Dan Apa Yang Dapat Anda Lakukan Secara Berbeda Untuk Menjaga Tim Bekerja Dengan Baik Bersama
Tetapi mudah untuk mengganggu mereka. Dan ketika itu terjadi, mereka dapat berubah menjadi orang-orang yang tidak ingin ada hubungannya dengan proyek Anda lagi.
Itu risiko besar bagi seorang manajer proyek karena Anda membutuhkan bantuan dan dukungan mereka untuk menjadi sukses. Tanpa masukan mereka, Anda mungkin tidak dapat mengirimkan proyek Anda. Berikut ini adalah cara untuk menggangu pemangku kepentingan proyek Anda dan apa yang seharusnya Anda lakukan sebagai gantinya.
Gagal Berkomunikasi
Komunikasi seharusnya sekitar 80% dari apa yang Anda lakukan sebagai manajer proyek. Ketika Anda tidak memberi tahu tim, pemasok, atau pelanggan apa yang sedang terjadi, maka mereka akan cepat merasa terganggu. Lebih buruk lagi, mereka cenderung mengisi celah dengan penjelasan mereka tentang apa yang terjadi, yang mungkin tidak akurat dan dapat benar-benar merusak reputasi proyek.
Sebagai gantinya, satukan laporan proyek yang jelas. Temui mereka secara individu dan berkelompok dan beri tahu mereka di setiap langkah. Kumpulkan rencana komunikasi proyek dan lakukan analisis pemangku kepentingan sehingga Anda dapat mengetahui siapa yang perlu mendengar apa dan kapan mereka perlu mendengarnya.
Gagal Menanyakan Pendapat Mereka
Komunikasi adalah satu hal, tetapi itu cenderung tentang pembaruan status dan pelacakan proyek. Anda perlu melakukan lebih dari itu untuk melibatkan mereka dalam proyek. Hal ini dapat mengganggu orang ketika mereka adalah ahli masalah di bidang tertentu, dan Anda tidak meminta masukan mereka pada sesuatu yang mereka berkualifikasi tinggi untuk dikomentari.
Manajer proyek dapat jatuh ke dalam perangkap percaya bahwa mereka perlu melakukan segalanya dan membuat semua keputusan sendiri, tetapi itu tidak terjadi sama sekali.
Sebaliknya, tanyakan pendapat mereka tentang bagaimana menangani isu-isu proyek yang muncul. Pertimbangkan pandangan mereka. Anda tidak harus melakukan apa yang mereka sarankan, tetapi membantu membangun hubungan jika Anda mendengarkan. Anda dapat melakukannya melalui rapat proyek dan siap mendengarkan ketika mereka datang kepada Anda dengan saran. Jika itu tim Anda, pastikan mereka memiliki kesempatan yang cukup untuk menyampaikan pandangan mereka.
Percaya Kualifikasi Anda Memberi Anda Kekuatan Super
Menjadi PMP® tidak menjadikan Anda manajer proyek terbaik di dunia (meskipun mungkin membantu sedikit). Menyimpan sertifikat PRINCE2® Praktisi , atau APMP atau sebutan manajemen proyek lainnya tidak membuat Anda tidak tercela.
Berbicara tentang kualifikasi Anda sepanjang waktu dan bagaimana buku melakukan berbagai hal adalah cara pasti untuk mengganggu para pemangku kepentingan Anda. Mereka tidak ingin mendengar tentang skor besar Anda dalam ujian atau bagaimana Anda menerapkan metodologi untuk proyek mereka. Sebenarnya, yang mereka inginkan adalah proyek berjalan dengan baik. Mereka tidak terlalu peduli bagaimana Anda sampai di sana, sebagian besar waktu.
Jangan menganggap itu karena Anda memiliki kualifikasi dan tahu bagaimana melakukan manajemen risiko, misalnya, bahwa Anda tidak akan terjebak oleh risiko proyek.
Itu terjadi pada kita yang terbaik! Jadi lebih baik untuk menjadi rendah hati dan berdedikasi, menempatkan keterampilan Anda untuk penggunaan yang baik dengan cara yang praktis sementara tidak percaya mereka menempatkan Anda di atas rekan-rekan Anda.
Kualifikasi Anda seharusnya secara diam-diam memberikan Anda kepercayaan diri untuk melakukan pekerjaan Anda sebaik mungkin, tetapi Anda akan menemukan bahwa banyak orang yang bekerja sebagai manajer proyek memegang sertifikat. Bahkan, banyak orang yang bekerja di industri spesialis memegang sertifikat dan untuk banyak perusahaan, kredensial di bidang keahlian Anda, apakah itu arsitektur, akuntansi atau manajemen proyek, hanyalah faktor kebersihan.
Jangan berharap para pemangku kepentingan Anda terkesan dan jangan membicarakannya sepanjang waktu. Tunjukkan keterampilan Anda melalui penyampaian proyek dengan baik dan tunjukkan bagaimana Anda menerapkan pengetahuan yang Anda pelajari di kelas.
Mengubah Tenggat Waktu
Ketika semua orang telah mendaftar ke tonggak proyek dan tahu apa yang terjadi ketika Anda semua dapat bekerja secara harmonis sebagai satu tim. Ketika Anda mengubah tenggat waktu dan tidak memberi tahu siapa pun, saat itulah orang mulai merasa terganggu.
Mengubah tanggal memiliki dampak besar pada pekerjaan orang lain. Mereka mungkin telah memesan waktu liburan di sekitar pekerjaan penting mereka pada proyek. Mereka mungkin harus mengisi kembali sumber daya di tim lain karena seseorang diperlukan pada proyek pada waktu tertentu. Jika Anda mengubah tanggal tanpa memahami semua latar belakang ini, maka Anda dapat menempatkan proyek pada risiko.
Sponsor proyek Anda malah akan mengerti jika Anda tidak dapat mencapai pencapaian yang disepakati. Segalanya berubah. Ada item baru ditambahkan ke lingkup proyek Anda atau hal-hal yang diambil. Tetapi bukan tugas Anda untuk menyetujui perubahan tenggat waktu saja. Bekerja dengan tim proyek Anda untuk memahami dampak perubahan. Kemudian ajukan solusi untuk sponsor proyek Anda, jelaskan alasan di balik mengubah tanggal.
Pastikan bahwa semua pemangku kepentingan menyadari perubahan tersebut dan bagaimana hal itu dapat memengaruhi pekerjaan mereka. Kemudian, dengan persetujuan semua orang, buat perubahan dan perbarui dokumentasi proyek Anda. Anda tidak boleh hanya membuat perubahan pada tanggal tanpa membiarkan anggota tim lainnya tahu lebih dulu.
Membuang-buang waktu mereka
Rapat! Kita semua mencintai mereka, bukan? Mereka harus efisien, dikelola dengan baik, dan sangat bermanfaat bagi semua orang. Tetapi itu tidak selalu terjadi. Banyak kali stakeholder mengeluh bahwa mereka telah membuang-buang waktu mereka dalam pertemuan. Belum ada agenda, atau keputusan yang mereka harapkan dibuat bukan karena orang yang salah berada di dalam ruangan.
Anda juga memiliki peluang lain untuk membuang-buang waktu mereka - bukan hanya pertemuan. Jangan mengacaukan kotak masuk mereka dengan meletakkannya di salinan email saat tidak diperlukan. Sebaliknya, para pemangku kepentingan pada proyek memiliki pekerjaan lain untuk dilakukan juga, jadi mereka harus menggunakan waktu mereka dengan bijaksana. Pastikan pertemuan Anda memiliki agenda. Rencanakan mereka, undang orang yang tepat dan pastikan Anda menindaklanjuti sesudahnya.
Hanya kirim email ke orang yang relevan. Jika Anda perlu cc seseorang, pastikan mereka mengerti mengapa penting bagi mereka untuk waspada, dan hindari 'balasan semua' yang ditakuti sejauh yang Anda bisa. Hanya sadar akan fakta bahwa orang lain sibuk dan bahwa proyek Anda bukanlah prioritas utama mereka sepanjang waktu (jika ada di setiap waktu).