Kotak sembilan adalah salah satu alat yang paling banyak digunakan dalam perencanaan suksesi dan pengembangan kepemimpinan. Ini bisa menjadi alat yang berharga bagi siapa saja yang bekerja di manajemen bakat, atau untuk setiap manajer sebagai cara untuk menilai dan membedakan tim atau organisasi.
Biasanya digunakan untuk menilai individu pada dua dimensi: kinerja masa lalu mereka dan potensi masa depan mereka.
Sumbu X (garis horizontal) dari tiga kotak menilai kinerja, dan sumbu Y dari tiga kotak (garis vertikal) menilai potensi kepemimpinan. Kombinasi sumbu Y dan X membentuk kotak di dalam grid tempat setiap karyawan ditempatkan.
1A = Kinerja Tinggi / Potensi Tinggi, 3C = Kinerja Rendah / Potensi Rendah, 2B = kinerja sedang / potensi sedang, dll.
Bayangkan acara permainan lama Hollywood Squares atau pengenalan Brady Bunch, dengan masing-masing karakter duduk di salah satu dari sembilan kotak.
Sementara seorang pemimpin individu dapat menggunakan sembilan kotak untuk menilai karyawan mereka sendiri, itu memiliki nilai nyata adalah ketika tim kepemimpinan menggunakannya sebagai bagian dari "review bakat" untuk berdiskusi tentang bakat kolektif seluruh organisasi.
Apa Manfaatnya? Mengapa Begitu Populer?
Ini sederhana dan efektif (95% dari waktu).
Keindahan alat ini dalam kesederhanaan dan kemudahan penggunaannya. Dengan sedikit penjelasan dan fasilitasi awal, manajer biasanya dapat menangkapnya dengan cepat.
Ini membantu mengatasi banyak perangkap umum ketika datang ke penilaian bakat, termasuk:
-Penekanan pada kinerja saat ini
-saling bergantung pada satu pendapat
- Kurangnya kriteria penilaian, atau kriteria yang tidak konsisten
Tim kepemimpinan (seringkali insinyur atau ilmuwan) sering mencoba untuk memperumitnya, dengan menambahkan lebih banyak kotak, definisi untuk setiap kotak, dan semua jenis lonceng dan peluit.
Hampir tidak pernah memperbaiki proses dan sering menambahkan lebih banyak kerumitan daripada nilai.
Ketika saya mengatakan itu bekerja 95 persen dari waktu, itu dari pengalaman saya sendiri dan benchmarking rekan. Saya hanya punya satu tim senior di mana itu meledak, dan itu karena ada kurangnya kepercayaan dan disfungsi tim.
Ini gratis dan bukan milik.
Selain waktu orang, atau fasilitator berbayar, tidak ada biaya untuk menggunakan sembilan kotak. Ada cara lain untuk menilai potensi - instrumen formal dan pusat penilaian sangat bagus, namun mereka juga mahal. Sementara banyak yang akan mengkritik kurangnya objektivitas untuk menggunakan sembilan kotak untuk menilai kinerja dan potensi, sebagian besar organisasi tidak mampu mengirim setiap manajer melalui pusat penilaian $ 10.000.
Ini berfungsi sebagai katalis untuk dialog yang kuat.
Ini bukan tentang mengisi grid - ini semua tentang diskusi. Itu adalah titik kritis yang sering diabaikan oleh tim pemula. Manajer, secara umum, tidak begitu terampil dalam menilai bakat, dan sangat ragu untuk mendiskusikan karyawan manajer lain, atau mendengar umpan balik tentang mereka sendiri. Alat ini membantu manajer melakukan percakapan dengan cara yang profesional dan produktif.
Ini menyediakan kerangka kerja dan struktur.
Meskipun "jujur dan kuat" adalah hal yang baik, tanpa kerangka kerja, percakapan ini bisa menjadi berantakan dan teralihkan. Dengan fasilitasi terampil, sembilan kotak menyediakan kerangka kerja dan peta jalan untuk membahas kinerja masing-masing individu, potensi, kebutuhan pengembangan, dan rencana pengembangan .
Membantu mengkalibrasi kriteria dan harapan.
Dianjurkan agar tim masuk ke dalam tinjauan bakat dengan definisi kinerja dan potensi yang ditentukan sebelumnya, jelas, konsisten. Terkadang definisi itu tidak ada. Bahkan jika mereka melakukannya, mereka sering hanya kata-kata di atas kertas tidak didasarkan pada kenyataan. Dengan menggunakan alat ini, tim memiliki kesempatan untuk mendiskusikan kinerja dan potensi apa yang benar-benar berarti. Jika fakta, untuk banyak manajer di ruangan, ini adalah pertama kalinya mereka mendengar harapan bos mereka sendiri, jadi Anda akan melihat mereka mencatat catatan dan menilai diri mereka secara diam-diam.
Ini lebih akurat daripada pendapat satu orang.
Keakuratan menilai kinerja dan potensi meningkat dengan beberapa titik data. Manajer sering memiliki titik-titik buta dengan karyawan mereka sendiri dan tidak menyadari bagaimana mereka dianggap oleh orang lain. Diskusi ini dapat membantu menyinari superstar dan artis yang buruk.
Memfasilitasi kepemilikan bersama dan kerja tim.
Ini adalah aturan dasar untuk setiap pertemuan dan diskusi manajemen bakat: “Kita semua, sebagai sebuah tim, secara kolektif bertanggung jawab untuk membangun organisasi yang lebih kuat. Kita harus terus terang, saling mendengarkan, dan membantu mengembangkan karyawan masing-masing. ”
Dalam organisasi yang fungsional atau tersegmentasi, pengembangan bakat sering menjadi salah satu dari beberapa hal yang dapat ditangani oleh tim manajemen secara bersama-sama.
Ini alat diagnostik untuk pengembangan.
Rapat peninjauan bakat mengungkap kekuatan dan kelemahan individu dan organisasi. Sembilan kotak berfungsi sebagai penilaian kebutuhan untuk tindakan pengembangan yang perlu diambil. Banyak organisasi sekarang menggunakan ulasan sembilan kotak untuk membahas dan menyepakati rencana pengembangan individu (IDP) untuk setiap karyawan.
Kotak sembilan bisa menjadi alat yang sangat efektif untuk memfasilitasi diskusi seputar kinerja dan potensi. Meskipun tidak sempurna dan memiliki perangkap yang melekat, kelebihannya jauh lebih besar daripada kerugiannya.
Untuk instruksi spesifik tentang cara menggunakan sembilan kotak dalam ulasan bakat, lihat Cara Menggunakan Kinerja dan Potensi Sembilan Kotak Matrix untuk Perencanaan dan Pengembangan Suksesi.