Dapatkan Dukungan Kepemimpinan Eksekutif dalam Manajemen Proyek

Manajer Proyek memiliki pekerjaan yang sulit. Dengan sifat peran mereka, mereka memikul tanggung jawab untuk membentuk tim yang efektif untuk mengejar dan berhasil dengan inisiatif baru. Karena proyek mencakup semua pekerjaan yang dilakukan di perusahaan, termasuk inisiatif sementara dan unik serta rutinitas operasi sehari-hari, setiap proyek adalah petualangan baru.

Tambahkan pada kenyataan bahwa proyek adalah cara kami berinovasi; bagaimana kita melaksanakan strategi dan bagaimana kita membangun infrastruktur dan kemampuan organisasi kita, jelas bahwa para pemimpin senior harus melakukan segala daya untuk mendukung manajer proyek perusahaan mereka.

Salah satu faktor paling penting yang mendorong keberhasilan proyek adalah kehadiran sponsor eksekutif yang efektif dan terlibat. Posisi ini telah lama dikaitkan dengan keberhasilan proyek dalam studi industri, namun tinjauan literatur yang menggambarkan praktik-praktik nyata di sekitar sponsor menunjukkan kita memiliki jalan panjang untuk melembagakan kehadiran dan praktik peran sponsor di organisasi kita. Sedikit konteks sudah tepat. Pertama, mari kita tinjau tanggung jawab utama dari sponsor.

Tanggung Jawab Utama dari Sponsor Eksekutif Proyek

• Asumsikan tanggung jawab untuk hasil proyek. (Titik ini sering digambarkan sebagai tanggung jawab bersama dengan manajer proyek.)
• Menyusun proyek dan memberi wewenang kepada manajer proyek dan anggota tim inti.
• Dukung tim proyek untuk sumber daya dan visibilitas.
• Pastikan keberadaan dan dukungan dari nilai tim yang efektif, termasuk akuntabilitas dan transparansi.

• Dukung tim dalam menghadapi kesulitan luar biasa.
• Latih manajer proyek.
• Pertahankan tim proyek terhadap gangguan organisasi.

Apa Yang Terjadi Ketika Sponsor Eksekutif Di Luar Foto

Dengan tidak adanya sponsor eksekutif yang mendukung, semua tanggung jawab di atas jatuh ke manajer proyek yang sudah terlalu terbebani, yang biasanya tidak memiliki bandwidth dan beban politik untuk memenuhi tugas-tugas ini.

Kurangnya sponsor yang efektif meningkatkan risiko masalah proyek, termasuk tetapi tidak terbatas pada: kegagalan, kinerja yang tidak optimal terhadap target waktu, biaya dan kualitas, dan meningkatnya gejolak tim.

Singkatnya, kehadiran sponsor eksekutif yang efektif adalah pembuat perbedaan yang positif untuk pekerjaan kompleks yang membawa inisiatif sementara dan unik kami yang paling penting untuk mencapai suatu kesimpulan yang sukses. Mengingat pentingnya peran tersebut, mungkin masuk akal untuk mengasumsikan bahwa sebagian besar organisasi sangat serius bekerja dengan sponsor eksekutif. Sayangnya, sedikit waktu yang dihabiskan di dunia nyata menunjukkan sebaliknya.

Sekilas tentang Bagaimana Organisasi Kita Memperlakukan Peran Sponsor Eksekutif

Sebagai instruktur manajemen pascasarjana dalam manajemen proyek, saya memiliki nasib baik untuk secara teratur belajar tentang praktik manajemen proyek dari para majikan siswa saya di daerah metropolitan utama. Dari perusahaan-perusahaan Fortune 100 hingga perusahaan kecil, pengusaha baru, dan perusahaan nirlaba, organisasi-organisasi yang diwakili adalah lintas sektor ekonomi kita.

Sementara itu akan masuk akal untuk mengharapkan di era ini di mana praktik manajemen proyek mapan bahwa sebagian besar perusahaan akan menampilkan praktek matang di sekitar peran sponsor eksekutif, dalam kenyataannya, situasinya justru sebaliknya.

Beberapa temuan non-ilmiah dari survei informal tahunan saya tentang mahasiswa MBA tentang peran sponsor eksekutif di perusahaan mereka:

• Rata-rata, lebih dari lima puluh persen siswa menggambarkan perusahaan mereka tidak memiliki praktik formal di sekitar sponsorship eksekutif.
• Hanya sedikit perusahaan yang memiliki pelatihan formal atau deskripsi standar untuk peran dan tanggung jawab sponsor.
• Saya belum memiliki satu laporan siswa bahwa perusahaannya menyediakan pelatihan untuk sponsor eksekutif mereka.
• Ada sedikit kesepakatan yang konsisten tentang akuntabilitas sponsor untuk keberhasilan proyek.
• Ketika siswa mewawancarai manajer proyek di perusahaan mereka tentang kepuasan mereka dengan kinerja dan dukungan dari sponsor mereka, mayoritas dari mereka yang disurvei menyatakan frustrasi.

Tinjauan atas survei yang lebih formal dari asosiasi industri dan perusahaan konsultan swasta memperkuat validitas umum input dari siswa saya.

Dan sementara kondisi praktek sponsor eksekutif saat ini dapat meninggalkan ruang untuk perbaikan, manajer proyek tidak punya pilihan selain terus bergerak maju dengan inisiatif mereka. Namun, ada beberapa langkah yang dapat diambil oleh manajer proyek untuk merekrut dukungan eksekutif yang sangat dibutuhkan.

Cara Mendapatkan Dukungan Eksekutif untuk Proyek Anda

1. Rekrut sponsor. Jika proyek Anda memiliki implikasi strategis untuk perusahaan Anda, baik secara langsung untuk pelanggan atau tidak langsung dengan memungkinkan kegiatan internal yang lebih efisien dan efektif dalam mendukung pelanggan, Anda harus merekrut sponsor. Bekerja langsung dengan report-to-manager Anda atau kepala Kantor Manajemen Proyek Anda untuk memperkuat kepentingan proyek dan meminta bantuan. Tekankan peran dan tanggung jawab sponsor seperti yang diidentifikasi di atas, dan tunjuklah pada riset industri yang menghubungkan keberhasilan proyek dan sponsor yang efektif.
2. Latih sponsor Anda. Tekankan peran sebagai strategis, tidak taktis atau sebagai boneka. Sebagian besar eksekutif datang ke peran sponsor tanpa pelatihan formal atau bahkan konteks untuk tanggung jawab mereka. Sementara Anda berada dalam posisi yang agak canggung untuk melatih seorang eksekutif, sebagian besar individu ini akan menghargai konteks dan bimbingan Anda. Masalah akuntabilitas, penguatan nilai, dan perlindungan tim harus menjadi fokus utama Anda saat menumpang sponsor eksekutif Anda.
3. Secara aktif terlibat dan libatkan sponsor Anda. Hubungan manajer proyek / sponsor eksekutif yang terbaik sangat interaktif. Penting bagi kedua pihak untuk membuat protokol komunikasi yang jelas untuk memperbarui kegiatan proyek serta menandai dan menanggapi keadaan darurat. Manajer proyek harus mendorong sponsor eksekutif untuk menghadiri pertemuan status atau tim dari waktu ke waktu untuk menunjukkan minat yang tulus, dan untuk melayani sebagai pemandu sorak aktif bagi organisasi untuk keberhasilan tim.
4. Mintalah dukungan pembinaan dari sponsor Anda. Akan selalu bermanfaat untuk memiliki seseorang dengan lebih banyak pengalaman daripada Anda mengamati dan menawarkan umpan balik yang membangun dan positif serta melatih kinerja Anda. Biarkan sponsor Anda tahu Anda menyambut masukan ini di drive Anda untuk meningkatkan, dan ketika diterima, menerimanya dengan anggun.
5. Manfaatkan sponsor dengan hati-hati untuk masalah besar . Berhati-hatilah untuk tidak melihat atau memperlakukan sponsor Anda terlalu banyak pada masalah taktis. Penggunaan tertinggi dan terbaik sponsor Anda adalah untuk membantu mengamankan sumber daya; melayani sebagai juru bicara untuk tim proyek kepada kelompok manajemen yang lebih luas dan membantu Anda memperkuat nilai-nilai penting tim. Ada tindakan penyeimbangan yang harus dipedulikan oleh manajer proyek ketika mempertimbangkan untuk menarik sponsor ke dalam aktivitas tim.

Garis bawah

Peran sponsor eksekutif adalah salah satu bagian penting dari teka-teki untuk sukses untuk inisiatif proyek. Manajer proyek yang berhasil memahami betapa pentingnya peran ini dan bekerja untuk mendapatkan dukungan eksekutif pada tingkat dan intensitas yang tepat. Jika peran sponsor tidak ada atau tidak jelas, bawalah sendiri untuk merekrut dan melatih sponsor eksekutif Anda untuk mendukung Anda, tim Anda dan perusahaan Anda untuk sukses.