5 Cara Membedakan Pekerjaan Proyek dan Pekerjaan Biasa
Ketika saya berbicara dengan orang-orang dalam tim, mereka sering mengatakan kepada saya bahwa mereka tidak yakin apakah mereka bekerja pada proyek atau 'hanya' melakukan bisnis seperti fungsi biasa. Kedua peran diperlukan dalam suatu organisasi dan sama-sama valid, tetapi dapat membantu untuk memahami apa yang sedang Anda kerjakan sehingga Anda dapat lebih baik melihat di mana itu cocok dalam organisasi secara keseluruhan.
Mari kita perjelas perbedaannya sehingga Anda yakin dengan apa itu proyek dan apa yang merupakan bagian dari bisnis seperti biasa. Ada lima perbedaan utama antara pekerjaan proyek dan bisnis sebagai pekerjaan biasa. Anda akan sering melihat 'bisnis seperti biasa' disingkat sebagai BAU.
Proyek Mengubah Bisnis; BAU Mengidentifikasi Perubahan
Pertama, ada perbedaan dalam bagaimana perubahan ditangani.
Bisnis seperti biasa menjalankan bisnis. Mereka menyalakan lampu. Mereka melayani pelanggan, dan mereka mencapai target. Tim BAU juga adalah yang pertama mengetahui kapan proses bisnis yang ada tidak berfungsi dan tidak sesuai dengan tujuan. Ketika itu terjadi, tim BAU adalah orang-orang yang mengidentifikasi perlunya perubahan.
Seorang manajer, sebagai bagian dari tinjauan strategis, dapat menyarankan perubahan apa yang perlu dilakukan untuk divisi atau unit bisnis tersebut untuk mencapai tujuan mereka. Atau, percikan terang di departemen mungkin mengemukakan saran untuk perubahan melalui skema saran karyawan.
Di ujung lain dari spektrum, Anda mungkin memiliki kasus bisnis lengkap yang dihasilkan oleh manajer senior untuk memberikan perubahan yang diperlukan untuk membantu divisi mereka mencapai target mereka untuk tahun ini.
Ini bukan hanya menyederhanakan proses bisnis. Mereka yang bekerja dalam peran BAU mungkin juga menyadari bahwa perubahan itu penting karena perubahan dalam kerangka peraturan atau sebagai bagian dari situasi persaingan untuk organisasi.
Staf garis depan bekerja untuk memberikan strategi, dan mereka tahu apa yang mereka ingin berbeda untuk sampai ke sana.
Proyek adalah mekanisme untuk mengimplementasikan perubahan itu. Proyek mengirimkan perubahan ke dan melalui fungsi BAU menggunakan manajemen proyek. Kami akan menjelaskan apa manajemen proyek lebih lanjut. Organisasi proyek bekerja untuk menyampaikan perubahan yang telah diidentifikasi oleh tim BAU. Ini terjadi setelah melalui proses persetujuan proyek yang biasanya merupakan kasus bisnis dan persetujuan manajemen senior.
Itu tidak berarti bahwa orang-orang dalam peran proyek tidak dapat menyarankan perbaikan pada praktik bisnis, tetapi mereka akan melakukannya di bawah peran mereka sebagai karyawan, bukan sebagai bagian dari peran proyek mereka.
Perpecahan ini, yang juga akan Anda rangkum sebagai 'ubah bisnis, jalankan bisnis,' juga terlihat di akhir proyek. Perubahan yang dilakukan oleh suatu proyek adalah menghasilkan output. Itu bisa menjadi bagian dari perangkat lunak baru, bangunan, layanan baru atau yang lain. Tim BAU bertanggung jawab untuk mengambilnya dan memanfaatkannya dengan baik untuk memberikan manfaat bisnis. Dengan kata lain, proyek memberikan kemampuan untuk mendapatkan manfaat, dan operasi BAU menggunakan kemampuan itu untuk mendapatkan manfaatnya.
Proyek Mengelola Risiko; BAU Mitigasi Risiko
Agar fungsi bisnis seperti biasa menjadi efektif, Anda akan menemukan bahwa tim BAU berusaha untuk memitigasi semua risiko terhadap operasi. Mengambil ketidakpastian dari bisnis untuk stabilitas organisasi yang lebih baik dan proses berulang adalah hal yang baik.
Dengan sifat mereka yang unik dan tidak pasti, proyek memerlukan unsur risiko. Perusahaan ini membuat sedikit lompatan ke yang tidak diketahui hanya dengan melakukan proyek, karena memperkenalkan perubahan dan memberikan sesuatu yang tidak ada sebelumnya.
Tim proyek, oleh karena itu, pendekatan risiko dengan cara yang berbeda ke sisi BAU organisasi. Manajer proyek berusaha mengelola risiko, baik positif maupun negatif , untuk mendapatkan hasil terbaik. Itu mungkin termasuk mengurangi risiko untuk mencoba membatasi kemungkinan bahwa itu akan terjadi, tetapi itu termasuk strategi manajemen risiko lainnya juga.
Tidak mungkin Anda akan pernah memadamkan risiko pada proyek, tetapi Anda mungkin bisa melakukannya untuk alasan operasional yang baik untuk pekerjaan BAU Anda.
Proyek-proyeknya terikat waktu; BAU Sedang Berlangsung
Proyek memiliki awal, tengah dan akhir. Ini adalah siklus hidup proyek . Faktanya, karakteristik yang paling menentukan dari sebuah proyek adalah bahwa proyek itu selesai. Manajer proyek dan tim proyek bekerja pada proyek selama waktu ini. Kemudian tim dibubarkan selama serah terima dan akhir fase di bagian akhir.
BAU tidak berhenti. Anda dapat, tentu saja, menutup suatu fungsi atau menghentikan suatu proses jika tidak lagi diperlukan untuk bisnis - meskipun itu akan dikelola sebagai proyek !. Fungsi BAU menghasilkan pekerjaan yang sedang berjalan tanpa tanggal akhir yang dapat diperkirakan.
Proyek Bisa Kapitalisasi; BAU Seringkali Tidak Bisa Jadi
Proyek dapat dikapitalisasi dan seringkali BAU tidak dapat - Anda bergantung pada biaya operasional untuk bisnis Anda yang sedang berjalan sebagai pekerjaan biasa. Dengan kata lain, perlakuan akuntansi untuk proyek dan tugas 'lain' berbeda.
Pendanaan proyek sering berhubungan dengan membawa aset ke layanan, yang berarti biaya dapat dikapitalisasi. Dalam beberapa kasus, tergantung di mana Anda berada di dunia dan peraturan akuntansi lokal Anda, Anda bahkan dapat mengambil biaya proyek di bawah garis.
Biaya BAU biasanya dianggap sebagai opex (pengeluaran operasional) dan dilacak dalam laporan laba rugi perusahaan.
Pendanaan proyek dan pendanaan bisnis, secara umum, adalah bidang yang sangat khusus sehingga selalu terbaik untuk meminta nasihat dari ahli Keuangan Anda sebelum membuat penilaian tentang apa yang seharusnya dan tidak boleh dikapitalisasi dalam organisasi Anda. Aturan akuntansi berbeda dari satu negara ke negara lain, dan bahkan dari organisasi ke organisasi di mana bisnis individu memiliki proses tertentu dan cara melakukan sesuatu.
Jika ragu, selalu periksa!
Proyek-Proyek Melibatkan Tim Lintas Fungsional; BAU Melibatkan Tim Fungsional
Akhirnya, ada perbedaan besar dalam susunan tim proyek. Proyek-proyek cenderung melibatkan tim ahli multidisiplin yang disatukan untuk menghasilkan output tertentu. Mengetahui bagaimana memotivasi tim proyek adalah penting karena terkadang proyek dimulai tanpa tujuan yang dikomunikasikan kepada semua orang. Jika orang tidak memiliki pemahaman yang jelas tentang apa yang mereka kerjakan, maka mereka cenderung tidak melakukan pekerjaan terbaik mereka.
Tim proyek terdiri dari orang-orang yang mengisi peran tertentu. Ini bukan jabatan tetapi posisi dalam proyek dengan tanggung jawab yang berbeda. Peran utama dalam tim proyek adalah:
- Sponsor Proyek
- Manajer proyek
- Pemasok Senior (organisasi yang bertanggung jawab untuk melakukan pekerjaan, yang bisa menjadi tim internal seperti TI atau kontraktor atau vendor eksternal)
- Pelanggan (ini dapat berupa pelanggan internal seperti manajer departemen yang berbeda, atau, dalam organisasi layanan klien, pelanggan yang Anda berikan proyek)
- Pakar Matter Subjek (orang yang dibawa ke tim baik untuk durasi proyek atau bagian dari itu yang menggunakan keahlian mereka untuk berkontribusi pada keberhasilan proyek).
Cari tahu lebih lanjut tentang peran dalam tim proyek .
BAU bekerja, di sisi lain, dikelola oleh tim fungsional. Mereka adalah ahli dalam hak mereka sendiri tetapi dikelompokkan bersama sebagai divisi dan biasanya dengan lebih sedikit tumpang tindih lintas fungsional ke departemen lain daripada tim proyek.
Biasanya sangat jelas apa yang seharusnya mereka kerjakan dan tujuan untuk tim. Mereka akan memiliki target yang jelas dan visi untuk peran yang dimainkan departemen dalam perusahaan. Contohnya adalah tim layanan pelanggan, yang bekerja sebagai bagian dari divisi layanan pelanggan yang lebih besar yang menangani panggilan dan email dari pelanggan tentang produk Anda.
Ini rumit: ada tumpang tindih. Misalnya, seorang pemimpin tim di pusat panggilan pelanggan itu adalah seorang spesialis di bidangnya. Mereka mungkin diperbantukan ke tim proyek untuk mengelola paket pekerjaan dan sumber daya yang berkaitan dengan pengiriman bagian dari proyek yang berhubungan dengan kontak pelanggan. Tetapi dalam pekerjaan proyek mereka, mereka mengambil peran Ahli Matter Subjek, bukan Pemimpin Tim Layanan Pelanggan. Sebagai anggota tim proyek, mereka akan bertanggung jawab atas bagian mereka dari anggaran proyek dan memiliki tingkat keleluasaan yang tinggi tentang bagaimana pekerjaan dilakukan untuk mencapai tujuan akhir. Mereka mungkin tidak memiliki ini dalam peran BAU mereka.
Konflik Antara BAU dan Proyek
Pekerjaan proyek dan pekerjaan BAU dapat duduk berdampingan dengan baik, tetapi lebih sering daripada tidak ada ketegangan. Itu terjadi karena proyek mencoba mengubah status quo. Status quo bekerja cukup baik, dan orang-orang tidak, untuk sebagian besar, seperti perubahan, jadi selalu akan ada sedikit ketegangan di sana.
Kedua, ketika Anda meminta orang untuk bergabung dengan tim proyek Anda, mereka dapat menderita konflik kesetiaan. Apakah tanggung jawab pertama mereka untuk pekerjaan sehari-hari atau proyek? Tujuan yang jelas dan komitmen yang kuat untuk proyek dari manajemen dapat membantu di sini, serta menjaga jalur komunikasi tetap terbuka sehingga mereka tahu apa yang seharusnya menjadi prioritas perusahaan dan tim.
Ketiga, menjaga bisnis tetap berjalan adalah prioritas utama. Ini memiliki implikasi bagi tim proyek yang mungkin melihat pemotongan pendanaan mereka, sumber daya utama ditarik kembali ke peran BAU dan rentang waktu tertunda karena pekerjaan yang harus dilakukan dengan menjaga operasi sehari-hari dari organisasi akan menarik fokus.
Manajer proyek dapat merasa frustrasi dengan ini tetapi akan selalu seperti itu, dan memang seharusnya begitu. Tidak ada gunanya memberikan proyek yang fantastis jika perusahaan telah gagal sementara dan tidak ada yang tersisa untuk menggunakan apa yang telah Anda bangun!
Dengan pedoman ini, Anda harus mudah melihat apakah Anda mengerjakan proyek atau BAU atau keduanya.