Bagaimana Formal Audit Proyek
Audit proyek biasanya merupakan latihan formal.
Setara informal biasanya disebut peer review. Di sinilah seorang kolega memeriksa proyek Anda dan dokumentasi terkait dan memberi Anda umpan balik tentang di mana Anda harus menghabiskan lebih banyak waktu.
Audit proyek bersifat formal karena biasanya mereka memiliki serangkaian pertanyaan yang jelas dan dilakukan oleh seseorang yang melakukan hal semacam itu secara teratur.
Siapa yang Melakukan Audit Proyek
Orang yang melakukan audit proyek Anda mungkin adalah manajer proyek lain (mungkin seseorang dengan banyak pengalaman dalam menjalankan proyek) tetapi kemungkinan besar adalah seseorang dari Kantor Proyek yang sering menjalankan audit.
Ini akan menjadi seseorang yang dapat menganggap dirinya tidak memihak sehingga tidak akan menjadi manajer lini atau sponsor proyek Anda. Bahkan bisa menjadi tim orang, tergantung pada ukuran proyek.
Cara Mempersiapkan Audit Proyek
Hal pertama, dan utama, yang harus diatur adalah memiliki salinan dokumentasi proyek Anda untuk auditor untuk ditinjau.
Jika Anda memiliki koordinator proyek , minta mereka untuk mengumpulkan paket dokumen (sebaiknya elektronik). Anda harus memiliki semua informasi Anda dengan mudah diakses tetapi bahkan jika Anda melakukannya, langkah ini masih bisa memakan waktu. Minimal, pastikan Anda memiliki rencana proyek , catatan risiko , log isu, anggaran , dan jadwal yang tersedia untuk auditor.
Siapa yang Perlu Terlibat
Ini tergantung pada hal-hal yang ingin dilihat oleh auditor. Anda, sebagai manajer proyek, harus meluangkan waktu bersama mereka. Harapkan anggota tim Anda untuk juga dipanggil untuk mengobrol dengan auditor.
Ingatlah bahwa semakin lama mereka menghabiskan waktu untuk mengerjakan tugas-tugas yang terkait dengan audit, semakin sedikit waktu yang mereka miliki untuk pekerjaan proyek, jadi Anda mungkin harus menjadwal ulang beberapa kegiatan dan bekerja lebih lambat selama periode audit.
Berapa Lama Audit Proyek Dibutuhkan
Tidak ada periode waktu yang tetap untuk audit proyek. Pada proyek-proyek besar, Anda akan menemukannya membutuhkan waktu lebih lama. Pada proyek-proyek kecil, auditor dapat dilakukan dalam beberapa jam. Segera setelah Anda tahu bahwa proyek Anda akan diaudit, tanyakan kepada tim audit Anda berapa lama mereka mengantisipasi pekerjaan mereka.
Apa yang Audit Tampak
Jika audit dipanggil karena perhatian khusus, seperti kegagalan untuk mencapai target kualitas, maka harapkan untuk menyelidiki area tersebut secara mendalam. Audit rutin akan melihat secara luas pada berbagai area manajemen proyek dan hasil yang sedang dikerjakan proyek. Ini akan mencakup waktu, biaya dan kualitas proyek Anda, dan keterlibatan pemangku kepentingan.
Tujuan audit adalah untuk mengetahui apakah proyek akan mencapai tujuannya atau tidak.
Jika auditor merasa bahwa berdasarkan kinerja saat ini, proyek tidak akan mencapai tujuan tersebut, dia akan mengajukan rekomendasi untuk tindakan.
Rekomendasi Tergantung pada Apa yang Ditemukan
Rekomendasi dalam laporan auditor akan tergantung pada apa yang mereka temukan. Harapkan mereka untuk menjadi positif dan diungkapkan dengan cara yang seharusnya memungkinkan Anda untuk mengadopsinya dengan mudah. Mereka harus praktis.
Pada satu ekstrim, auditor dapat merekomendasikan bahwa proyek Anda ditutup, meskipun ini hanya akan terjadi jika mereka merasa bahwa tidak ada kemungkinan bahwa setiap proyek yang bekerja dari titik ini akan memberikan nilai apa pun bagi organisasi.
Lihatlah audit proyek Anda sebagai pengalaman positif. Ini harus memberi Anda peringatan dini dari tanda-tanda bahwa proyek Anda sedang bermasalah dan ini merupakan peluang untuk bekerja dengan seorang profesional proyek yang berpengalaman.
Menerapkan rekomendasi mereka seharusnya membuat Anda, tim Anda dan proyek Anda lebih sukses, dan itu hanya bisa menjadi hal yang baik.