Namun, ritual tempat kerja tahunan telah dibandingkan dengan perjalanan ke dokter gigi untuk mendapatkan saluran akar. Keduanya bisa menjadi deskripsi akurat.
Sama seperti merawat gigi Anda, alasan peninjauan kinerja tahunan berakhir dengan perasaan seperti saluran akar adalah karena kurangnya pemeliharaan preventif.
Dengan jumlah perencanaan awal yang sehat dan pemeriksaan rutin, peninjauan kinerja tahunan bisa sama tidak menyakitkan seperti pembersihan gigi tahunan. Berikut adalah tujuh cara seorang manajer dapat mempersiapkan tinjauan kinerja karyawan tahunan untuk menjadikannya suatu diskusi yang produktif dan tanpa rasa sakit:
1. Mulailah dengan Ekspektasi Kinerja dan Tujuan
Mempersiapkan peninjauan kinerja tahunan dimulai dengan proses perekrutan. Pengeposan pekerjaan dan deskripsi pekerjaan yang ditulis dengan jelas dengan jelas menguraikan apa yang diharapkan dari karyawan dan seperti apa kinerja yang baik.
Ekspektasi kinerja tidak harus mengambil bentuk deskripsi pekerjaan formal. Lihat Cara Menulis Ekspektasi Kinerja Nyata yang Membuat Perbedaan untuk cara yang lebih informal dan efektif untuk mengembangkan dan mengkomunikasikan harapan kinerja.
Pastikan untuk mendiskusikan harapan dan tujuan ini dengan karyawan dan tinjau kembali secara teratur. Hal-hal dapat berubah, dan ketika mereka melakukannya, karyawan seharusnya tidak menjadi yang terakhir tahu.
2. Memberikan Umpan Balik Reguler Sepanjang Tahun
Bagian besar dari membuat tinjauan tahunan tanpa rasa sakit adalah penghapusan kejutan.
Karyawan berhak dan membutuhkan umpan balik positif dan kritis secara teratur. Agar umpan balik menjadi efektif, perlu tepat waktu, disampaikan sesegera mungkin setelah hasil kinerja atau perilaku. Tentu, umpan balik kritis bisa menyengat sedikit, tetapi itu kurang menyakitkan daripada mendapatkannya sekaligus di akhir tahun.
3. Menangani Masalah Kinerja dengan Cepat dan Jelas
Ulasan tahunan BUKANLAH waktu untuk mengatasi masalah kinerja yang serius untuk pertama kalinya. Manajer perlu belajar bagaimana mengenali, mendiagnosis, dan mendiskusikan masalah kinerja sepanjang tahun.
4. Mempertahankan Dokumentasi Sepanjang Tahun
Salah satu bagian tersulit dalam mempersiapkan tinjauan adalah mencoba mengingat semua yang terjadi selama satu tahun. Ketika seorang manajer tidak menyimpan catatan kinerja dan perilaku karyawan sepanjang tahun, mereka cenderung mendasarkan ulasan mereka pada memori terkini.
Cara sederhana untuk mendokumentasikan sepanjang tahun adalah dengan menyimpan folder untuk setiap karyawan untuk laporan kinerja, contoh perilaku baik dan buruk, ringkasan diskusi, umpan balik pelanggan, catatan kehadiran, dan hal-hal lain yang berkaitan dengan harapan dan tujuan kinerja.
5. Dapatkan Umpan Balik dari Orang Lain
Sementara seorang manajer adalah orang terbaik untuk mengevaluasi kinerja karyawan, itu juga berguna untuk mengumpulkan umpan balik dari pelanggan, rekan kerja, dan manajer lainnya.
Ini dapat dilakukan secara reguler dan informal, atau dengan metodologi survei yang lebih formal. Umpan balik harus bersifat rahasia dan anonim dan digunakan secara agregat untuk memverifikasi dan mendukung penilaian manajer.
6. Minta Umpan Balik dari Karyawan
Meskipun seorang manajer TIDAK PERNAH meminta karyawan untuk menulis ulasan mereka sendiri, sebaiknya Anda meminta penilaian sendiri dari karyawan sebagai bagian dari proses persiapan. Karyawan tersebut mungkin memiliki informasi yang tidak disadari oleh manajer, dan paling tidak, manajer dapat memperoleh pemberitahuan terlebih dahulu dari setiap blind spot yang mungkin dimiliki karyawan.
7. Bersiaplah dengan Contoh
Untuk kinerja, berikan dokumentasi kinerja yang objektif dan dapat diukur jika memungkinkan. Untuk umpan balik perilaku, berikan 2-3 contoh spesifik untuk setiap kompetensi.
Ketika seorang manajer mengikuti kiat-kiat persiapan ini, diskusi tahunan seharusnya hanya merupakan ringkasan dari segala sesuatu yang telah dibahas sepanjang tahun.
Fokusnya kemudian dapat beralih ke pengaturan harapan dan tujuan untuk tahun berikutnya.