Manajer terbaik memahami pentingnya peristiwa ini, dan mereka memahami bahwa menghasilkan pertemuan yang hebat membutuhkan perencanaan dan upaya yang disengaja.
Artikel ini menawarkan sepuluh kiat untuk membantu Anda memanfaatkan waktu kolaborasi berharga ini dengan tim Anda. Berikut adalah kiat tentang cara memperkuat rapat tim Anda.
Memiliki Sikap Positif Tentang Rapat
Ini adalah hal paling penting yang dapat dilakukan seorang manajer sebagai pemimpin untuk meningkatkan rapat tim. Saya terkejut betapa banyak manajer yang bangga menyatakan ketidaksukaan mereka terhadap pertemuan. Untuk mencapai hasil yang signifikan, memecahkan masalah, membuat keputusan, menginformasikan, menginspirasi, berkolaborasi, dan memotivasi, manajer perlu bekerja dengan orang.
Itu berarti sesekali mengajak orang-orang itu berkumpul di sebuah ruangan atau di sebuah panggilan konferensi dan berbicara dengan mereka. Mengelola bukan tentang duduk di kantor dengan pintu tertutup mengirim email. Sebagai pemimpin, cobalah melihat pertemuan sebagai manifestasi kepemimpinan . Ini menunjukkan waktu kepemimpinan, bukan sesuatu yang menakutkan seperti perjalanan ke dokter gigi.
Ingat, Anda Memiliki Pertemuan
Jangan mendelegasikan perencanaan agenda kepada asisten administratif atau anggota tim lain.
Sebagai pemimpin, ini pertemuan Anda . Adalah tugas Anda untuk merencanakan dan menjalankan rapat. Untuk menempatkan diri Anda dalam kerangka berpikir yang benar, tanyakan dan jawab pertanyaan berikut: "Setelah pertemuan ini, apa yang akan saya inginkan agar orang-orang pelajari, raih, atau pecahkan?"
Selalu Siapkan Agenda
Setiap artikel yang pernah Anda baca tentang rapat kerja yang efektif termasuk saran untuk menyiapkan agenda .
Namun, kami masih muncul di pertemuan di mana tidak ada agenda untuk ditemukan. Tindakan merencanakan agenda membantu Anda fokus dan mengidentifikasi topik prioritas untuk rapat.
Mintalah Masukan di Agenda
Meskipun itu tanggung jawab utama manajer untuk mengembangkan agenda, anggota tim dapat diundang untuk menyumbangkan barang-barang agenda. Kirim panggilan untuk ide beberapa hari sebelum pertemuan.
Spice It Up!
Taruh sedikit variasi dalam format. Berikut beberapa hal yang dapat Anda lakukan untuk membumbui rapat tim Anda:
- Undang pembicara tamu
- Rayakan sesuatu
- Lakukan "meja bundar belajar" - minta anggota tim saling bergantian untuk saling mengajar
- Tonton Ted Talk yang relevan dengan agenda rapat
- Jalankan aktivitas membangun tim
- Ubah lokasi (pertimbangkan untuk mengambil pertemuan di luar situs)
- Bawakan makanan yang menyenangkan atau menarik
- Adakan pertemuan "agenda tunggal"
- Mintalah pembaruan putaran petir
- Libatkan tim dalam brainstorming
- Tukar kursi; beralih apa pun untuk memecah monoton
Biarkan Beberapa "Ruang Putih" untuk Kreativitas dan Keterlibatan spontan
Jangan menjejalkan begitu banyak item ke dalam agenda yang Anda perjuangkan untuk menyelesaikannya. Sebaliknya, sisakan ruang di bagian akhir untuk diskusi spontan. Jika pertemuan berakhir lebih awal, maka biarkan semua orang pergi lebih awal.
Orang menghargai waktu juga.
Gunakan Rapat Tim untuk Berkolaborasi
Alih-alih hanya berbagi informasi, cobalah memecahkan masalah atau bekerja dengan kelompok saat tiba pada keputusan. Ya, itu menantang dan bisa berantakan, tapi disitulah kami mendapatkan nilai paling banyak dari rapat.
Meringankan
Menjadi pemimpin rapat bukanlah tentang memamerkan otoritas atau menyalahgunakan kekuasaan. Menghukum seseorang karena terlambat di depan tim adalah contoh untuk melakukan ini. Memiliki rasa humor dan kerendahan hati.
Mengikuti
Melacak item tindakan dan memastikan orang melakukan apa yang mereka katakan akan mereka lakukan. Sungguh frustasi untuk muncul ke pertemuan berikutnya dan mencari tahu separuh tim tidak repot-repot melakukan apa yang mereka lakukan pada pertemuan terakhir. Tindak lanjuti sebelum pertemuan dan pertahankan orang-orang bertanggung jawab atas komitmen mereka.
Jadilah Pemimpin Model Peran
Pertemuan tim bukanlah waktu untuk menurunkan kewaspadaan dan menendang kembali dengan tim Anda. Peganglah diri Anda dan tim Anda dengan standar perilaku tertinggi, yang berarti tidak ada lelucon off-color, memilih anggota tim, sinisme, dan sarkasme, atau bashing departemen atau manajemen lain. Pikirkan tentang pemimpin yang baik yang Anda ingin dikenal, dan kemudian muncul di setiap pertemuan yang menjadi pemimpin itu.
Garis bawah
Kesempatan untuk bertemu dan bekerja dengan tim Anda adalah hal yang mengerikan untuk disia-siakan. Sangat penting bahwa Anda mengembangkan disiplin untuk merencanakan dan memimpin pertemuan yang orang menghargai dan mendorong inisiatif ke depan.
Diperbarui oleh Art Petty