Artikel ini menawarkan ide untuk manajer di semua tingkatan untuk memperkuat keterampilan fasilitasi pertemuan mereka dalam mendukung peningkatan produktivitas rapat.
Di mana Manajer Salah dengan Rapat
Banyak manajer berpikir mereka tahu cara "menjalankan" rapat.
Mereka mengatur agenda, melakukan semua pembicaraan, dan membuat semua keputusan. Meskipun hal ini mungkin terasa mudah dan efisien bagi para manajer, ini sering membuang-buang waktu orang, dan itu tidak memanfaatkan potensi kreatif tim. Bahkan, itu memiliki efek sebaliknya karena karyawan cenderung menarik, menunda manajer yang jelas ingin bertanggung jawab.
Ada banyak alasan manajer tidak melibatkan karyawannya lebih banyak dalam pertemuan, termasuk:
- Takut melepaskan.
- Keyakinan salah bahwa karena mereka bertanggung jawab, mereka perlu menyediakan semua jawaban.
- Kurang percaya pada kemampuan atau keterampilan pemecahan masalah karyawan mereka.
- Kurangnya keterampilan fasilitasi pertemuan.
Sementara tiga item pertama adalah perilaku manajer yang buruk, yang terakhir, keterampilan fasilitasi, dapat dipelajari dan diperkuat dengan latihan.
Memperkuat Kemampuan Fasilitasi Pertemuan Anda
Menurut definisi, sarana fasilitasi, “ Untuk mempermudah atau mengurangi kesulitan; membantu maju . ”Agar seorang manajer dapat memfasilitasi pertemuan (bukan menjalankannya), mereka harus bersedia melepaskan kekuatan mereka dan terbuka terhadap hasil dan pendekatan yang berbeda.
Fasilitasi pertemuan yang tepat melibatkan melibatkan semua orang dalam mengidentifikasi dan memecahkan masalah. Tim akan selalu mengembangkan solusi yang lebih baik dan lebih kreatif daripada siapa pun yang dapat dan akan lebih mungkin mendukung implementasi solusi.
Berikut ini sembilan keterampilan yang diperlukan untuk memfasilitasi pertemuan, yang semuanya dapat dipelajari dan ditingkatkan dengan latihan:
- Perencanaan agenda. Pertemuan kolaboratif dimulai dengan perencanaan agenda. Memilih topik yang mengundang partisipasi, misalnya, masalah yang harus diselesaikan jauh lebih menarik daripada topik "informasi". Namun, waktu yang cukup perlu dialokasikan untuk memungkinkan keterlibatan kelompok.
- Pengaturan lingkungan dan iklim. Masalah logistik! Ketika orang merasa tidak nyaman, tidak dapat melihat satu sama lain, tidak dapat mendengar, atau lapar, hasil pertemuan akan menderita. Pelajari cara menggunakan logistik sebagai cara untuk mendorong partisipasi besar dan menghilangkan hambatan.
- Menanyakan pertanyaan. Pertanyaan-pertanyaan hebat menstimulasi diskusi yang hebat. Artikelnya, “ 70 Pertanyaan Pelatih yang Mengagumkan Menggunakan Model GROW ,” menawarkan beberapa saran diskusi yang luar biasa.
- Mendengarkan aktif. Ketika seorang manajer memparafrasakan, memeriksa pemahaman, dan menanyakan pertanyaan tindak lanjut, itu mendorong lebih banyak partisipasi dan membuat diskusi terus mengalir. Dalam “ Cara Menjadi Pendengar yang Lebih Baik ,” saya berbagi ide tentang memperkuat kemampuan mendengarkan Anda yang aktif.
- Brainstorming. Kebanyakan orang berpikir mereka sudah tahu cara bertukar pikiran. Namun, biasanya tidak. Dalam terlalu banyak pengaturan, efektivitas brainstorming dikurangi oleh manajemen proses yang buruk, tekanan sosial atau politik yang kuat dan keterampilan fasilitasi yang buruk. Banyak orang tidak pernah benar-benar mengalami kekuatan dari sesi brainstorming yang dikelola dengan baik. Lihat “ 15 Cara untuk Hujan di Sesi Brainstorming ” untuk apa yang tidak boleh dilakukan - kemudian lakukan sebaliknya!
- Keterampilan membangun konsensus. Konsensus tidak berarti bahwa setiap orang harus setuju dengan keputusan. Ini berarti bahwa setiap orang memiliki kesempatan untuk berbagi perspektif dan mengusulkan ide. Fasilitasi yang tepat akan memandu kelompok dari berbagi ide ke pengembangan keputusan yang efektif . Mencapai konsensus membutuhkan lebih banyak waktu, tetapi biasanya akan mendapatkan dukungan yang lebih kuat dari kelompok pada umumnya. Namun, ingatlah bahwa konsensus bukanlah tujuan akhir. Keputusan yang efektif untuk masalah yang dihadapi adalah masalah yang paling penting. Lihat Kerangka Pengambil Keputusan Konsensus Enam Langkah untuk mengetahui lebih banyak tentang bagaimana memimpin tim melalui proses pengambilan keputusan konsensus.
- Resolusi konflik. Setiap kali ada ruangan penuh orang yang terlibat dalam menyelesaikan suatu masalah, konflik tidak dapat dihindarkan. Bahkan, konflik atas tugas atau masalah dipandang oleh peneliti tim sebagai bagian dari proses untuk pengambilan keputusan yang efektif. Seorang manajer harus belajar bagaimana memanfaatkan kekuatan konflik dengan cara yang positif. Lihat: "Resolusi Konflik untuk Kelompok Kecil. "
- Keterampilan komunikasi non-verbal. Sementara para peneliti berdebat tentang persentase yang tepat, sebagian besar akan setuju bahwa lebih dari 50 persen komunikasi adalah non-verbal. Seorang manajer harus mampu membaca nada dan bahasa tubuh kelompok untuk menilai tingkat keterlibatan, keterbukaan, dan komitmen mereka.
- Rekaman. Fasilitasi kelompok yang terampil melibatkan mengetahui kapan harus beralih ke flipchart atau papan tulis untuk menangkap apa yang dikatakan orang. Melakukan hal itu membuat orang merasa seperti ide mereka didengar dan dihargai, dan berfungsi sebagai catatan berharga untuk digunakan untuk perencanaan tindakan dan tindak lanjut.
Garis bawah:
Waktu adalah aset berharga dalam hidup dan di tempat kerja. Berusaha untuk mengelola rapat untuk efisiensi dan efektivitas yang optimal. Mempelajari, melatih, dan menerapkan sembilan keterampilan fasilitasi yang diidentifikasi di atas adalah tempat yang bagus untuk memulai.
-
Diperbarui oleh Art Petty