sepuluh hal yang harus disadari oleh setiap manajer program baru sebelum memulai peran.
Manajemen Program Tidak Sama dengan Manajemen Proyek
Manajemen proyek secara umum diterima untuk menjadi semua tentang perencanaan pekerjaan, mengatur tugas dan sumber daya, mengendalikan proses dan memberikan tujuan tertentu.
Entah itu membuka kantor baru, meluncurkan aplikasi baru atau membangun stadion Olimpiade, proyek memiliki awal yang jelas, menengah dan akhir serta serangkaian tujuan yang jelas.
Program sedikit berbeda. Anda masih harus memiliki orang yang mengatur tugas, mengelola sumber daya, bekerja melalui proses dan sebagainya, tetapi mereka melaporkan kepada Anda sebagai manajer program. Ada banyak yang kurang mencentang tugas sebagai lengkap pada rencana proyek tetapi banyak pekerjaan yang lebih strategis dan membangun hubungan.
Manajemen program adalah tentang menjaga perubahan transformatif di jalur untuk memberikan sesuatu yang bernilai kepada organisasi dari waktu ke waktu. Tanpa seseorang yang bertindak sebagai manajer program, yang Anda miliki adalah serangkaian proyek yang disampaikan secara acak dan tanpa tema pemersatu. Manajer program adalah orang yang menyatukan semuanya.
Ada Ketidakpastian ... Mengatasinya
Program secara inheren tidak pasti. Meskipun Anda mungkin tahu apa gambaran besarnya, itu hanya pernyataan visi ketika Anda memulai.
Cara yang tepat untuk menuju ke sana dan proyek apa yang akan diperlukan selama lima tahun ke depan ... yah, itu adalah sesuatu yang harus Anda kerjakan saat Anda pergi.
Anda akan mulai dengan perencanaan terperinci untuk apa yang Anda ketahui dan membangun gambaran tentang bagaimana menangani sisanya saat Anda semakin dekat. Secara progresif memperpanjang perencanaan dan penyampaian cakrawala hingga Anda tidak bisa melangkah lebih jauh.
Memblokir waktu secara berkala untuk merencanakan langkah selanjutnya. Anda juga dapat menggunakan kesempatan ini untuk memastikan bahwa Anda masih di jalur untuk memberikan nilai bisnis.
Watch Out for Burnout
Sementara sebuah proyek mungkin berakhir dalam setahun atau lebih, program dapat terus berlanjut. Pekerjaan dekomisioning nuklir di situs Sellafield di Inggris memiliki tonggak pengiriman hingga 2025 dan seterusnya, misalnya.
Manajer program perlu melindungi tim mereka dari kelelahan. Anda tidak dapat bekerja dengan kecepatan tinggi untuk jangka waktu tersebut, jadi pastikan anggota staf Anda mendapatkan waktu henti yang memadai. Ini harus menjadi periode waktu tenang di tempat kerja dengan pengiriman yang lebih sedikit dan waktu yang cukup jauh dari kantor untuk liburan.
Kelola cuti sakit dengan cermat, perhatikan laporan lembur Anda dan waspada terhadap fakta bahwa kesejahteraan tim Anda adalah yang terpenting jika Anda ingin memangkas atrisi dan menjaga orang-orang berbakat Anda untuk kehidupan program.
Anda Harus Mengelola Kecepatan
Ketika Anda mengirimkan program yang memiliki tanggal penyelesaian yang jauh, Anda perlu mengatur kecepatan pekerjaan. Sulit untuk menjaga momentum selama beberapa tahun, sehingga peran Anda sebagai manajer program adalah menyulap prioritas dan proyek sehingga ada output terukur yang dikirimkan secara teratur.
Campurkan kemenangan cepat dan kemajuan mantap menuju sasaran gambar yang lebih besar. Ini membantu tim melihat bahwa Anda bergerak maju dan memastikan bahwa ada beberapa cerita sukses jangka pendek untuk dibagikan agar motivasi tetap tinggi . Akhirnya, ini membantu para investor dan tim manajemen eksekutif melihat bahwa ada kemajuan yang sedang dibuat.
Latih Tim Anda untuk Sukses
Program sering memberikan sesuatu yang baru, unik atau transformatif untuk organisasi. Salah satu tantangan untuk mengerjakan prakarsa semacam itu adalah Anda mungkin tidak memiliki keterampilan di dalam perusahaan untuk dapat menyelesaikan semua tugas dan proyek yang diperlukan.
Tidak apa-apa, dan harus diharapkan. Tugas Anda sebagai manajer program baru adalah memastikan bahwa Anda dapat meningkatkan keterampilan, melatih, dan mengembangkan orang-orang yang Anda miliki sehingga bersama-sama Anda dapat mengatasi semua persyaratan sumber daya.
Mungkin ada beberapa area di mana Anda hanya membutuhkan sumber daya tertentu untuk jangka waktu terbatas. Misalnya, Anda tidak akan melatih salah satu staf Anda tentang cara menjadi pengemudi truk fork-lift jika itu adalah keterampilan yang Anda butuhkan hanya untuk satu minggu, membongkar pengiriman sesuatu. Tetapi jika Anda mengubah cara kehadiran online perusahaan Anda dikelola, mungkin akan sangat berharga untuk memiliki keterampilan pengembangan situs web di rumah bersama dengan beberapa keahlian tentang media sosial atau pengoptimalan mesin telusur. Ini adalah keterampilan yang akan diandalkan bisnis dalam jangka panjang.
Buat keputusan tentang yang mana yang perlu Anda masukkan ke dalam tim dan mana yang harus dialihdayakan. Kemudian pastikan program Anda dapat memberikan pelatihan dan tugas-tugas rekrutmen yang diperlukan untuk siap mengelola output yang dihasilkan setiap proyek.
Pemerintahan Lebih Kompleks
Jika Anda berasal dari latar belakang manajemen proyek maka tata kelola tidak akan menjadi kejutan bagi Anda. Ini adalah cara di mana proyek dan struktur program diatur dan dikendalikan untuk memastikan bahwa pengambilan keputusan dilakukan dengan cara yang benar dan bahwa orang yang tepat terlibat. Sangat penting untuk memastikan pekerjaan sedang dikembangkan dengan cara yang sesuai dengan kasus bisnis secara keseluruhan dan itu membantu menjaga orang-orang bertanggung jawab.
Tata kelola juga merupakan cara agar Kantor Manajemen Proyek dan eksekutif senior dapat memastikan bahwa program ini sesuai untuk memberikan manfaat - dan menyediakan rute formal untuk menutup proyek atau seluruh program jika dapat ditunjukkan bahwa manfaat tersebut tidak akan lagi tercapai.
Pemerintahan lebih kompleks dalam lingkungan program daripada di lingkungan proyek. Dewan Proyek dan Kelompok Pengarah biasanya memiliki keanggotaan tingkat-eksekutif. Ini diharapkan sebagai hasil akhir dari suatu program biasanya adalah transformasi bisnis.
Program juga berdampak pada proses bisnis seperti biasa dan operasi harian organisasi, sehingga investasi biasanya signifikan, dengan dampak P & L. Ini juga membutuhkan tingkat pengawasan yang lebih tinggi daripada proyek modal.
Sederhanakan tata kelola program untuk program Anda dengan memastikan Anda memiliki orang yang tepat dalam pengambilan keputusan peran dan dengan memiliki tanggung jawab yang jelas untuk orang-orang di tim.
Perencanaan Jauh Lebih Keras…
Merencanakan sebuah program lebih sulit daripada merencanakan sebuah proyek karena ada banyak bagian yang bergerak, tetapi Anda dapat membantah bahwa itu lebih menyenangkan juga!
Biasanya manajer proyek yang terlibat dalam program akan menempatkan rencana proyek mereka bersama. Kemudian tim manajemen program bertemu dan di bawah arahan Anda sebagai manajer program, rencana tersebut terintegrasi.
Ini mudah dikatakan, tetapi tidak mudah dilakukan. Ini membutuhkan identifikasi ketergantungan antara proyek dan tugas proyek. Ini memaksa Anda untuk melihat persyaratan sumber daya untuk seluruh program dan untuk menyulap kegiatan di sekitar agar sesuai dengan ketersediaan orang-orang kunci. Dan itu bukan tugas satu kali saja.
Setelah rencana program terpadu Anda disatukan, Anda dapat melacaknya dalam bagan Gantt atau alat perangkat lunak lainnya. Ketika manajer proyek Anda melacak proyek-proyek mereka secara waktu nyata, Anda harus membuat penyesuaian terhadap rencana program, membuat setiap orang mendapat informasi tentang perubahan dan mengeja apa artinya ini bagi area kerja mereka.
... Tapi Anda Tidak Harus Merencanakan Setiap Baris
Sebagai manajer program, Anda bergantung pada manajer proyek Anda untuk melakukan perencanaan terperinci. Tidak praktis atau diinginkan bagi Anda untuk melacak rencana dengan ribuan dan ribuan tugas.
Anda memerlukan tampilan tingkat tinggi yang digulung dari proyek, dengan cukup detail untuk menunjukkan kepada Anda apakah sesuatu akan berdampak pada tingkat program.
Cara termudah untuk melakukannya adalah dengan aplikasi perangkat lunak khusus (10 perangkat lunak program dan program yang terbukti ini adalah tempat yang baik untuk memulai). Mencoba mengelola program multi-juta dolar Anda pada spreadsheet tidak akan mudah.
Anda Perlu Meningkatkan Pendelegasian Anda
Betapapun bagusnya Anda dalam mendelegasikan, berada dalam peran manajemen program berarti Anda harus menjadi lebih baik dalam hal itu.
Kabar baiknya adalah Anda harus memiliki tim manajer proyek, dan Anda bahkan mungkin memiliki Kantor Manajemen Program khusus untuk mendukung perubahan transformatif Anda.
Kabar buruknya adalah Anda mungkin tidak!
Ada banyak pekerjaan yang harus dilakukan pada sebuah program, dan mengaturnya untuk memastikan bahwa semua bagian yang bergerak bergerak bersama pada waktu yang tepat adalah upaya besar. Anda tidak dapat melakukannya sendirian dan Anda tidak boleh mencoba. Cari tahu berapa banyak waktu yang Anda butuhkan untuk melakukan inisiasi program dan kemudian pastikan Anda memiliki tim di tempat untuk mendukung Anda.
Jika Anda tidak memiliki siapa pun di Kantor Manajemen Program Anda, mintalah seseorang untuk diperbantukan ke tim manajemen program. Ada banyak hal yang harus mereka lakukan: seseorang dalam peran koordinasi proyek akan ditempatkan dengan sempurna untuk memberikan koordinasi yang dibutuhkan di tingkat program, membebaskan Anda untuk terlibat dengan tugas-tugas strategis.
Jangan Khawatir Konflik
Ada banyak untaian untuk program. Dari proyek dengan pemangku kepentingan yang sulit hingga tenggat waktu yang tidak dapat diraih, setiap hari akan memberi Anda peluang untuk konflik. Waspada terhadap hal - hal yang mengganggu kinerja proyek dan bersiaplah untuk melangkah ketika diperlukan untuk menghadang situasi konflik sebelum dimulai .
Mana dari 10 hal ini yang mengejutkan Anda? Bagikan pendapat Anda tentang manajemen program di saluran media sosial favorit Anda!