Mengapa Karyawan Tidak Berpartisipasi dalam Wawancara Keluar Dengan Majikan Mereka?
Berapa Tingkat Partisipasi yang Baik untuk Exit Interviews?
Penelitian menunjukkan bahwa tingkat respons rata-rata untuk wawancara keluar kertas dan pensil adalah sekitar 30-35 persen.
Ini berarti bahwa perusahaan dengan 2.000 karyawan dan tingkat turnover 15 persen akan berharap untuk menerima sekitar 100 wawancara keluar yang diselesaikan per tahun. Pada tingkat partisipasi ini, organisasi mendapatkan umpan balik dari hanya 5 persen dari total populasi karyawan.
Hanya dengan sedikit usaha ekstra, Anda harus dapat menggandakan tingkat respons tersebut. 65 persen atau lebih baik adalah tujuan yang baik untuk partisipasi wawancara keluar. Anda dapat melakukannya dengan wawancara keluar kertas dan pensil, wawancara keluar online berbasis web, dan wawancara keluar telepon.
Mengukur Partisipasi Anda dalam Exit Interview
Untuk mengukur tingkat respons Anda, bagilah jumlah wawancara keluar yang diselesaikan dengan jumlah karyawan yang Anda minta untuk keluar dari wawancara. Idealnya, angka kedua harus sama dengan jumlah total pemutusan tetapi untuk alasan praktis, ini umumnya tidak terjadi.
Sebagai contoh, jika Anda memiliki 125 wawancara keluar yang diselesaikan dari 300 orang yang Anda minta untuk menyelesaikan wawancara keluar, tingkat partisipasi Anda adalah 125/300 yang sama dengan 0,416 atau 41,6 persen.
Penting untuk memastikan bahwa Anda memiliki metode yang baik untuk melacak jenis partisipasi ini. Minimal, Anda ingin melacak tingkat partisipasi di awal proyek perbaikan dan kemudian secara berkala sesudahnya.
Skenario yang ideal adalah menjaga agar rata-rata berjalan yang dapat Anda rujuk secara teratur.
Nomor real-time ini segera memperingatkan Anda untuk jatuh (atau meningkat) dalam partisipasi karyawan dalam wawancara keluar. Sistem manajemen wawancara keluar online harus melakukannya untuk Anda secara otomatis.
Perusahaan besar mungkin ingin melacak tingkat partisipasi secara terpisah untuk anak perusahaan, divisi besar atau wilayah geografis. Perusahaan kecil hingga menengah umumnya dapat memperoleh manfaat dari tingkat partisipasi total untuk organisasi.
Jika Anda memutuskan bahwa tingkat partisipasi Anda dalam wawancara keluar dapat mengalami peningkatan, langkah selanjutnya adalah menganalisis proses wawancara keluar Anda saat ini . Dua bidang yang paling penting untuk ditinjau adalah:
- Mengapa karyawan memilih untuk tidak menyelesaikan wawancara keluar?
- Apakah ada masalah logistik yang menghalangi sumber daya manusia untuk mendapatkan informasi kepada karyawan secara tepat waktu dan efektif?
Karyawan Tidak Menyelesaikan Wawancara Keluar Mereka
Beberapa alasan bahwa karyawan memilih untuk tidak menyelesaikan wawancara keluar adalah:
- Wawancara keluar terlalu panjang.
- Pertanyaan wawancara keluar membingungkan atau invasif pribadi.
- Karyawan tidak percaya bahwa wawancara keluar akan dibaca atau membuat perbedaan.
- Karyawan takut akan reaksi.
- Karyawan itu marah pada perusahaan.
- Karyawan menunda atau lupa.
- Prosesnya sulit atau tidak nyaman.
Jika Anda menggunakan survei wawancara keluar dengan pertanyaan yang dinilai, 35-60 pertanyaan adalah tentang panjang survei yang tepat. Lebih dari 60 pertanyaan mulai terasa panjang dan tidak nyaman bagi karyawan. Jika Anda melampaui 70 pertanyaan, Anda harus siap untuk jumlah wawancara keluar yang tidak selesai yang lebih tinggi.
Tinjau pertanyaan wawancara keluar Anda untuk kesederhanaan. Tempatkan diri Anda dalam posisi karyawan dan tanyakan pada diri Anda bagaimana perasaan Anda menjawab pertanyaan. Hindari banyak pertanyaan wawancara keluar yang meminta perasaan dan emosi.
Banyak karyawan yang tidak selaras dengan perasaan mereka (atau jika mereka mungkin tidak ingin membagikannya dengan Anda). Adalah jauh lebih mudah bagi seorang karyawan untuk menilai efektivitas suatu proses daripada bagaimana perasaan mereka tentang proses tersebut.
Keluar Umpan Balik Wawancara Diabaikan
Karyawan tidak akan menyelesaikan wawancara keluar mereka jika mereka percaya bahwa umpan balik yang mereka berikan tidak akan dibaca atau akan segera diabaikan. Penting untuk memberi tahu karyawan bahwa Anda menghargai umpan balik mereka . Ketika Anda melakukan perbaikan berdasarkan saran dari wawancara keluar, jangan takut untuk memberi tahu karyawan dari mana ide tersebut berasal.
Seiring waktu, karyawan akan belajar bahwa Anda memang mendengarkan . Setelah ini menjadi bagian dari budaya perusahaan , Anda dapat yakin akan banyak ide, saran, dan kritik yang terbuka dan jujur.
Reproduksi Dari Umpan Balik yang Jujur
Juga, jelaskan kepada karyawan bahwa umpan balik yang jujur tidak akan menghasilkan dampak . Pernyataan yang dibuat dalam wawancara keluar tidak boleh digunakan untuk mencegah kelayakan masa depan untuk dipekerjakan kembali.
Ada banyak ahli yang seharusnya mengatakan kepada karyawan untuk tidak jujur pada formulir wawancara keluar mereka atau tidak menyelesaikannya sama sekali. Mereka mengklaim bahwa perusahaan menggunakan informasi ini terhadap karyawan. Profesional Sumber Daya Manusia tahu bahwa ini adalah omong kosong, namun, mereka masih harus melawan persepsi tak berdasar ini.
Umpan Balik Karyawan Angry
Karyawan yang marah dengan perusahaan mungkin merasa bahwa mereka tidak ingin membantu dengan berpartisipasi dalam wawancara keluar. Anda dapat mendorong karyawan ini untuk melampiaskan amarah mereka dalam wawancara keluar. Banyak dari karyawan yang marah ini senang dengan kesempatan untuk mendengar suaranya - terutama jika mereka tahu bahwa itu akan didengar oleh manajemen senior.
Proses yang bersih dan disederhanakan juga penting. Apakah itu berbasis web atau kertas dan pensil, formulir wawancara keluar harus ditata dengan baik dengan formulir survei yang intuitif dan mudah dimengerti.
Masalah logistik adalah area utama kedua untuk ditinjau dalam proses wawancara keluar Anda. Secara umum ada tautan yang lemah dalam proses apa pun dan wawancara keluar tidak terkecuali. Pemeriksaan Anda harus mencakup seluruh rangkaian peristiwa yang dimulai ketika karyawan memberi pemberitahuan dan berakhir ketika karyawan mengajukan wawancara keluar.
Audit Proses Keluar Wawancara Anda
Anda dapat mulai mengaudit proses wawancara keluar Anda dengan mencari tahu informasi berikut.
- Bagaimana umumnya karyawan memberi pemberitahuan tentang niat mereka untuk mengakhiri ?
- Siapa orang pertama yang diberitahukan dan berapa banyak pemberitahuan yang biasanya diberikan?
- Siapa yang memberi tahu divisi Sumber Daya Manusia dan bagaimana? Seberapa cepat setelah karyawan memberikan pemberitahuan adalah HR diberitahukan? Siapa di HR yang diberitahu lebih dulu?
- Siapa yang bertanggung jawab untuk memulai wawancara keluar? Kapan orang ini diberitahu pemberhentian karyawan ?
- Bagaimana karyawan diberitahu tentang wawancara keluar? Oleh siapa? Metode apa? Kapan?
- Apakah ada kepemilikan yang jelas dalam Sumber Daya Manusia dari proses wawancara keluar? Apakah mereka yang terlibat dalam proses memahami pentingnya dan urgensi dari wawancara keluar?
- Apa yang dikatakan karyawan tentang wawancara keluar? Dengan cara apa mereka didorong untuk menyelesaikan wawancara keluar? Apakah karyawan diberitahu lebih dari satu kali dan dalam lebih dari satu cara?
- Apakah wawancara keluar mudah diselesaikan?
- Kapan dan di mana karyawan menyelesaikan wawancara keluar? Apakah ada akses mudah ke sumber daya yang diperlukan?
- Apakah karyawan memiliki privasi untuk menyelesaikan wawancara keluar jika mereka menyelesaikannya di tempat kerja?
- Apakah pengawas dan manajer mendukung proses wawancara keluar? Apakah mereka takut menerima umpan balik negatif dari karyawan? Apakah Anda mengandalkan pengawas yang takut untuk menyampaikan informasi tentang wawancara keluar kepada karyawan?
- Apakah mudah bagi karyawan untuk menyerahkan wawancara keluar mereka?
Tinjaulah setiap pertanyaan audit di atas dan perhatikan dengan saksama proses exit interview Anda. Tentukan apa yang dapat Anda lakukan untuk meningkatkan masing-masing bidang ini . Setelah Anda menyelesaikan tinjauan, Anda dapat segera mulai melakukan perbaikan.
Ukur Ulang Proses Wawancara Keluar Anda
Beberapa perubahan yang Anda lakukan akan memberikan peningkatan nyata dalam tingkat partisipasi yang sangat cepat. Orang lain akan membutuhkan lebih banyak waktu untuk secara efektif meliputi budaya perusahaan.
Ukur kembali tingkat partisipasi Anda dalam tiga bulan, enam bulan, sembilan bulan, dan dua belas bulan. Dengan tanda dua belas bulan, Anda harus mengharapkan untuk melihat peningkatan dramatis dalam tingkat partisipasi wawancara keluar Anda. Ini berarti Anda akan memiliki lebih banyak data yang dapat digunakan untuk membatasi perputaran dan meningkatkan retensi karyawan.
Kesimpulan
Anda dapat meningkatkan nilai dari wawancara keluar Anda secara signifikan dengan meningkatkan jumlah karyawan yang mengakhiri yang berpartisipasi dalam proses wawancara keluar. Dengan meninjau dan meningkatkan konten dan struktur wawancara keluar, bersama dengan proses internal Anda sendiri, Anda dapat memberikan peningkatan yang substansial dalam tingkat partisipasi Anda.
Akhirnya, pertimbangkan kemungkinan bahwa wawancara langsung dengan anggota staf SDM mungkin tidak hanya meningkatkan tingkat partisipasi Anda tetapi juga memberikan informasi yang lebih baik. Anda tidak dapat meremehkan nilai dari pertanyaan tindak lanjut.