Bangun Program Pelatihan dan Pengembangan Karyawan yang Memotivasi Karyawan
Apa pun alasan Anda melakukan sesi pelatihan karyawan, sangat penting untuk mengembangkan pelatihan karyawan dalam kerangka program yang komprehensif, berkelanjutan dan konsisten.
Program pelatihan karyawan berkualitas ini sangat penting untuk menjaga staf Anda termotivasi tentang belajar konsep-konsep baru dan akhirnya menjaga departemen Anda menguntungkan.
Komponen Penting Program Pelatihan Karyawan
Program pelatihan karyawan yang lengkap termasuk program pelatihan karyawan baru dengan ikhtisar tentang ekspektasi pekerjaan dan keterampilan kinerja yang diperlukan untuk melakukan fungsi pekerjaan. Program pelatihan karyawan baru menyediakan pemahaman mendasar tentang posisi dan bagaimana posisi tersebut sesuai dengan struktur organisasi.
Semakin banyak pengetahuan latar belakang, rekan baru memiliki cara-cara di mana satu kelompok kerja saling terkait dengan departemen pendukung, semakin banyak rekan baru akan memahami dampaknya terhadap organisasi.
Aspek lain dari program pelatihan karyawan yang komprehensif adalah pendidikan berkelanjutan. Program pelatihan karyawan yang paling efektif menetapkan tanggung jawab pendidikan berkelanjutan kepada satu orang di departemen.
Ini adalah fungsi penting untuk menjaga agar semua anggota staf selalu mengetahui kebijakan, prosedur, dan teknologi.
Pelatihan Penyewaan Baru
Program pelatihan karyawan baru yang solid dimulai dengan pembuatan manual pelatihan karyawan. Manual ini bertindak sebagai blok bangunan keterampilan praktis dan teknis yang diperlukan untuk mempersiapkan individu baru untuk posisinya.
Agar departemen dapat memahami kebijakan dan prosedur saat ini , seorang manajer harus memastikan manual departemen atau pelatihan karyawan online tetap terkini. Ini termasuk peningkatan sistem atau perubahan dalam kebijakan atau prosedur.
Selain itu, fokuslah pada pengguna saat merancang panduan pelatihan atau pelatihan online. Gunakan bahasa yang bukan perusahaan, termasuk gambar dan multimedia dan tetap menarik bagi pembaca. Bila memungkinkan, gabungkan gambar visual layar komputer dengan tangkapan layar untuk mengilustrasikan fungsi, contoh, dan bagaimana caranya.
Pada Pelatihan Kerja
Bentuk lain dari pelatihan sewa baru termasuk pelatihan rekan baru langsung di sebelah asosiasi yang ada. Ada yang menyebut ini pada Pelatihan Kerja (OJT) atau pelatihan berdampingan. Strategi ini memungkinkan rekan baru untuk melihat langsung sisi-sisi berbeda dari posisi tersebut. Selain itu, OJT memungkinkan karyawan baru memperoleh kesempatan untuk mengembangkan hubungan kerja dengan rekanan yang ada.
Berikut adalah sumber daya tambahan untuk pelatihan dan orientasi karyawan baru.
- Onboarding Karyawan: Satu Peluang untuk Pengalaman Pegawai Baru yang Positif .
- Kiat untuk Orientasi Karyawan Baru yang Lebih Baik .
- Orientasi Karyawan: Menjaga Karyawan Baru di Papan .
- Orientasi Vs. Integrasi .
Pendidikan Lanjutan dalam Pelatihan Karyawan
Program pendidikan berkelanjutan untuk departemen sama pentingnya dengan pelatihan karyawan baru. Saat melatih rekanan baru, pahamilah bahwa mereka hanya akan mempertahankan sekitar 40 persen dari informasi yang dipelajari selama sesi pelatihan awal.
Oleh karena itu, mengingatkan staf tentang berbagai prosedur dan konsep perlu terus dilakukan, baik dengan pendekatan formal maupun informal. (Pilihan penulis selalu dengan pendekatan yang lebih informal.)
Pendekatan formal atau tradisional terhadap pelatihan karyawan sering kali melibatkan anggota manajemen yang mengirimkan memo kepada setiap rekanan. Pendekatan informal dan sering lebih menarik bagi pelajar visual adalah mengirim lembar informasi satu halaman.
Lembar informasi ini, yang disebut peringatan pelatihan, harus informatif dan disajikan dengan cara yang tidak mengancam.
Jika kebijakan atau prosedur berubah, pendekatan informal akan lebih baik mempersiapkan departemen untuk menerima pembaruan ini.
Sebelum menyusun program pelatihan karyawan pendidikan berkelanjutan, tim manajemen harus memutuskan hasil yang diinginkan. Satu pertanyaan penting untuk dipertimbangkan: "Apakah Anda ingin program untuk meningkatkan keterampilan rekan Anda atau apakah Anda ingin membantu rekan Anda dengan pengembangan pribadi?"
Meskipun ada beberapa kesamaan antara jawaban ini, perbedaan utamanya adalah kesempatan bagi tim manajemen untuk membentuk anggota tim manajemen di masa depan. Jika hasil yang diinginkan hanya untuk meningkatkan keterampilan tanpa pengembangan pribadi, departemen akan memiliki staf yang hanya tahu bagaimana melakukan pekerjaan mereka sedikit lebih baik.
Sementara itu adalah hasil yang positif, Anda ingin perusahaan Anda berpikir "di luar kotak," dan merancang program yang memungkinkan dan bahkan mendorong pemikiran kritis dan pemecahan masalah.
Jadi, ketika merancang program pendidikan berkelanjutan, hasil yang diinginkan harus memadukan peningkatan teknis dan pribadi . Program pelatihan jenis ini memungkinkan staf untuk mengembangkan keterampilan manajemen yang solid ditambah dengan pemahaman yang lebih baik tentang posisi dan fungsi mereka dan memahami bagaimana mereka masuk ke dalam organisasi.
Memadukan Pelatihan Teknis Dengan Pengembangan Pribadi
Jika Anda menemukan selama proses penilaian, misalnya, bahwa keterampilan menulis di departemen rendah, Anda harus meningkatkan keterampilan tersebut dengan mengembangkan sesi pelatihan yang sesuai. Sesi penulisan ini dapat mencakup topik tentang dasar-dasar penulisan seperti ejaan, tanda baca, struktur kalimat dan penggunaan kata yang benar. Dengan membangun dasar-dasar tersebut, Anda dapat memberikan latihan yang sesuai kepada peserta Anda, seperti menulis surat kepada pelanggan yang meminta maaf atas keterlambatan pengiriman.
Berikan informasi latar belakang peserta tentang pelanggan. Katakan kepada mereka bahwa pelanggan telah membeli selama sepuluh tahun dan selalu melakukan pembayaran dengan segera. Beri mereka sepuluh atau lima belas menit untuk menyusun draf kasar dan kemudian sampaikan surat mereka kepada kelompok.
Setelah seseorang membaca surat, minta peserta untuk memberikan umpan balik untuk perbaikan; sebagai pelatih, tunjukkan aspek positif dari surat itu.
Mekanisme lain yang akan membantu melanjutkan pendidikan berkelanjutan adalah memungkinkan anggota staf untuk mengembangkan afiliasi dengan asosiasi atau kelompok industri. Jenis pendidikan ini nyata dan telah terbukti memiliki rekam jejak positif dengan kantor-kantor lokal dan kelompok-kelompok perdagangan industri mereka. Anggota staf diberi kesempatan untuk datang bersama secara berkala dan mendiskusikan masalah yang mereka alami dalam bisnis mereka.
Ini adalah pengalaman positif bagi semua orang yang terlibat: Informasi yang diperoleh dapat bermanfaat bagi orang lain yang mungkin memiliki potensi untuk mengambil bagian dalam situasi yang sama, sementara orang-orang yang pernah mengalami situasi yang sama memiliki kesempatan untuk berbicara tentang solusi mereka yang bekerja secara efektif.
Tips Program Pelatihan Efektif
Berikut adalah beberapa pemikiran akhir merancang program pelatihan karyawan pendidikan berkelanjutan.
- Menurut Wall Street Journal , kebanyakan orang dewasa menulis pada level 8-kelas. Karena itu, selalu ikuti akronim KISS. (Keep it simple, stupid.)
- Saat menjadwalkan sesi pelatihan, usahakan agar kelompok Anda tetap beragam. Ini mempromosikan diskusi yang baik dan berhubungan dengan organisasi dan / atau kelompok kerja itu sendiri.
- Berusahalah untuk memposisikan seseorang atau seorang pelatih di setiap area kerja. Jika sistem atau prosedur baru diperkenalkan, orang yang dituju dapat mempelajari sistem atau prosedur dan melatih staf. (Orang-orang selalu belajar lebih baik ketika mereka diminta untuk mengajarkan konsep.)
- Ini juga membantu memiliki sumber daya lokal dalam kelompok kerja. Ini memungkinkan lebih banyak pertanyaan ketika tingkat pemahaman rendah. Karyawan tidak akan merasa terancam oleh seseorang yang mereka duduki di samping setiap hari dibandingkan dengan pelatih dari sumber daya manusia atau area pengembangan organisasi.
Jenis program pelatihan karyawan terbaik untuk kelompok kerja adalah yang disesuaikan dengan kebutuhan mereka. Jadi bagaimana Anda tahu apa kebutuhan mereka? Salah satu caranya adalah bekerja dengan anggota staf yang bertanggung jawab atas area tersebut. Jika memungkinkan, lakukan sampling acak dari rencana pengembangan kinerja staf dan cari konsistensi dalam setiap bidang pembangunan yang dibutuhkan. Pendekatan lain adalah melakukan penilaian kebutuhan pelatihan dan menanyakan kepada anggota staf sendiri keterampilan apa yang ingin mereka kembangkan.
Tidak peduli bagaimana Anda menentukan jenis sesi pelatihan karyawan yang diperlukan, ingatlah bahwa ketika mengembangkan kursus, tetap berpegang pada konsep asli. Jika lebih dari satu konsep dipertimbangkan selama proses perencanaan, pecahkan konsep menjadi dua lokakarya.
Perlu diingat bahwa sesi pelatihan karyawan yang produktif dapat dan harus diselesaikan dalam waktu kurang dari dua jam.
Apa pun yang lebih lama dari dua jam dan Anda akan kehilangan audiensi Anda. Akhirnya, selama sesi pelatihan yang sebenarnya, setidaknya ada satu atau dua kegiatan untuk menjaga pikiran peserta aktif dan untuk mencegah mengangguk atau melamun.
Apakah Anda Benar-Benar Membutuhkan Sesi Pelatihan Karyawan?
Meskipun sesi pelatihan karyawan mungkin efektif, itu mungkin tidak selalu menjadi pendekatan terbaik untuk memenuhi kebutuhan pelatihan. Jika konsep yang Anda perkenalkan didefinisikan sebagai pengetahuan dasar atau umum, buatlah peringatan pelatihan karyawan sebagai gantinya.
Peringatan pelatihan karyawan adalah metode yang sangat baik untuk berkomunikasi dan memperkuat konsep yang akan dianggap sebagai pengetahuan umum atau informasi pekerjaan baru. Letakkan pemberitahuan pelatihan karyawan secara online, sebarkan melalui email, atau, dalam beberapa kasus, ketika karyawan tidak memiliki akses komputer, tulis pemberitahuan pelatihan karyawan dalam format bullet pada hard copy.
Gunakan kertas berwarna dan tambahkan beberapa suar dan / atau grafik ke bagian dokumen. Saya telah menemukan bahwa ketika anggota staf menerima secarik kertas hijau fluorescent di kotak surat mereka daripada yang berwarna putih, mereka lebih mungkin untuk mengambilnya dan membacanya.
Menjaga Proses Pembelajaran
- Jika kemampuan tersedia dan departemen ingin bersenang-senang sambil belajar, kembangkan permainan. Ini bisa apa saja dari Family Feud to Jeopardy dan banyak lagi. Mintalah staf menjawab pertanyaan yang dibuat oleh manajemen departemen yang berkaitan dengan situasi kerja dan / atau orang. Sungguh menakjubkan apa yang orang akan ingat dari situasi menyenangkan versus pengalaman belajar yang dipaksakan.
- Buat kelas pelatihan karyawan tetap informatif dan ringan. Ketika mengkomunikasikan ide-ide itu penting, tujuan nomor satu seharusnya adalah membuat staf tertarik, terlibat dan terhibur selama lokakarya. (Ini bisa sulit jika Anda tidak menggunakan seorang pelatih animasi .)
- Memperkenalkan departemen dengan konsep pembelajaran terpadu. Biarkan staf untuk mencapai tingkat belajar mereka dari sumber daya yang berbeda. Sementara peringatan pelatihan karyawan dan sesi pelatihan karyawan datang langsung dari manajemen, tantang staf untuk mencari online untuk ide lain yang mungkin berhasil di departemen mereka.
Pertama dan terpenting, ingatlah bahwa pembelajaran dapat dan seharusnya menyenangkan. Anggota staf Anda ingin menyerap pengetahuan, dan mereka kemungkinan besar ingin mempelajari konsep ketika mereka disajikan dengan cara yang segar, hidup dan menyenangkan.
Menempatkan twist pada metode pelatihan karyawan Anda saat ini dapat membantu orang menjadi bersemangat tentang belajar.