Artikel ini membahas bidang pengetahuan manajemen waktu proyek dari Panduan untuk Badan Manajemen Proyek Pengetahuan (PMBOK® Guide) - Edisi Kelima. Ada cara lain untuk melihat penjadwalan proyek tetapi jika Anda bekerja menuju sertifikasi PMP® Anda maka pendekatan PMBOK® Guide adalah yang akan Anda ikuti, dan ini juga merupakan praktik yang baik untuk semua manajer proyek.
Proses Manajemen Waktu Proyek
Manajemen waktu proyek dalam Panduan PMBOK® terdiri dari 7 proses. Proses manajemen waktu proyek adalah:
- Merencanakan manajemen jadwal
- Tentukan kegiatan
- Urutan kegiatan
- Perkirakan sumber daya aktivitas
- Perkirakan durasi aktivitas
- Kembangkan jadwal
- Jadwal kontrol.
Mari kita lihat lebih dalam masing-masing.
Rencana Proses Manajemen Jadwal
Langkah ini adalah tempat Anda menetapkan semua kebijakan, prosedur, dan dokumentasi yang diperlukan untuk mengelola jadwal proyek Anda dari rencana pertama, pengembangan berkelanjutan, pelaksanaan, dan kemudian mengontrol jadwal.
Output dari melakukan perencanaan ini adalah untuk menghasilkan rencana manajemen jadwal. Namun, dalam kehidupan nyata, Anda mungkin tidak akan memiliki rencana terpisah untuk mengelola jadwal Anda. Sebagian besar dari apa yang Anda kerjakan di sini akan berakhir dalam rencana manajemen proyek Anda (cari tahu cara menulis rencana manajemen proyek di sini ) dan itu sangat memadai.
Tentukan Proses Kegiatan
Proses ini mengidentifikasi dan mendokumentasikan apa yang perlu Anda lakukan untuk menghasilkan kiriman proyek. Dengan kata lain, ini mengidentifikasi tugas-tugas proyek. Anda akan menggunakan pernyataan lingkup yang Anda satukan selama kegiatan manajemen lingkup untuk membantu Anda memecah pekerjaan menjadi tugas-tugas individu.
Hasil utama dari pengerjaan ini adalah Anda akan mendapatkan daftar tugas proyek yang ditentukan. Itu berguna karena merupakan masukan utama untuk proses selanjutnya.
Proses Kegiatan Urutan
Menggunakan daftar tugas Anda, sekarang Anda harus menempatkannya dalam urutan yang benar. Pada akhir proses ini, Anda akan memiliki pandangan tentang hubungan antara tugas-tugas proyek. Proses ini membantu Anda menempatkan proyek Anda bekerja dalam urutan yang benar sehingga Anda dapat memanfaatkan secara efisien sumber daya proyek dan mengirimkannya secepat mungkin.
Panduan PMBOK® berbicara tentang menghasilkan diagram jaringan sebagai output dari proses ini, tetapi itu jarang diperlukan, dan tentu saja, tidak ada yang harus Anda lakukan dengan tangan. Jika Anda ingin melakukan diagram jaringan untuk beberapa alasan, maka gunakan perangkat lunak manajemen proyek Anda untuk melakukannya. Namun, pada akhirnya, daftar dependensi dan tanggal mulai dan akhir yang potensial untuk tugas akan sama bagus dan memakan waktu lebih sedikit.
Perkirakan Proses Sumber Daya Kegiatan
Ketika Anda tahu apa yang akan Anda lakukan, langkah selanjutnya adalah mencari sumber daya apa yang Anda butuhkan untuk mencapainya. Proses Sumber Daya Aktivitas Perkirakan membantu dengan itu. Dalam proses ini, Anda akan menentukan sumber daya manusia, peralatan, dan persediaan yang Anda butuhkan, ditambah jumlah yang Anda butuhkan dari masing-masing.
Perkirakan Proses Durasi Aktivitas
Langkah ini adalah tempat kerja keras untuk menghitung berapa lama setiap tugas akan terjadi. Selama proses ini, Anda akan mengetahui berapa lama waktu yang diperlukan untuk melakukan setiap aktivitas, menggunakan sumber daya yang telah Anda identifikasi.
Jangan lupa untuk mempertimbangkan ketersediaan sumber daya dan hari libur dengan durasi aktivitas Anda. Hanya karena tugas hanya membutuhkan waktu 8 jam tidak berarti akan selesai pada pagi hari.
Buat Jadwal Proses
Akhirnya, Anda sekarang dapat menyusun jadwal proyek Anda. Dengan semua informasi yang dikumpulkan dari proses di atas, itu seharusnya mudah.
Mengembangkan jadwal adalah salah satu proses yang lebih rumit dalam Panduan PMBOK®. Ada 13 input (semuanya di atas ditambah risiko, ruang lingkup, dan elemen yang berkaitan dengan konteks proyek). Jadwal itu sendiri hanya salah satu output, tetapi yang lain (dalam pandangan saya) kurang penting.
Setelah semua, Anda telah melalui semua ini untuk mendapatkan jadwal yang merupakan dokumen penting untuk mengelola kinerja proyek Anda.
Jadwal Anda tidak harus berupa bagan Gantt. Berikut adalah 5 alternatif bagan Gantt untuk Anda pertimbangkan.
Mengontrol Jadwal Proses
Akhirnya, proses Jadwal Kontrol memberi Anda alat yang Anda perlukan untuk memantau dan memperbarui jadwal proyek Anda, memastikan bahwa perubahan dikelola dengan tepat dan Anda tetap mengontrol pengaturan waktu proyek Anda.
Mempersiapkan jadwal proyek Anda dan melacaknya setelahnya adalah karya besar, tetapi Anda harus tahu bahwa Anda memiliki jadwal yang dapat Anda percayai.