Dalam artikel ini, kami mengeksplorasi tantangan tim proyek yang berkinerja buruk serta pendekatan yang dilakukan oleh pimpinan tim dan manajer proyek untuk bergerak melampaui tahap pembentukan dan penyerangan Tuckman ke salah satu yang menekankan kinerja.
Peringatan yang adil: tidak ada daftar ajaib " lakukan hal-hal ini dan tim yang hebat akan muncul. Ini adalah kerja keras yang membutuhkan penerapan ilmu di balik kinerja kelompok dan seni memimpin orang lain.
Lima Misfable Umum dari Tim-Tim Proyek yang Berjuang
Luangkan waktu untuk mengamati dan bekerja dengan tim proyek yang berjuang dan Anda akan melihat banyak area di mana komunikasi terputus dan kinerja menderita. Gali di bawah permukaan untuk mencari akar penyebab kinerja buruk, dan lima masalah umum ini selalu muncul.
1. Tidak ada tujuan yang jelas dan menggembleng . Peserta tim tidak menyadari pentingnya proyek dan hubungannya dengan pelanggan atau organisasi. Untuk memproyeksikan anggota tim, ini adalah "hanya proyek lain."
2. Pelanggan tidak memiliki tempat duduk di meja. Kurangnya kejelasan yang melingkupi hasil pelanggan dalam lingkungan proyek yang berkabut di mana anggota tim meraba-raba dan mengayunkan segala sesuatu mulai dari persyaratan hingga waktu dan biaya.
3. Manajemen proyek hadir, tetapi kepemimpinan proyek hilang dalam tindakan. Nilai tidak jelas atau tidak ada. Tanggung jawab dan akuntabilitas tidak mapan. Alat dan template ada di sana, tetapi soft skill tidak dapat ditemukan.
4. Peran yang tidak jelas dan tidak jelas. Kinerja menderita ketika orang tidak memahami peran mereka sendiri atau peran yang dimainkan oleh anggota tim.
5. Terlalu banyak proyek mengejar terlalu sedikit sumber daya. Dalam organisasi gaya manajemen matriks saat ini, anggota tim sering didistribusikan di beberapa inisiatif. Ketika proyek berproliferasi seperti reproduksi kelinci, anggota tim yang terlalu banyak berjuang untuk fokus dan melakukan pekerjaan terbaik mereka.
Delapan Tindakan yang Harus Anda Lakukan untuk Membuat Tim Proyek Berkinerja Tinggi:
Meskipun akan menyenangkan untuk percaya bahwa ada daftar periksa sederhana yang harus diikuti untuk membangun tim berkinerja tinggi, kehidupan, proyek, dan orang tidak semudah itu. Saran di bawah ini adalah lebih “syarat minimum yang diperlukan untuk sukses” daripada “melakukan ini dan semuanya akan berhasil.” Ingat, membangun tim yang hebat adalah perpaduan ilmu psikologi manusia dan ilmu syaraf dan seni kepemimpinan. Gunakan ide-ide dalam kesehatan yang baik sebagai landasan untuk pengembangan tim berkinerja tinggi Anda sendiri!
1. Ubah proyek menjadi sebuah pencarian epik! Ikuti pelajaran manajemen dari dunia gim video dan pastikan bahwa anggota tim sangat sadar akan sifat misi mereka dan kepentingannya bagi pelanggan, organisasi, dan pengembangan mereka sebagai profesional. Setiap proyek harus dilihat oleh anggota tim sebagai peluang untuk naik level dengan menerapkan keterampilan mereka dan mengembangkan serta mempelajari keterampilan baru.
Dengan kreativitas, bahkan inisiatif terkecil pun dapat diposisikan sebagai bagian dari pencarian yang lebih besar.
2. Mengenali dan memanfaatkan model SCARF dari dunia ilmu saraf. Akronim ini singkatan dari: status, kepastian, otonomi, keterkaitan, dan keadilan. Segala sesuatu tentang struktur dan manajemen tim harus memperkuat masalah pribadi yang penting ini untuk setiap anggota tim. Pemimpin proyek yang efektif sangat memperhatikan atribut dan struktur perilaku untuk memperkuat positif untuk setiap individu di tim proyek.
3. Ambillah pelajaran kepemimpinan yang penting dari riset untuk memimpin dalam situasi berbahaya . Anggota tim harus percaya bahwa pemimpin tim memperhatikan setiap anggota tim dan secara kritis fokus untuk memastikan keselamatan dan kesuksesan mereka. Sebagai pemimpin tim, tanyakan dan jawab: " Mengapa anggota tim saya memercayai saya untuk memimpin mereka menuju keselamatan dan kesuksesan?" Dan kemudian menentukan perilaku yang harus Anda tunjukkan setiap hari untuk memperkuat komitmen Anda kepada mereka.
4. Pastikan pelanggan hadir dari hari pertama dan di setiap pertemuan berikutnya . Anda tidak dapat memulai proyek jika pandangan ke pelanggan tidak jelas. Apakah inisiatif Anda terfokus pada audiens yang sangat spesifik atau kelompok target yang lebih umum, ada teknik yang dapat Anda terapkan untuk menciptakan kejelasan. Untuk inisiatif pengembangan produk baru yang bertujuan untuk menangkap pelanggan baru, buat persona pelanggan terperinci untuk setiap jenis. Untuk upaya konstruksi atau pengembangan besar, pastikan perwakilan pelanggan adalah bagian dari pelingkupan dan persetujuan proyek . Dalam situasi di mana pelanggan tidak dapat hadir secara fisik, beberapa tim membuat proxy — potongan atau boneka binatang — yang menempati tempat duduk di setiap pertemuan. Kelompok diminta untuk bertanya dan berusaha menjawab untuk setiap keputusan: "Apa yang akan dikatakan pelanggan untuk masalah ini."
5. Mintalah anggota tim Anda menentukan piagam peran. Setiap orang di tim harus bertanya dan menjawab: " Pada akhir proyek ini, apa yang akan dikatakan oleh anggota tim saya?" Bagikan dan diskusikan serta definisikan deskripsi peran yang sesuai dengan jawaban.
6. Ajarkan tim Anda dua keahlian penting ini: bagaimana cara berbicara dan bagaimana memutuskannya . Pada awal proses pembentukan tim, tetapkan harapan untuk komunikasi interpersonal dan pastikan bahwa Anda memperkuat akuntabilitas. Untuk pengaturan grup, ajarkan tim untuk mengeksplorasi masalah melalui pendekatan fasilitasi yang memfokuskan materi abu-abu kelompok pada satu topik pada satu waktu. Ajarkan mereka untuk mengurai masalah emosi, risiko, ide, dan informasi serta menangani masing-masing secara terpisah sebelum bergegas menghakimi. Untuk pengambilan keputusan, bantu tim memahami setiap pilihan besar dari berbagai sudut pandang (frame) dan ajarkan mereka untuk mengevaluasi beberapa opsi untuk setiap keputusan. Keterampilan ini tidak diajarkan dalam program manajemen proyek dan tidak diperlukan sebagai bagian dari sertifikasi profesional, namun mereka sangat penting untuk membantu tim belajar bekerja sama.
7. Leverage tim pembinaan. Coaching adalah alat yang kuat untuk mendukung kinerja tim dan sering kurang dimanfaatkan. Anda dapat menggunakan sumber daya eksternal atau internal untuk peran ini, meskipun pelatih harus menjadi orang luar yang obyektif yang mampu mengamati dan menawarkan tanggapan yang jujur dan perilaku pada kinerja dan efektivitas tim. Pembina adalah sumber yang tak ternilai dalam membantu mengamati dan mengidentifikasi kerusakan dalam diskusi dan proses pengambilan keputusan yang diuraikan di nomor enam di atas. Memanfaatkan pelatih untuk menantang asumsi dan waspada terhadap berbagai bias kelompok termasuk pemikiran kelompok.
8. Berjuang keras untuk waktu dan perhatian anggota tim Anda. Para pemimpin proyek yang hebat bekerja keras mewakili anggota tim mereka untuk memastikan bahwa mereka memiliki kemampuan untuk fokus dan melakukan pekerjaan terbaik mereka. Sebagai pemimpin proyek, ini berarti Anda harus terlibat dalam politik organisasi dengan pemimpin proyek dan fungsional lainnya dan bernegosiasi atas nama anggota tim Anda. Advokasi Anda dan kemampuan Anda untuk menawarkan dukungan timbal balik kepada pemimpin proyek lain untuk kebutuhan sumber daya mereka sendiri akan terbukti penting dalam kinerja tim jangka pendek dan kesuksesan jangka panjang Anda.
Intinya untuk Sekarang:
Jika Anda membiarkan kinerja tim proyek terjadi, kemungkinan kinerja tinggi tidak akan muncul. Mengingat pentingnya proyek di tempat kerja kami, semua orang dari eksekutif yang menyetujui dan mensponsori proyek kepada pemimpin tim, manajer proyek, dan anggota tim memiliki andil dalam hasil. Bekerjalah dengan keras dari posisi Anda sebagai manajer proyek atau anggota tim untuk memastikan kehadiran alat dan gagasan yang diuraikan di atas, dan peluang Anda untuk menciptakan tim berkinerja tinggi sangat meningkat.