Ya, kebenaran yang sebenarnya adalah bahwa mereka semua secara aktif menghindari melakukan percakapan yang sulit. Ini mungkin termasuk Anda. Kami belajar dengan cara yang keras bahwa tidak ada yang menang ketika pemimpin menunda menghadapi topik yang sulit.
Apakah Anda penyelia baris pertama yang telah menerima keluhan (yang telah Anda validasikan) bahwa Bob mungkin ingin mengubah atau menggunakan deodoran, atau, Anda adalah CEO yang menunda menghadapi kenyataan bahwa bintang yang ia bintangi terbakar , ada percakapan sulit yang menyisakan ruang di pikiran Anda di suatu tempat.
Saatnya untuk membebaskan ruang itu dan mengurangi kecemasan pra-percakapan Anda dengan persiapan yang tepat.
Tips Merencanakan Percakapan yang Sulit dan Produktif:
- Mulailah perencanaan Anda dengan berfokus pada manfaat dari melakukan percakapan yang terlambat ini . Dalam situasi yang paling serius, kesehatan tim Anda, perusahaan Anda, dan bahkan reputasi Anda dirugikan oleh usaha Anda yang terhenti. Dengan menghadap ke dan melakukan percakapan, Anda akan secara efektif menghilangkan hambatan, memecahkan masalah lama dan / atau memungkinkan seseorang atau beberapa kelompok untuk memperkuat dalam mengejar kesuksesan mereka. Dan ya, Anda akan mengosongkan ruang di mana peristiwa masa depan yang memicu kecemasan ini telah terserap dalam pikiran Anda.
- Menilai situasi dan arah yang diinginkan untuk diskusi. Tanyakan pada diri Anda: jenis situasi apa yang kita hadapi di sini? Pikirkan melalui situasi dan fokus pada identifikasi pendekatan atau hasil yang paling mungkin. Ini membantu bagi beberapa manajer untuk mengkategorikan situasi sebelum melakukan diskusi. Meskipun tidak ada kategorisasi universal, kerangka pelatih , kereta api, nasihat, atau pemberdayaan adalah titik awal yang berguna.
Beberapa situasi memerlukan pelatihan, di mana Anda mendorong, menawarkan umpan balik, dan menantang individu untuk menyesuaikan atau beradaptasi melalui latihan.
Situasi lain adalah contoh yang jelas tentang di mana keterampilan adalah masalah. Dalam hal ini, pelatihan adalah pendekatan yang layak diikuti dengan observasi dan pelatihan.
Dalam beberapa situasi, penyesuaian perilaku sangat penting untuk keselamatan, kinerja yang dapat diterima atau produktivitas yang lebih luas. Pegawai yang terlambat secara kronis membahayakan kinerja kelompok. Karyawan kaustik membahayakan kesehatan tim. Situasi-situasi ini harus dilengkapi dengan implikasi. Saya mereferensikan ini secara halus sebagai "percakapan konseling."
Dalam situasi di mana seorang individu menampilkan kompetensi atau menguasai situasi, panggilan untuk memberdayakan mereka untuk berbuat lebih banyak. Sementara situasi positif, banyak orang merasa nyaman, dan Anda akan ditantang untuk membimbing mereka ke bidang dan tantangan baru.
- Fokus pada mengidentifikasi masalah perilaku inti. Tujuan dari diskusi umpan balik atau pembinaan adalah untuk mendukung perubahan atau penguatan perilaku. Sikap bukanlah perilaku. Apa perilaku inti yang Anda dan orang lain amati yang memengaruhi kinerja? Harus spesifik.
Tautkan perilaku ke bisnis, bukan orangnya. Menolak mendakwa orang yang terlambat secara kronis karena malas atau tidak bertanggung jawab. Fokus pada dampak keterlambatan pada kemampuan tim atau fungsi atau individu untuk berhasil menyelesaikan pekerjaannya. Demikian pula, menyewa bintang CEO mungkin ragu-ragu pada bakat utama atau masalah strategis. Fokus pada dampak kurangnya keputusan yang tepat waktu pada kinerja bisnis.
Sebagai contoh:
John, Anda sudah terlambat untuk shift Anda 3 kali dalam dua minggu. Ketika Anda terlambat, anggota tim Anda harus mencakup daerah Anda dan mereka sendiri pada saat yang sama. Ini menambah tekanan pada grup, meningkatkan kesalahan dan membahayakan kualitas layanan kami kepada pelanggan kami.
Cheryl, Anda telah bertahan pada dua keputusan kunci selama sebulan terakhir. Kurangnya keputusan tentang isu-isu ini mendorong jadwal kami. Seperti yang Anda ketahui, kami bermain mengejar pesaing kami di bidang-bidang ini dan penundaan di pihak kami akan berdampak langsung pada hasil top dan garis bawah kami tahun depan.
- Rencanakan dan latih kalimat pembuka Anda. Dalam lusinan lokakarya membantu individu belajar bagaimana berhasil menavigasi diskusi yang sulit, kegiatan menyusun dan mempraktekkan kalimat pembuka secara konsisten diidentifikasi sebagai satu-satunya langkah paling penting dalam proses yang sukses. Luangkan waktu untuk menuliskan masalah dan perilaku dan bentuk dan bingkai dan kemudian berlatih kalimat pembuka Anda. Ada korelasi tingkat tinggi antara memaku pembuka percakapan Anda dan melakukan percakapan yang konstruktif dan efektif.
Rencanakan dan latih kalimat pembuka Anda sampai nyaman. - Rencanakan tujuan akhir dari percakapan awal ini. Anda sudah menilai situasi (pelatihan, pelatihan, konseling, pemberdayaan). Tujuan Anda adalah mendapatkan persetujuan (ideal) atau kepatuhan (dalam situasi konseling) untuk mendukung penguatan atau perubahan perilaku. Saat melakukan diskusi adalah seni dan sains dan topik untuk posting berikutnya, Anda harus merencanakan bagaimana Anda akan memperkenalkan langkah berikutnya yang diinginkan. Dalam beberapa kasus, ini akan menjadi dialog dan dalam kasus lain sebuah mandat. Ketahuilah di mana Anda ingin percakapan berakhir sebelum Anda memulai percakapan.
- Rencanakan cakrawala waktu yang masuk akal dan tepat. Ketahuilah dan bersiaplah untuk mengartikulasikan apakah perubahan perilaku diperlukan segera atau, apakah itu harus diamati dari waktu ke waktu dan melalui pelatihan dan umpan balik reguler. Percakapan bukanlah akhir dari proses dan mereka yang menguasai percakapan sulit memiliki gagasan yang jelas tentang horizon waktu untuk perubahan yang tepat untuk terjadi.
The Bottom-Line untuk Sekarang:
Para pemimpin yang efektif dan manajer yang hebat memahami pentingnya dan urgensi percakapan yang sulit. Dan sementara kecenderungan kami mungkin untuk menghentikan atau menghindarinya sepenuhnya, pendekatan ini merugikan semua orang yang terlibat. Langkah pertama dalam menangani percakapan sulit yang terlambat Anda sebaiknya digunakan sebagai sesi perencanaan. Ukur dua kali, potong sekali. Dan ya, kita semua tahu bahwa perencanaan sebelumnya mencegah kinerja yang sangat buruk.