Berkonsentrasi kurang pada apa yang ingin Anda katakan dan lebih banyak tentang apa yang Anda ingin mereka dengar.
Apa yang Ingin Saya Katakan?
Apakah Anda memberikan instruksi kepada karyawan, memesan makanan di drive-through, atau menulis memo yang menjelaskan kode pakaian baru Anda ingin memastikan untuk menyampaikan pendapat Anda.
Anda ingin mengatakan hal yang tepat sehingga orang lain memahami maksud Anda. Terkadang Anda mempraktikkan apa yang akan Anda katakan. Seringkali kami menulis draf memo dan pidato kami untuk memastikan kami menggunakan kata-kata yang tepat. Semua ini dilakukan untuk memastikan kami mengirim pesan yang benar.
Banyak sekali buku dan artikel yang telah ditulis yang menjelaskan mengapa mengirim pesan yang benar sangat penting dan mengajarkan Anda cara mengirim pesan yang ingin Anda kirim. Penulis mereka menekankan pentingnya menjadi ringkas, tepat, dan spesifik dalam memilih kata-kata Anda, terlepas dari apakah Anda menulis atau mengucapkannya. Mereka memberi tahu Anda bahwa ini adalah cara terbaik untuk menyampaikan pendapat Anda kepada audiens Anda.
Siapa Pemirsa Saya?
Kita semua tahu betapa pentingnya pendengar kita dalam memutuskan apa yang akan kita katakan dan bagaimana kita akan mengatakannya. Menjelaskan nilai sistem telepon baru berbeda jika Anda berbicara dengan departemen keuangan daripada jika Anda menangani staf penjualan lewat telepon.
Semakin baik Anda mengenal audiens, semakin mudah bagi Anda untuk menyesuaikan pesan Anda dengan mereka. Semakin banyak pesan Anda disesuaikan dengan audiens Anda semakin besar kemungkinan Anda akan menyampaikan maksud Anda.
Bagaimana Saya Menjangkau Mereka?
Sementara pesan yang Anda kirim penting, pesan yang didengar penerima bahkan lebih penting.
Jika Anda tahu audiens Anda, Anda biasanya memiliki gagasan tentang bagaimana mereka akan menafsirkan atau menyaring apa yang Anda katakan. Anda dapat menggunakan ini untuk keuntungan Anda untuk memastikan mereka menerima pesan yang Anda coba kirim.
Kita semua tahu, misalnya, bahwa jika kita berbicara dengan sekelompok anak kelas satu, kita tidak dapat menggunakan "kata-kata besar" karena mereka tidak akan mendapatkannya. Mereka tidak akan mengerti pesan kami. Jadi kami memilih kata-kata yang akan mereka pahami. Daripada menggunakan "kata-kata besar" yang menyampaikan pesan yang ingin kami kirim, kami menggunakan kata-kata yang kami pikir akan mereka pahami. Dengan begitu mereka akan mendengar pesan kita dan memahaminya.
Jangan mencoba untuk menjelaskan konsep teknologi kepada akuntan menggunakan istilah teknis. Jangan gunakan analogi keuangan untuk mendapatkan satu titik ke Departemen Kreatif. Jika Anda ingin departemen layanan Anda menangani lebih banyak panggilan per hari, beri tahu mereka itu. Jangan beri tahu mereka bahwa mereka perlu "mengurangi interval waktu antara peluang antarmuka pelanggan."
Kelola Masalah Ini
Untuk meningkatkan peluang Anda menyampaikan pesan, lebih fokus pada penerima daripada pengirim. Sesuaikan pesan Anda dengan audiens Anda untuk meningkatkan pemahaman mereka. Jangan terlalu khawatir tentang apa yang ingin Anda katakan tentang apa yang Anda ingin mereka dengar dan pahami.