Unsur-unsur Manajemen Proyek Dijelaskan
Proyek adalah sarana menuju tujuan, dan tujuan akhirnya akan tercapai.
Bisnis Anda mungkin pindah ke proyek lain ... atau tidak. Itu mungkin merupakan tujuan satu kali.
Proyek-proyek mendorong kebutuhan yang berkembang dalam angkatan kerja. Diperkirakan bahwa lebih dari 15 juta posisi manajemen proyek baru akan ditambahkan di seluruh dunia pada tahun 2020.
Apa itu Manajemen Proyek?
Manajemen proyek bukanlah keseluruhan operasi perusahaan Anda. Ini hanya satu segmen, rencana terperinci tentang bagaimana Anda dan bisnis Anda akan mencapai tujuan tertentu.
Cukup mudah untuk mengatakan Anda ingin masuk ke Kotak A, jadi Anda akan mengambil 25 langkah ke arah itu. Tetapi Anda juga harus mempertimbangkan faktor pertimbangan waktu ke dalam rencana proyek Anda, dan Anda kemungkinan besar harus bekerja dalam anggaran. Anda bisa merangkak 25 langkah itu atau berlari. Itu tergantung pada seberapa cepat Anda harus sampai di sana untuk menyelesaikan proyek dengan sukses. Anda dapat menghemat uang dengan bepergian dengan berjalan kaki, atau Anda dapat menyewa seorang sopir. Itu tergantung pada anggaran yang Anda dedikasikan untuk proyek tersebut.
Tidak ada pendekatan, sistem, atau rencana yang cocok untuk semua orang. Setiap proyek yang Anda dan perusahaan Anda tangani kemungkinan besar akan memiliki waktu, tujuan, dan anggaran sendiri. Itulah mengapa sangat penting memiliki manajer proyek yang cakap dan berbakat untuk menjalankan pertunjukan.
Unsur Proyek
Seorang manajer proyek yang sukses harus secara simultan mengelola empat elemen dasar proyek: ruang lingkup, sumber daya, waktu, dan uang.
Unsur-unsur ini saling terkait dan harus dikelola bersama jika proyek dan manajer proyek berhasil.
- Cakupan: Ini melibatkan ukuran, tujuan, dan persyaratan proyek.
- Sumber daya: Anda membutuhkan orang, peralatan, dan materi di tempat.
- Waktu: Ini tidak hanya membahas berapa banyak waktu yang dibutuhkan proyek secara keseluruhan. Itu harus dipecah menjadi durasi tugas, dependensi, dan jalur kritis.
- Uang: Pegang teguh pada biaya, kontinjensi, dan laba.
Elemen Paling Penting: Ruang Lingkup
Ruang lingkup proyek adalah definisi dari apa yang seharusnya dilakukan oleh proyek dan anggaran waktu dan uang yang telah diciptakan untuk mencapai tujuan ini. Setiap perubahan pada ruang lingkup proyek harus memiliki perubahan yang sesuai dalam anggaran, waktu, sumber daya, atau ketiganya.
Jika ruang lingkup proyek adalah untuk membangun gedung untuk menampung tiga widget dengan anggaran $ 100.000, manajer proyek diharapkan untuk melakukan itu. Jika ruang lingkup diubah menjadi gedung untuk empat widget, manajer proyek harus mendapatkan perubahan waktu, uang, dan sumber daya yang tepat.
Sumber daya
Ada tiga aspek pemahaman dan mengelola sumber daya: orang, peralatan, dan material.
Seorang manajer proyek yang sukses harus secara efektif mengelola sumber daya yang ditugaskan untuk proyek, termasuk anggota tim proyek , staf vendor, dan subkontraktor.
Dia harus memastikan bahwa karyawannya memiliki keterampilan dan alat yang mereka butuhkan untuk menyelesaikan pekerjaan, dan dia harus terus memantau apakah dia memiliki cukup orang di tempat untuk menyelesaikan proyek pada tenggat waktu. Tugasnya adalah memastikan bahwa setiap orang memahami tugas dan tenggat waktu proyek.
Anggota senior dari setiap kelompok karyawan melapor kepada manajer proyek ketika dia mengelola karyawan langsung, tetapi karyawan mungkin juga memiliki manajer lini yang memberikan arahan teknis. Dalam situasi manajemen matriks seperti tim proyek, tugas manajer proyek adalah memberikan arahan proyek kepada para manajer lini. Mengelola subkontrak tenaga kerja biasanya berarti memimpin tim untuk pekerja subkontrak, yang pada gilirannya mengelola para pekerja tersebut.
Seorang manajer proyek harus sering membeli peralatan dan bahan serta mengatur penggunaannya juga sehingga tim dapat beroperasi secara efisien.
Dia bertanggung jawab untuk memiliki peralatan dan material yang tepat di lokasi yang tepat pada waktu yang tepat.
Waktu
Tiga elemen manajemen waktu yang sukses adalah tugas, jadwal, dan jalur kritis.
Buat jadwal proyek dengan mendaftar, dalam urutan, semua tugas yang harus diselesaikan. Beberapa harus dilakukan secara berurutan sementara yang lain dapat tumpang tindih atau dilakukan secara bersamaan. Tetapkan durasi untuk setiap tugas. Alokasikan sumber daya yang dibutuhkan. Tentukan pendahulu — tugas apa yang harus diselesaikan sebelum yang lain — dan penerus, tugas yang tidak dapat dimulai sampai setelah setiap tugas selesai. Aspek manajemen proyek ini kadang-kadang disebut sebagai manajemen air terjun karena satu tugas mengikuti yang lain dalam kurang lebih urutan berurutan.
Perangkat lunak manajemen proyek dapat menyederhanakan tugas menciptakan dan mengelola jadwal proyek.
Beberapa tugas memiliki sedikit fleksibilitas dalam memulai dan mengakhiri tanggal yang diperlukan. Ini disebut "float." Tugas-tugas lain tidak memiliki fleksibilitas. Mereka memiliki float nol. Garis melalui semua tugas dengan pelampung nol disebut jalur kritis . Semua tugas di jalur ini — dan bisa ada banyak jalur paralel — harus diselesaikan tepat waktu jika proyek akan tiba pada tenggat waktu. Tugas manajemen waktu kunci manajer proyek sedang memantau jalur kritis.
Uang
Tiga pertimbangan dalam mengelola uang adalah biaya, kontinjensi, dan laba.
Setiap tugas memiliki biaya, apakah itu jam kerja seorang programmer komputer atau harga pembelian satu yard kubik beton. Setiap biaya ini diperkirakan dan dihitung saat menyiapkan anggaran proyek .
Beberapa perkiraan akan lebih akurat daripada yang lain. Anggaran proyek harus, oleh karena itu, termasuk tunjangan kontingensi - uang yang disisihkan dalam anggaran "berjaga-jaga" biaya sebenarnya dari suatu barang sangat berbeda dari perkiraan.
Untung adalah uang yang ingin dibuat perusahaan dari tugas itu. Itu ditempatkan di atas biaya.
Jadi anggaran proyek terdiri dari perkiraan biaya, ditambah kontinjensi, ditambah keuntungan apa pun. Tugas manajer proyek adalah untuk menjaga biaya aktual pada atau di bawah perkiraan biaya dan untuk memaksimalkan laba yang dihasilkan perusahaan pada proyek tersebut.
Manajemen Proyek adalah Seni dan Sains
Manajemen proyek yang berhasil membutuhkan latihan. Ide-ide ini dapat memberi Anda pemahaman dasar tentang manajemen proyek, tetapi menganggapnya hanya permulaan. Jika pekerjaan atau jalur karier Anda termasuk manajemen proyek, dan jika Anda ingin meningkatkan keterampilan Anda, berbicaralah dengan manajer proyek yang sukses, baca, dan praktikkan. Manajemen proyek dapat menjadi karir yang sangat bermanfaat.