- Cakupan
- Risiko
- Asumsi
Artikel ini menawarkan garis besar dari tiga istilah manajemen proyek penting ini dan termasuk tautan dan saran untuk bacaan tambahan.
Cakupan
Dalam manajemen proyek, ruang lingkup adalah seperangkat batas yang menentukan sejauh mana suatu proyek.
Ruang lingkup menggambarkan apa yang harus disampaikan kepada pelanggan sebagai hasil dari inisiatif proyek.
Memahami ruang lingkup memungkinkan manajer proyek dan tim proyek untuk memahami apa yang ada di dalam atau di luar batas-batas proyek. Jika sesuatu "tidak dalam ruang lingkup" itu tidak diperhitungkan dalam pekerjaan perencanaan proyek . Kegiatan yang masuk ke dalam batas pernyataan ruang lingkup dianggap "dalam ruang lingkup" dan dicatat dalam jadwal dan anggaran. Jika suatu kegiatan berada di luar batas, itu dianggap "di luar jangkauan" dan tidak direncanakan untuk.
Apakah Anda seorang manajer proyek atau bagian dari tim proyek, Anda akan ingin mempertimbangkan apakah ada sesuatu dalam lingkup atau di luar ruang lingkup saat Anda bergerak maju.
Sebagai contoh, bayangkan bahwa seorang klien telah meminta Anda untuk membangun sebuah situs web. Ketika Anda menguraikan ruang lingkup (atau menetapkan batas-batas) proyek, Anda menunjukkan item berikut sebagai di-lingkup:
- Desain situs dan diagram gambar wireframe
- Pembentukan tempat tidur uji
- Mengkodekan ke wireframe yang disetujui
- Pengembangan grafis untuk tema situs web
- Menguji dan melakukan debug sebelum membuat situs menjadi publik
Selama berlangsungnya proyek, klien meminta Anda untuk menyertakan ikhtisar video tentang perusahaan. Video tidak ditentukan dalam lingkup proyek dan karena itu di luar jangkauan.
Meskipun Anda mungkin senang melakukan pekerjaan video dengan biaya tambahan, ini akan memerlukan revisi ruang lingkup dan perkiraan biaya dan waktu untuk proyek tersebut.
Dengan tidak adanya dokumen lingkup yang jelas dan disepakati, masalah video mungkin menjadi perdebatan antara tim Anda dan perwakilan pelanggan. Pernyataan ruang lingkup yang jelas memungkinkan Anda untuk meredakan situasi dan menangani perubahan dengan cara yang teratur.
Jadi bagaimana Anda menentukan apa yang ada di dalam atau di luar ruang lingkup? Pertama-tama Anda ingin menguraikan semua rincian proyek yang saat ini Anda ketahui berdasarkan diskusi dengan klien atau pemilik proyek. Maka Anda akan ingin membuat asumsi utama yang akan mendorong apa yang dianggap dalam atau di luar lingkup.
Asumsi
Pada titik tertentu dalam hidup Anda, Anda mungkin telah diberitahu, "Jangan pernah membuat asumsi." Namun, membuat asumsi dalam manajemen proyek adalah kegiatan sehari-hari. Asumsi membantu Anda menentukan ruang lingkup dan risiko dan menyempurnakan perkiraan Anda untuk waktu dan biaya. Tentu saja, penting untuk mendokumentasikan dan memvalidasi asumsi Anda.
Pertimbangkan sesuatu yang sederhana, seperti membuat buku. Katakanlah teman Anda memiliki ide untuk buku meja kopi dan telah meminta Anda untuk mengelola proyek. Permintaan pertamanya adalah untuk anggaran sehingga ia dapat mengamankan pendanaan.
Ketika Anda mendefinisikan ruang lingkup, jelas bahwa teman Anda tidak pasti pada banyak detail, termasuk jumlah halaman, inklusi gambar, gaya cover dan berat kertas yang akan digunakan untuk halaman. Karena semua faktor ini akan memengaruhi biaya dan kerumitan produksi, Anda harus membuat asumsi tentang spesifikasi dan memvalidasi asumsi tersebut sebagai dapat diterima atau tidak dapat diterima dengan teman Anda.
Setelah diskusi lebih lanjut, teman Anda memberi tahu Anda bahwa dia berencana untuk memasukkan 50 foto dalam buku. Anda dapat mendasarkan asumsi Anda pada 50 gambar atau, mengantisipasi bahwa jumlah ini akan meningkat seiring waktu, Anda dapat membuat asumsi bahwa akan ada antara 75-90 halaman dengan gambar.
Anda dapat melihat bagaimana asumsi juga memengaruhi jadwal secara langsung. Misalnya, bayangkan Anda memimpin proyek di taman yang melibatkan pembuatan ayunan.
Saat menyiapkan proyek Anda, Anda diberi anggaran dan anggota tim yang ditugaskan, salah satunya bertanggung jawab atas materi. Ketika Anda membuat jadwal Anda, Anda bertanya kepada orang yang bertanggung jawab atas bahan ketika semen akan tiba. Orang ini menjawab bahwa dia tidak yakin kapan semen akan tiba tetapi dia percaya akan terjadi antara 1 Juni dan 10 Juni. Ketika Anda membangun ruang lingkup dan jadwal, Anda membuat asumsi bahwa semen akan tiba paling lambat 10 Juni. Contoh menunjukkan dua manfaat untuk membuat asumsi.
Manfaat pertama adalah bahwa asumsi menerima semen selambat-lambatnya 10 Juni memungkinkan Anda untuk merencanakan kegiatan yang bergantung pada kedatangan semen. Manfaat kedua adalah bahwa ia menyediakan orang yang bertanggung jawab atas bahan dengan tenggat waktu untuk mengirimkan semen, yang kemudian dapat diteruskan ke pemasoknya. Secara tidak sengaja menetapkan tenggat waktu kunci bagi proyek untuk bergerak maju.
Membuat asumsi menetapkan tolok ukur yang sering ditinjau kembali selama proyek untuk membantu tim proyek tetap dalam lingkup, tepat waktu dan sesuai anggaran. Tetapi apa yang terjadi ketika asumsi salah? Di sinilah risiko ikut bermain.
Risiko
Setelah Anda membangun ruang lingkup dan mengidentifikasi asumsi yang berada di balik ruang lingkup dan perkiraan, Anda akan ingin mulai menilai bidang risiko . Risiko adalah sama dalam manajemen proyek seperti di dunia nyata; itu adalah bahaya atau peluang yang dapat menciptakan kerusakan. (Catatan: Lembaga Manajemen Proyek dan Badan Manajemen Proyek Pengetahuan-PMBOK menawarkan definisi rinci tentang risiko dan jenis dan mengidentifikasi kerangka kerja untuk manajemen risiko proyek.)
Semua proyek mengandung risiko dan jika Anda adalah manajer proyek atau pemilik proyek, bukan hanya tanggung jawab Anda untuk mengantisipasi risiko tetapi juga tugas Anda untuk mengkomunikasikan dampak potensial dari risiko tersebut kepada tim proyek dan bersiap untuk memitigasi risiko.
Risiko datang dalam berbagai tingkatan. Terkadang risiko bisa berarti proyek akan berjalan sedikit berbeda atau mengambil sedikit perubahan yang tidak terduga. Namun, dalam beberapa kasus, risiko dapat mengarah pada hasil bencana yang mengubah proyek Anda di atas kepalanya.
Mari kita gunakan skenario taman bermain dari contoh semen di atas. Salah satu risikonya adalah semen tidak tiba pada tanggal 10 Juni. Apa dampak potensial dari risiko ini? Semua kegiatan penerus yang mengikuti setelah semen dituangkan ditunda sebagai akibat dari masalah ini.
Risiko bisa positif juga. Pertimbangkan dampaknya terhadap proyek jika semen muncul lebih awal dari yang diantisipasi. Meskipun ini tampak seperti hasil yang positif, masih menciptakan masalah untuk waktu dan urutan semua langkah lain dalam proyek.
Manajer proyek bekerja dengan tim proyek mereka untuk melakukan brainstorming dan mengidentifikasi potensi risiko. Mereka mengambil langkah selangkah lebih jauh dan melihat potensi keparahan risiko dan kemungkinan terjadinya. Selain itu, mereka mengidentifikasi orang-orang yang paling cocok untuk mengidentifikasi ketika risiko sedang terjadi dan mereka mengembangkan disepakati rencana mitigasi risiko.
Banyak perusahaan memiliki kerangka risiko rinci yang telah mereka kembangkan dari waktu ke waktu dan dari pengalaman dengan proyek lain. Beberapa industri telah menyusun profil risiko yang digunakan sebagai titik awal untuk analisis risiko. Banyak industri mempraktekkan analisis statistik yang sangat rinci untuk perencanaan risiko juga.
Garis bawah
Istilah-istilah: ruang lingkup, asumsi, dan risiko, semuanya penting dalam dunia manajemen proyek. Gunakan artikel ini sebagai titik awal untuk mengeksplorasi ini dan istilah manajemen proyek penting lainnya secara lebih rinci.