Banyak menulis untuk bisnis ceroboh, ditulis buruk, tidak teratur, penuh dengan jargon, dan tidak lengkap.
Seringkali terlalu panjang atau terlalu pendek. Semua atribut ini berkontribusi pada penulisan bisnis yang tidak efektif.
Apakah Anda menulis proposal penjualan, email ke atasan Anda, atau instruksi manual untuk paket perangkat lunak, ada langkah-langkah tertentu yang harus Anda ikuti untuk menjadi efektif. Ikuti lima langkah berikut:
- Atur materi Anda
- Pertimbangkan audiens Anda
- Tuliskan pemikiran Anda
- Membaca materi Anda
- Edit materi Anda
Organisasi adalah Kunci
Jika Anda tidak mengatur materi Anda, itu tidak akan mengalir dengan baik dan itu tidak akan masuk akal. Menulis bisa sederhana atau rumit. Saat menulis email yang mengumumkan rapat staf, ini sesederhana mengumpulkan pikiran Anda. Di sisi lain, Anda mungkin perlu mengembangkan garis besar kompleks sebelum bahan jadi jika Anda menuliskan hasil uji coba farmasi inovatif. Apa pun tugasnya, tanpa tingkat organisasi yang tepat (bahkan mengatur pikiran Anda), Anda tidak boleh memasukkan semua yang Anda butuhkan atau gagal untuk memberikan keunggulan ke topik yang paling penting.
Kelalaian atau fokus yang salah akan membuat bisnis Anda kurang jelas.
Kenali Pemirsa Anda
Sebelum Anda mulai menulis, pikirkan tentang audiens yang dituju. Misalnya, presentasi tentang program 401 (k) baru perusahaan Anda mungkin memiliki garis besar yang sama ketika diberikan kepada CFO Anda serta karyawan, tetapi tingkat perincian yang Anda masukkan akan bervariasi.
Anda juga perlu mempertimbangkan nada. Email singkat ke tim Anda, mengingatkan mereka tentang picknick perusahaan tahunan, tidak akan memiliki nada yang sama dengan surat Anda tentang laporan tahunan perusahaan Anda.
Juga, ingat bahwa Anda akan berkomunikasi dengan lebih efektif kepada audiens Anda jika Anda fokus pada apa yang Anda ingin mereka dengar daripada apa yang akan Anda katakan .
Sepatah Kata Tentang Penulisan yang Baik
Penulis yang baik memiliki gaya penulisan yang berbeda. Beberapa lebih suka menulis semuanya lalu kembali dan mengedit. Yang lain lebih suka mengedit sambil jalan. Kadang-kadang gaya yang mereka sukai bervariasi tergantung pada apa yang mereka tulis.
Ketika Anda menulis (atau ketika Anda mengedit) sadar panjang. Anda harus menggunakan kata-kata yang cukup untuk membuat makna Anda jelas, tetapi jangan gunakan kata-kata yang tidak perlu hanya untuk membuatnya berbunga. Tulisan bisnis harus jelas dan ringkas, tidak verbose dan berbunga-bunga. Ingat, tidak seorang pun dalam bisnis memiliki waktu untuk membaca lebih dari yang diperlukan.
Di sisi lain, jangan membuat potongan Anda terlalu pendek. Anda harus menulis cukup sehingga maknanya jelas dan tidak akan disalahpahami. Bayangkan jika sebuah peralatan di gudang diberi label "digunakan tapi bagus." Tidak jelas apakah itu berarti peralatan itu telah banyak digunakan, atau bahwa peralatan itu tidak lagi baru tetapi masih berfungsi.
Beberapa kata tambahan akan membuat makna menjadi jelas. Juga, hindari menggunakan jargon atau singkatan karena mereka dapat berarti hal yang berbeda untuk pembaca yang berbeda. Tanpa memandang gaya tulisan Anda, semua penulis perlu mengoreksi dan mengedit semua materi tertulis, bahkan email.
Proofread dan Edit
Terlepas dari gaya tulisan Anda, semua penulis perlu mengoreksi dan mengedit semua materi tertulis, bahkan email. Setelah selesai menulis, periksa kembali pekerjaan Anda. Anda mungkin perlu mengeditnya. Proofreading adalah membaca ulang apa yang Anda tulis untuk memastikan semua kata di kepala Anda membuatnya dengan benar di atas kertas. Karena otak kita bekerja lebih cepat daripada jari-jari kita, Anda dapat menghilangkan kata-kata, meninggalkan akhir, atau menggunakan homonim yang salah (misalnya, "di sana" dan bukan "milik mereka"). Proofreading menangkap kesalahan ini. Jelas, proofreading email satu baris mudah dan hanya meliriknya saat Anda mengetik mungkin sudah cukup.
Namun, jika Anda menulis instruksi manual, proofreading Anda akan lebih rumit dan memakan waktu lebih lama.
Setelah Anda mengoreksi materi Anda, saatnya untuk mengedit. Terkadang proofreading dan editing dapat dilakukan secara bersamaan, tetapi lebih efektif ketika dilakukan secara berurutan.
Alasan Anda mengedit adalah memperbaiki atau mengubah apa yang Anda tulis agar bunyi materi (dan bacaan) lebih baik. Saat menulis untuk bisnis, ini berarti memperbaiki kesalahan dan membuat teks sejelas dan sesingkat mungkin.
Anda Tidak Menulis Novel
Ketika Anda menulis untuk bisnis, Anda tidak menulis "novel Amerika hebat" berikutnya. Tulisan Anda harus deskriptif seperti yang diperlukan, tetapi Anda tidak perlu melukis gambar kata yang jelas menggunakan banyak kata-kata besar dan kiasan. Jika Anda maksud "rumah kaca", jangan tulis "tempat tinggal kaca," tulis "rumah kaca."