Primer tentang Bagaimana Atasan Berpikir Ketika Anda Meminta Sumber Daya dan Uang:
Garis khas atau manajer langsung terbentang tipis untuk sumber daya dan waktu, dan setiap kali Anda menyarankan inisiatif baru, Anda berjuang untuk mendapatkan minat dan perhatian. Setelah hidup dalam peran ini selama bertahun-tahun, saya dapat meyakinkan Anda bahwa pemikiran berikut adalah yang paling penting dalam pikiran atasan Anda ketika Anda mendekatinya dengan ide terbaru Anda:
- Kami sudah memiliki terlalu banyak proyek mengejar terlalu sedikit sumber daya. Kami tidak dapat menambah pekerjaan lagi atau tim akan memberontak.
- Prioritas saya adalah memangkas biaya, dan ide Anda akan menghabiskan biaya, dan tidak ada jaminan bahwa kami akan menghemat uang dalam jangka panjang.
- Berbarislah di barisan. Anda adalah orang ketiga minggu ini untuk mengajukan inisiatif baru yang besar.
- Ide Anda terdengar bagus, tetapi tidak sesuai dengan strateginya . Jika saya tidak bisa mengikatnya dengan kami memenuhi tujuan strategis kami tahun ini, saya tidak bisa menjualnya.
- Saya memiliki tiga keadaan darurat, dan bos saya mencari saya untuk masalah yang bahkan tidak saya ketahui. Jangan ganggu saya.
Meskipun itu mungkin pemikiran bos Anda yang tak terucapkan, mereka mewakili tantangan dan sakit kepala yang paling nyata dari kebanyakan manajer. Seringkali merupakan pekerjaan tanpa pamrih. Sekarang Anda tahu setidaknya beberapa masalah yang membuat manajer Anda terjaga di malam hari mempertimbangkan beberapa realitas perusahaan tambahan.
- Banyak organisasi memiliki proses persetujuan proyek yang terperinci, yang mengharuskan Anda untuk menyiapkan kasus bisnis sebagai bagian dari justifikasi inisiatif.
- Meskipun tidak setiap inisiatif layak untuk kasus bisnis, jika permintaan Anda termasuk sumber daya dan / atau uang, Anda berjuang untuk dana anggaran yang telah dialokasikan sebelumnya. Manajer senior memiliki beberapa kebijaksanaan untuk memindahkan anggaran dolar dari satu kategori ke kategori lainnya, namun, dalam beberapa organisasi, ini adalah kegiatan yang memakan waktu dan mengganggu yang sulit.
- Banyak organisasi akan menyaring permintaan terhadap strategi dan tujuan utama yang melengkung. Jika inisiatif itu tampaknya tidak mendukung atau sesuai dengan tujuan-tujuan itu, maka menjadi sulit untuk dibenarkan.
Ya, ada banyak alasan bagus mengapa ide, permintaan, dan proyek Anda akan mati secara diam-diam baik dengan manajer Anda atau manajer manajer Anda. Tantangan Anda adalah mengantisipasi masalah yang diidentifikasi di atas dan menyajikan kasus yang menghilangkan hambatan terbesar.
Tujuh Langkah untuk Mendapatkan ke "Ya" dengan Bos Anda:
- Selalu kerjakan PR Anda . Berusahalah untuk memahami tujuan perusahaan dan fungsional dan bekerja untuk memastikan bahwa ide dan permintaan Anda secara logis dan mudah sejajar dengan sasaran-sasaran ini. Jika perlu, minta bos Anda untuk meninjau tujuan departemen Anda untuk periode mendatang sebelum Anda mengajukan inisiatif. Ambil satu langkah lebih jauh, dan minta bos Anda untuk mendeskripsikan sasarannya. Semakin banyak wawasan yang Anda miliki tentang bagaimana atasan dan tim Anda akan dievaluasi, semakin mudah untuk menyesuaikan permintaan Anda agar sesuai dalam parameter tersebut.
- Tekankan bantuan beban, bukan keuntungan masa depan yang tidak jelas dan tidak mungkin. Tinjau konten di atas dan ingat bahwa bos Anda lebih fokus pada kelangsungan hidup daripada aktualisasi diri. Kembangkan proposal yang menunjukkan pengurangan tenaga kerja, menyederhanakan proses dan mengambil beban dari sumber daya yang sudah kelebihan beban.
- Rencanakan kasus Anda seperti pengacara. Bos Anda dan mungkin manajer senior lainnya adalah juri, dan Anda biasanya mendapat satu kesempatan untuk mengajukan kasus ini. Dasarkan kasus Anda untuk membantu memecahkan masalah; tunjukkan bagaimana ini akan meringankan masalah; menunjukkan dampaknya dalam hal penghematan biaya, peningkatan produktivitas atau peningkatan efisiensi. Mintalah pihak ketiga yang objektif untuk memeriksa asumsi dan data Anda.
- Dengan hati-hati tambahkan manfaat tidak langsung untuk mempermanis perkara Anda. Setelah mengidentifikasi pengurangan beban dan memperkuat angka dan asumsi Anda, Anda dapat menawarkan potensi manfaat tambahan yang lebih tidak nyata tetapi menarik, seperti meningkatkan moral atau kepuasan kerja, mengurangi perputaran staf, kesempatan untuk pembelajaran tambahan atau rotasi pekerjaan.
- Pra-rencana jawaban Anda untuk keberatan. Antisipasi pertanyaan dan keberatan dan pikirkan dan dokumentasikan jawaban Anda sebelum membuat permintaan yang sebenarnya. Ukur dua kali, potong sekali.
- Waktu, tempat, dan peluang sangat penting. Disengaja mengidentifikasi peluang terbaik untuk menyelesaikan kasus Anda. Salah satu bos saya lebih memilih pertemuan sarapan pagi untuk membicarakan ide-ide baru. Saya memiliki perhatian penuh selama 45 menit. Yang harus saya lakukan adalah tiba jam 5:15 pagi. Temukan "waktu terbaik" atasan Anda dan selesaikan jadwal.
- Buat promosi penjualan seperti penjual konsultatif . Ingat, bos Anda menginginkan bantuan, bukan pekerjaan tambahan atau biaya tambahan. Berempati dengan tantangan. Tawarkan solusi sopan untuk segala keberatan atau sesuaikan pendekatan Anda seperti yang disebut diperlukan. Tampilkan hasrat Anda untuk ide dan berkomitmen untuk membuatnya sukses. Langkah terakhir ini, komitmen, adalah yang paling penting.
Garis bawah:
Inti dari manajemen adalah mengalokasikan sumber daya ke peluang terbaik. Pemahaman Anda tentang sasaran dan target serta empati Anda dengan tantangan bos Anda sangat penting untuk sukses dalam mendapatkan "ya" untuk ide dan proposal proyek Anda. Pendekatan metodis untuk membangun, mempresentasikan, dan membela kasus Anda akan meningkatkan peluang keberhasilan Anda secara luar biasa.