Diterbitkan 8/1/2015
Kemungkinannya adalah, ketika seseorang dipromosikan ke peran manajemen pertama mereka, itu akan menjadi kali pertama mereka mengelola anggaran departemen.
Kebanyakan manajer baru menerima sedikit atau tidak ada pelatihan formal tentang cara mengembangkan perkiraan anggaran, melacak pengeluaran mereka, atau bagaimana melakukan penyesuaian tengah tahun. Mereka sering menyerahkan spreadsheet atau laporan dari manajer mereka, atau departemen keuangan, dan diharapkan tahu bagaimana melakukannya, atau belajar dengan trial and error.
Sementara "trial and error" dapat menjadi cara yang efektif untuk mempelajari keterampilan baru, akan lebih baik jika manajer baru tidak perlu membuat terlalu banyak kesalahan yang menyakitkan.
Berikut adalah beberapa pelajaran dari pembelajaran trial and error saya sendiri, yang saya percaya sebagian besar manajer baru dapat memperoleh manfaat dari:
Investasikan Waktu untuk Belajar Sejak Dari Mulai
Tidak ada waktu yang lebih baik untuk menanyakan pertanyaan "bodoh" daripada ketika Anda baru terhadap sesuatu dan belum pernah melakukannya. Lebih baik bertanya dan menghabiskan waktu belajar di muka, daripada menunggu sampai seseorang harus menunjukkan kesalahan Anda . Meminta waktu dari manajer Anda (atau pendahulu jika Anda bisa) untuk meninjau filosofi yang mendasari, tujuan menyeluruh, format, dan setiap item baris. Jika organisasi Anda memiliki orang keuangan, mintalah orang itu untuk menghabiskan waktu bersama Anda juga. Sebagian besar akan merasa tersanjung dan mau berbagi keahlian mereka. Lagi pula, jika mereka dapat melatih Anda bagaimana melakukan sesuatu sesuai dengan spesifikasi mereka di muka, Anda akan lebih sedikit sakit kepala bagi mereka di kemudian hari.
Ikuti kursus "Keuangan dan Penganggaran untuk Manajer Non-Keuangan"
Tanyakan pada sekolah bisnis lokal di universitas Anda, di bawah “Pendidikan Eksekutif.” Sebagian besar sekolah bisnis menawarkan kursus satu hingga tiga hari, non-kredit. Selama atau setelah kursus, luangkan waktu untuk meninjau laporan tahunan perusahaan Anda, dan memahami berbagai rasio keuangan dan laporan.
Kelola Anggaran Departemen Anda Seperti Ini Bisnis Anda Sendiri
Ketika kami bekerja untuk organisasi besar, kami akhirnya memperlakukan uang "perusahaan" seperti itu tumbuh di pohon. Tidak, dan sekarang adalah pekerjaan Anda sebagai manajer untuk mengambil kepemilikan pribadi atas sumber daya departemen Anda.
Jadilah Pemain Tim
Jika memungkinkan, tinjau anggaran manajer Anda. Meskipun penting untuk mengambil kepemilikan anggaran Anda, unit Anda adalah bagian dari entitas yang lebih besar. Minta manajer Anda untuk menunjukkan di mana anggaran Anda cocok dan mendukung gambaran besar, serta interdependensi dengan rekan-rekan Anda. Mungkin ada saat-saat ketika departemen lain membutuhkan uang untuk tujuan yang merupakan prioritas lebih tinggi dari Anda. Jangan menunggu untuk diminta atau diambil - proaktif dan tawarkan untuk membantu rekan manajer Anda. Anda akan terlihat strategis dan kolaboratif .
Jangan main game bodoh
Hanya karena "semua orang melakukannya," tidak berarti itu tidak bodoh dan buruk bagi perusahaan. Contoh permainan penganggaran bodoh yang biasa dimainkan manajer adalah "gunakan atau habiskan." Saat Anda mendekati akhir tahun, dan anggaran Anda berjalan di bawah perkiraan Anda. Di tahun-tahun sebelumnya, ketika Anda belum membayar, anggaran tahun depan Anda ditetapkan berdasarkan tahun itu sebenarnya.
Jadi, agar anggaran Anda tidak dipotong lagi, Anda pergi berbelanja - membeli barang yang tidak Anda butuhkan atau persediaan jika Anda membutuhkannya.
Lacak Pengeluaran Anda Bulanan dan Lakukan Koreksi Proaktif
Jangan berasumsi bahwa "seseorang" akan memberi tahu Anda ketika Anda melebihi anggaran. Bahkan, Anda bahkan mungkin harus meminta laporan bulanan atau melacak sendiri. Jangan menunggu sampai akhir tahun, ketika itu kejutan (bagi Anda dan atasan Anda). Saat itu, sudah terlambat untuk menyelidiki dan melakukan koreksi. Bertanggung jawab, ukur diri Anda, dan laporkan secara proaktif kepada manajer Anda.
Jadilah Transparan dan Libatkan Tim Anda
Bagikan anggaran Anda dengan tim Anda, bahkan mungkin melibatkan mereka dalam menyiapkan perkiraan. Melibatkan tim Anda dan membantu mereka memahami proses penganggaran menciptakan rasa kepemilikan bersama dan mendorong karyawan Anda untuk menemukan cara-cara kreatif untuk mengelola pengeluaran.
Jadilah Strategis
Jangan hanya mengambil aktual tahun lalu dan tambahkan sepuluh persen ke perkiraan tahun depan. Mulailah dengan mengembangkan strategi dan tujuan, dan kemudian tentukan sumber daya yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan tersebut. Jika Anda membutuhkan lebih dari tahun lalu, maka siapkan kasus bisnis untuk membenarkan permintaan Anda untuk pendanaan tambahan.
Jangan berlebihan
Meskipun mengelola anggaran adalah peran penting bagi seorang manajer, jangan pernah melupakan aset yang paling penting: orang-orang Anda! Pastikan Anda menghabiskan setidaknya lima kali jumlah waktu untuk mengembangkan tim Anda sehingga Anda menghitung angka.