Meskipun definisi ini mungkin tampak rumit, kepala manajemen proyek sebenarnya berakar pada akal sehat dan kepraktisan.
Apakah Anda ingin memberikan manajemen proyek kepada klien Anda atau tujuan Anda adalah untuk menjadi seorang manajer proyek, pertimbangkan dasar-dasar manajemen proyek selangkah demi selangkah. Sebelum memulai, tentukan apakah layanan yang akan Anda tawarkan (atau tugas yang Anda ambil) benar-benar sebuah proyek.
Manajemen Umum Versus Manajemen Proyek
Bagaimana Anda memutuskan apakah sesuatu itu atau bukan proyek? Untuk memecahnya, pisahkan dua bidang manajemen yang berbeda menjadi manajemen (manajemen dan proyek) fungsional (atau umum).
Manajemen fungsional atau umum adalah operasi berkelanjutan dari suatu tugas. Salah satu contohnya adalah jika Anda memiliki perusahaan teknologi dan memiliki klien yang Anda sediakan dukungan cadangan dan Anda terus mengelola akun tahunan mereka dengan mencadangkan server mereka dan memberi mereka laporan aktivitas mingguan. Jika Anda melakukan ini selama lima tahun dan memiliki kontrak terbarukan dengan klien, pekerjaan Anda bersifat kontinu dan karena itu bersifat umum atau fungsional.
Namun, jika klien Anda ingin menerapkan sistem manajemen konten baru dan mereka memiliki satu tahun untuk mengembangkan sistem baru dan meminta Anda untuk memimpin pengembangannya, klien Anda telah melibatkan Anda dalam sebuah proyek.
Demikian pula, jika Anda bekerja dengan sumber daya manusia dan pekerjaan Anda adalah mengelola anggaran departemen dan mengawasi karyawan junior, maka Anda memiliki pekerjaan fungsional karena itu adalah pekerjaan berkelanjutan yang tidak memiliki penyelesaian yang pasti.
Di sisi lain, jika Anda memiliki pekerjaan SDM yang sama dan direktur departemen Anda meminta Anda untuk menerapkan program perekrutan baru (dan memberi Anda batas waktu dan anggaran) dan menjadikan Anda manajer proyek, maka ini adalah proyek karena memiliki tanggal mulai dan berakhir dan tugas hanya terjadi satu kali.
Memvisualisasikan Proyek Anda Menjadi Tiga Bagian
Sekarang setelah Anda memahami inti dari apa yang merupakan proyek, Anda dapat melihat lebih dekat pada manajemen proyek. Menggunakan program perekrutan sebagai contoh, sekarang Anda tahu ada kebutuhan untuk sebuah proyek, langkah selanjutnya adalah menguraikan ruang lingkup, waktu, dan anggaran yang diperlukan.
Manajemen proyek adalah perencanaan, pengorganisasian, dan pengendalian ruang lingkup, anggaran, dan waktu proyek program perekrutan. Untuk membantu memvisualisasikan proyek, gambarlah piramida sederhana. Setiap baris piramida mewakili salah satu dari tiga bagian utama proyek (yaitu, ruang lingkup, waktu dan anggaran). Ruang kosong di tengah piramida adalah kualitas produk yang dikirimkan. Piramida adalah alat penting untuk diingat ketika Anda merencanakan proyek Anda karena ketika tiga bagian utama Anda tumbuh atau menyusut, kualitas produk akan terpengaruh.
Ruang Lingkup Proyek
Menentukan ruang lingkup seringkali merupakan bagian paling sulit dan kompleks dari manajemen proyek.
Rincian proyek umumnya tidak diketahui di awal, sehingga memperkirakan kegiatan dan tugas apa yang diperlukan untuk melaksanakan proyek dengan penuh perhatian. Ruang lingkup terdiri dari semua berbagai kegiatan dan tugas yang akan dilakukan untuk menghasilkan produk akhir yang akan Anda berikan. Menentukan lingkup proyek akan membantu Anda menentukan waktu dan anggaran yang Anda perlukan untuk menyelesaikan proyek. Cara yang baik untuk memulai adalah dengan menuliskan apa yang Anda pikir diperlukan untuk menyelesaikan tugas. Selanjutnya, konsultasikan dengan yang lain untuk mendapatkan pandangan menyeluruh dari semua kegiatan yang terlibat.
Waktu Proyek
Setelah Anda menetapkan ruang lingkup awal, Anda dapat mulai menetapkan waktu untuk setiap kegiatan dan tugas, dan selain itu, untuk melihat gambar proyek yang lebih besar. Tanyakan pada diri Anda kegiatan apa yang akan terjadi pada saat yang sama dan yang akan terjadi secara berurutan.
Juga, perhatikan dengan cermat berapa banyak orang yang akan meninjau kegiatan proyek karena ini akan mempengaruhi waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan satu langkah. Ini mengejutkan berapa lama tugas sederhana dapat dilakukan ketika tiga orang perlu memeriksanya. Setelah menghitung waktu yang diperlukan untuk menyelesaikan kegiatan dan tugas kumulatif, Anda siap untuk membuat jadwal proyek untuk diikuti oleh tim proyek.
Anggaran Proyek
Pada titik ini, Anda telah menetapkan apa (ruang lingkup) dan panjang (waktu) suatu proyek, Sekarang saatnya menentukan anggaran. Sama seperti menghitung jumlah waktu untuk proyek, Anda sering harus berkonsultasi dengan orang lain, termasuk kepala departemen untuk menentukan anggaran yang akurat. Anggaran terdiri dari beberapa pertimbangan termasuk penggunaan orang dan materi yang terlibat dalam kegiatan yang dilakukan dan untuk berapa lama mereka (yaitu, orang-orang) akan dibutuhkan dan bahan-bahan yang digunakan.
Komunikasi Adalah Kunci
Sering kali klien (atau bos) menginginkan proyek diselesaikan dalam waktu dan anggaran yang ditentukan sebelumnya tanpa mempertimbangkan ruang lingkup proyek. Masalahnya adalah bahwa hampir selalu, ruang lingkup proyek tidak dapat diselesaikan secara memadai mengingat keterbatasan waktu dan anggaran. Akibatnya, bagian dari manajemen proyek merundingkan ruang lingkup proyek dengan klien atau bos. Selama proses negosiasi, serta seluruh panjang proyek, komunikasi yang jelas dan baik adalah keterampilan paling penting yang Anda perlukan. Semakin jelas Anda mengomunikasikan tantangan di sepanjang jalan, semakin bahagia klien atau atasan Anda.