Mengapa Orientasi adalah Kunci untuk Mempertahankan Karyawan Baru
Keluhan yang paling sering tentang orientasi karyawan baru adalah bahwa hal itu luar biasa, membosankan, atau bahwa karyawan baru dibiarkan tenggelam atau berenang. Karyawan merasa seolah-olah organisasi membuang terlalu banyak informasi tentang mereka yang seharusnya mereka pahami dan terapkan dalam waktu yang terlalu singkat.
Hasilnya seringkali karyawan baru yang bingung yang tidak seproduktif yang dia bisa. Dia juga lebih mungkin meninggalkan organisasi dalam setahun. Ini mahal untuk majikan dan karyawan. Kalikan ini dengan jumlah karyawan yang Anda sewa setiap tahun dan biaya perputaran menjadi signifikan .
Dengan krisis tenaga kerja yang berkelanjutan, mengembangkan pengalaman orientasi karyawan yang efektif terus menjadi sangat penting. Sangat penting bahwa program perekrutan baru direncanakan secara hati-hati untuk mendidik karyawan tentang nilai- nilai dan sejarah organisasi dan tentang siapa yang dalam organisasi.
Program orientasi yang dipikirkan dengan baik, apakah itu berlangsung satu hari atau enam bulan, akan membantu tidak hanya dalam retensi karyawan tetapi juga dalam peningkatan produktivitas karyawan. Organisasi yang memiliki program orientasi yang baik membuat orang baru lebih cepat, memiliki keselarasan yang lebih baik antara apa yang dilakukan karyawan dan apa yang dibutuhkan oleh organisasi, dan memiliki tingkat perputaran yang lebih rendah .
Tujuan Orientasi
Pengusaha harus menyadari bahwa orientasi bukan hanya sikap yang bagus yang dilakukan oleh organisasi. Ini berfungsi sebagai elemen penting dari penerimaan karyawan baru dan integrasi organisasi.
- Untuk Mengurangi Biaya Startup: Orientasi yang tepat dapat membantu karyawan mendapatkan kecepatan jauh lebih cepat, sehingga mengurangi biaya yang terkait dengan mempelajari pekerjaan.
- Untuk Mengurangi Kecemasan: Setiap karyawan, ketika dimasukkan ke dalam situasi baru yang aneh, akan mengalami kecemasan yang dapat menghambat kemampuannya untuk belajar melakukan pekerjaan. Orientasi yang tepat membantu mengurangi kecemasan yang dihasilkan dari memasuki situasi yang tidak diketahui dan membantu memberikan pedoman untuk perilaku dan perilaku, sehingga karyawan tidak harus mengalami tekanan menebak.
- Untuk Mengurangi Turnover Karyawan: Perputaran karyawan meningkat karena karyawan merasa mereka tidak dihargai atau ditempatkan di posisi di mana mereka tidak mungkin melakukan pekerjaan mereka. Orientasi menunjukkan bahwa organisasi menghargai karyawan, dan membantu menyediakan alat yang diperlukan untuk berhasil dalam pekerjaan.
- Menghemat Waktu untuk Supervisor: Secara sederhana, semakin baik orientasi awal, semakin kecil kemungkinan bahwa supervisor dan rekan kerja harus menghabiskan waktu untuk mengajar karyawan . Anda dapat secara efektif dan efisien mencakup semua hal tentang perusahaan, departemen, lingkungan kerja, dan budaya selama orientasi. Manajer dan rekan kerja kemudian hanya perlu memperkuat konsep-konsep ini.
- Untuk Mengembangkan Ekspektasi Pekerjaan yang Realistik, Sikap Positif, dan Kepuasan Kerja: Penting bagi karyawan untuk belajar sesegera mungkin apa yang diharapkan dari mereka, dan apa yang diharapkan dari orang lain, selain belajar tentang nilai dan sikap organisasi.
Meskipun orang dapat belajar dari pengalaman, mereka akan membuat banyak kesalahan yang tidak perlu dan berpotensi merusak. Alasan utama program orientasi gagal: Program tidak direncanakan; karyawan tidak mengetahui persyaratan pekerjaan; karyawan tidak merasa diterima.
Orientasi karyawan penting - orientasi memberikan banyak manfaat, dan Anda dapat menggunakan umpan balik dari karyawan yang berpartisipasi untuk membuat orientasi Anda menjadi lebih baik.
Lihatlah Sepuluh Cara Terbaik untuk Mematikan Karyawan Baru .
Semua karyawan baru harus menyelesaikan program orientasi kerja baru yang dirancang untuk membantu mereka menyesuaikan diri dengan pekerjaan dan lingkungan kerja mereka dan untuk menanamkan sikap dan motivasi kerja yang positif di awal.
Program orientasi karyawan baru yang bijaksana dapat mengurangi turnover dan menyelamatkan organisasi ribuan dolar. Salah satu alasan orang mengubah pekerjaan adalah karena mereka tidak pernah merasa diterima atau bagian dari organisasi yang mereka ikuti.
Apa yang Harus Anda Sertakan dalam Proses Orientasi Karyawan Baru Anda?
Prinsip yang paling penting untuk disampaikan selama orientasi adalah komitmen Anda untuk perbaikan berkelanjutan dan pembelajaran berkelanjutan. Dengan begitu, karyawan baru menjadi nyaman dengan mengajukan pertanyaan untuk mendapatkan informasi yang mereka butuhkan untuk belajar, memecahkan masalah dan mengambil keputusan .
Proses orientasi yang dipikirkan dengan baik membutuhkan energi, waktu, dan komitmen, namun, biasanya terbayar untuk karyawan individu, departemen, dan organisasi. Salah satu contohnya adalah keberhasilan Mecklenburg County (North Carolina) dalam membenahi program orientasi karyawannya .
Majikan ingin memenuhi kredo karyawannya sebagai sumber daya terbesar organisasi . Pada tahun 1996, sebagai bagian dari inisiatif yang lebih besar untuk mendesain ulang layanan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan, staf Departemen Sumber Daya Manusia Kabupaten Mecklenburg membuat keputusan cerdas. Mereka memandang karyawan baru sebagai bagian dari basis pelanggan mereka dan bertanya kepada pelanggan apa yang mereka inginkan.
Karyawan ditanya apa yang mereka inginkan dan butuhkan dari orientasi . Mereka juga ditanya apa yang mereka sukai dan tidak sukai tentang orientasi. Karyawan baru ditanya apa yang ingin mereka ketahui tentang organisasi. Selain itu, manajer senior organisasi ditanya apa yang mereka yakini penting bagi karyawan untuk belajar ketika bergabung dengan daftar gaji daerah.
Menggunakan umpan balik yang dikumpulkan dari karyawan, staf pelatihan SDM Mecklenburg pertama kali menyadari bahwa memenuhi kebutuhan karyawan membutuhkan lebih dari setengah hari sesi pelatihan. Dengan mempercayai umpan balik karyawan, para pelatih menciptakan orientasi satu hari yang memberi karyawan apa yang mereka katakan yang mereka inginkan dan apa yang dipercayai oleh manajemen senior yang perlu diketahui karyawan.
Pada dasarnya, bauran orientasi sekarang termasuk topik yang kurang menarik seperti W-2 dan berbagai kebijakan dan prosedur , tetapi juga termasuk rincian yang memungkinkan karyawan mengetahui sesuatu tentang organisasi.
Perlu lebih banyak tentang bagaimana merencanakan orientasi karyawan yang bermanfaat dan menyenangkan?
Kunci Pertanyaan Perencanaan Orientasi Karyawan Baru
Profesional sumber daya manusia dan manajer lini pertama perlu mempertimbangkan pertanyaan perencanaan orientasi karyawan baru sebelum menerapkan atau membenahi program saat ini. Ini adalah pertanyaan kunci untuk ditanyakan.
- Hal-hal apa yang perlu diketahui karyawan baru tentang lingkungan kerja ini yang akan membuat mereka lebih nyaman?
- Apa kesan dan dampak yang ingin Anda miliki pada hari pertama karyawan baru?
- Kebijakan dan prosedur utama apa yang harus disadari oleh karyawan pada hari pertama untuk menghindari kesalahan pada hari kedua? Berkonsentrasi pada isu-isu penting.
- Apa hal-hal khusus (meja, area kerja, peralatan, instruksi khusus) yang dapat Anda berikan untuk membuat karyawan baru merasa nyaman, selamat datang dan aman?
- Pengalaman positif apa yang dapat Anda berikan untuk karyawan baru yang dapat dia diskusikan dengan keluarganya di akhir hari pertama kerja? Pengalaman harus menjadi sesuatu untuk membuat karyawan baru merasa dihargai oleh organisasi.
- Bagaimana Anda dapat membantu supervisor karyawan baru tersedia bagi karyawan baru pada hari pertama untuk memberikan perhatian pribadi dan untuk menyampaikan pesan yang jelas bahwa karyawan baru merupakan tambahan penting bagi tim kerja?
Bagaimana Menempatkan Kaki Anda Yang Terbaik untuk Karyawan Baru
Karena kesan pertama sangat penting, berikut adalah beberapa kiat untuk memberikan yang terbaik.
- Mulai prosesnya sebelum orang baru mulai bekerja. Kirim agenda ke rekanan baru dengan surat penawaran sehingga karyawan tahu apa yang diharapkan. Tetap terhubung setelah dia menerima posisi untuk menjawab pertanyaan. Pastikan area kerja orang baru siap untuk hari pertama kerja.
- Pastikan bahwa rekan kerja utama mengetahui bahwa karyawan tersebut mulai dan mendorong mereka untuk mengatakan "halo" sebelum orientasi dimulai. Surat selamat datang karyawan baru dengan agenda memungkinkan rekan kerja untuk tetap berhubungan dengan karyawan baru dan jadwalnya.
- Tetapkan mentor atau teman , untuk menunjukkan orang baru, membuat perkenalan, dan memulai pelatihan. Biarkan mentor memiliki pemberitahuan yang cukup sehingga mereka dapat membuat persiapan. Hubungan mentoring harus berlanjut selama 90 hari dan dapat berlanjut lebih lama jika pasangan membuat hubungan yang baik. Banyak hubungan berlangsung selama bertahun-tahun dan bahkan dapat berubah menjadi sponsor .
- Mulai dengan dasar-dasar. Orang menjadi lebih cepat berproduksi jika mereka memiliki landasan kuat dalam pengetahuan dasar yang mereka butuhkan untuk memahami pekerjaan mereka. Fokuskan pada mengapa, kapan, di mana, dan bagaimana posisi sebelum mengharapkan mereka menangani tugas atau proyek besar. Jangan membanjiri mereka dengan terlalu banyak informasi.
- Berikan contoh tentang bagaimana melengkapi formulir dan deskripsi pekerjaan seseorang dengan paket orientasi.
- Selamat bersenang-senang. Pusatkan perhatian hanya pada topik yang sangat penting dari buku pegangan. Mainkan beberapa game — ini dapat membantu orang belajar. Game termasuk Photo Match: setelah tur. Setiap karyawan diberikan foto karyawan lain dan daftar nama. Objeknya adalah mencocokkan nama dengan wajah.
Perburuan Tanda Tangan: Ketika karyawan sedang mengadakan tur, berikan mereka selembar kertas dengan nama beberapa rekan yang akan mereka temui. Mereka kemudian diminta untuk mendapatkan tanda tangan dari orang-orang yang mereka temui. Karyawan yang mendapatkan tanda tangan terbanyak dari berbagai rekan kerja baru mendapat hadiah.
Permainan lain yang berhubungan dengan apa yang dipelajari karyawan selama orientasi juga merupakan jaminan yang efektif bahwa orientasi berhasil. - Berikan daftar FAQ dengan orang yang dapat dihubungi, dan nomor telepon atau ekstensi.
- Rencanakan untuk mengajak karyawan baru makan siang, atau minta orang lain untuk bergabung dengan karyawan baru di ruang makan siang atau di ruang konferensi bersama anggota departemen yang lain. Hari pertama di tempat kerja bukanlah hari untuk meninggalkan karyawan baru sendirian saat makan siang.
Ini adalah saat yang tepat bagi supervisor untuk membawa karyawan ke makan siang, termasuk rekan kerja lainnya, dan pastikan karyawan merasa nyaman. Ini juga merupakan lingkungan yang sangat baik di mana karyawan dapat saling mengenal satu sama lain dan rekan kerja baru. - Tetap ingat keluarga orang yang baru itu. Pekerjaan baru berarti penyesuaian untuk seluruh keluarga, terutama jika mereka telah pindah. Lakukan apa yang Anda bisa untuk memudahkan transisi dan membantu mereka merasa nyaman di masyarakat.
- Mintalah umpan balik. Cari tahu dari mantan karyawan baru bagaimana mereka merasakan proses orientasi, dan jangan takut untuk membuat perubahan berdasarkan rekomendasi tersebut. Anda dapat mengirim evaluasi dua hingga empat minggu setelah karyawan tersebut mulai, dan tanyakan: Sekarang Anda telah bekerja di perusahaan, apakah orientasi karyawan baru memenuhi kebutuhan Anda?
Setelah karyawan itu bekerja untuk Anda sementara ia mengetahui apa yang seharusnya ia pelajari tetapi tidak dalam orientasi. Di Mecklenburg County, setelah proses desain ulang mereka, salah satu pelatih, Allyson Birbiglia berkata, "Kami menyadari bahwa kami harus terus meningkatkan orientasi untuk memenuhi kebutuhan perubahan pelanggan kami. Apa yang berhasil sekarang mungkin tidak melayani karyawan kami dengan baik bulan depan atau berikutnya tahun."
Program orientasi yang efektif — atau kurangnya satu — akan membuat perbedaan signifikan dalam seberapa cepat seorang karyawan baru menjadi produktif dan memiliki dampak jangka panjang lainnya bagi organisasi Anda. Akhir dari hari pertama, akhir minggu pertama, akhir setiap hari dalam pekerjaan Anda, sama pentingnya dengan awal.
Bantu karyawan Anda merasa bahwa Anda ingin mereka datang kembali keesokan harinya, dan berikutnya, dan berikutnya.