Artikel ini membahas bidang pengetahuan manajemen lingkup proyek dari Panduan untuk Badan Manajemen Proyek Pengetahuan (PMBOK® Guide) - Edisi Kelima. Ini bukan satu-satunya cara untuk menentukan manajemen lingkup proyek, tetapi ini adalah titik awal yang baik dan akan sangat membantu Anda jika Anda bekerja menuju sertifikasi PMP® Anda.
Proses Manajemen Ruang Lingkup Proyek
Manajemen lingkup proyek dalam Panduan PMBOK® mencakup 6 proses. Proses manajemen lingkup proyek adalah:
- Rencana manajemen ruang lingkup
- Kumpulkan persyaratan
- Tentukan ruang lingkup
- Buat Struktur Perincian Kerja
- Batas validasi
- Lingkup kontrol.
Mari kita lihat masing-masing.
Proses Manajemen Rencana Ruang Lingkup
Intinya melakukan ini adalah memberi Anda rencana manajemen lingkup di ujungnya. Itu menetapkan bagaimana Anda akan mendefinisikan, mengelola, memvalidasi dan mengendalikan lingkup proyek Anda. Menempatkan pekerjaan di depan untuk menentukan ini memberi Anda sesuatu untuk merujuk nanti. Anda mungkin menemukan bahwa Anda dapat menggunakan rencana manajemen lingkup proyek lain sebagai titik awal, karena proses manajemen ruang lingkup tidak bervariasi secara liar antara proyek setelah perusahaan Anda telah menyelesaikan cara kerja yang berhasil bagi mereka.
Hasil dari proses ini adalah rencana manajemen ruang lingkup. Ini adalah bagian dari rencana manajemen proyek Anda dan termasuk:
- Bagaimana Anda akan menyiapkan pernyataan lingkup rinci
- Bagaimana Anda akan membuat Work Breakdown Structure (WBS) Anda dari pernyataan ruang lingkup
- Bagaimana Anda akan mempertahankan dan menyetujui WBS
- Bagaimana Anda akan mendapatkan penerimaan formal untuk kiriman proyek
- Bagaimana Anda akan mengelola perubahan ruang lingkup.
Dokumen tidak harus sangat rinci atau sangat formal: itu hanya harus sesuai dengan tujuan.
Kumpulkan Proses Persyaratan
Dalam proses ini, Anda akan mencari tahu apa yang diinginkan oleh pemangku kepentingan dari proyek. Setelah Anda menguraikan ide besar Anda, Anda perlu mendokumentasikan persyaratan dan mengelola harapan pemangku kepentingan Anda. Ini penting karena seringkali apa yang mereka minta tidak realistis atau dapat dicapai mengingat kendala proyek lainnya, seperti biaya.
Output dari pekerjaan pengumpulan persyaratan Anda adalah satu set persyaratan yang terdokumentasi. Ini harus sekomprehensif mungkin dan biasanya akan mencakup beberapa kategori persyaratan seperti:
- Persyaratan fungsional dan non-fungsional
- Persyaratan pemangku kepentingan seperti persyaratan pelaporan
- Persyaratan dukungan dan pelatihan
- Persyaratan bisnis
- Persyaratan proyek seperti tingkat layanan atau kualitas
Anda juga akan mendokumentasikan dependensi, asumsi, dan batasan yang secara khusus terkait dengan persyaratan.
Tentukan Proses Ruang Lingkup
Di sinilah Anda mengambil kebutuhan Anda dan mengubahnya menjadi deskripsi rinci tentang produk atau layanan yang akan dibuat oleh proyek Anda. Anda akan berakhir dengan pernyataan lingkup proyek yang dapat Anda rujuk selama proyek. Ini akan mencakup daftar apa yang ada di ruang lingkup dan apa yang di luar jangkauan. Itu penting karena sering orang tidak akan ingat apa yang secara khusus dikecualikan dan kembali dan meminta Anda untuk bekerja di area tersebut.
Setiap inklusi harus melalui kontrol perubahan.
Buat Proses Struktur Perincian Kerja
Proses ini memungkinkan Anda mengubah daftar persyaratan menjadi visi terstruktur tentang apa yang perlu Anda lakukan. Pekerjaan utama di sini adalah memecah tugas-tugas besar menjadi bagian-bagian kecil yang lebih mudah dikelola.
Hasil dari proses ini adalah WBS. Secara pribadi, saya tidak menggunakan WBS pada proyek saya, tetapi itu bisa menjadi alat yang sangat membantu. Jika Anda tidak berpikir secara visual, maka Anda dapat mencapai hasil yang sama dengan membuat daftar.
Memvalidasi Lingkup Proses
Proses Validasi Ruang Lingkup tidak, karena Anda mungkin berpikir, meminta pemangku kepentingan bisnis untuk menandatangani WBS Anda. Ini tentang memastikan bahwa Anda memiliki proses di tempat untuk mendapatkan tanda tangan untuk kiriman Anda ketika saatnya tiba.
Layak menempatkan struktur ini di tempat sehingga Anda tidak memiliki pertanyaan tentang siapa yang akan menyetujui penyampaian atau kriteria apa yang akan mereka gunakan untuk mengatakan itu selesai.
Setelah proses selesai, Anda akan menerima kiriman yang disetujui oleh siapa saja yang perlu menyetujuinya.
Mengontrol Lingkup Proses
Proses Scope Kontrol adalah yang terakhir dalam area pengetahuan manajemen lingkup proyek. Hal ini berkaitan dengan memastikan bahwa ada kontrol perubahan yang efektif jika ruang lingkup perlu diubah. Ini juga mencakup pelacakan proyek Anda dengan topi 'lingkup' untuk memeriksa apakah itu akan memberikan apa yang Anda pikirkan.
Keenam proses ini membentuk pengetahuan manajemen lingkup proyek dalam Panduan PMBOK® – Edisi Kelima .