Saat menulis surat bisnis, tata letak surat Anda penting, sehingga akan mudah dibaca dan terlihat profesional. Begitu juga penggunaan sapaan dan penutupan yang tepat, ejaan dan tata bahasa, dan nada yang Anda gunakan.
Berikut informasi tentang surat bisnis, termasuk memilih font, spasi paragraf, format, margin, apa yang harus dimasukkan dalam setiap paragraf, bagaimana menutup surat, dan contoh tata letak yang tepat untuk surat bisnis.
Huruf dan Spasi Huruf
- Tempatkan dengan benar tata letak surat-surat bisnis yang Anda tulis, dengan spasi antara tajuk, sapaan, setiap paragraf, penutupan, dan tanda tangan Anda.
- Satu spasi huruf Anda dan biarkan spasi di antara setiap paragraf. Saat mengirim surat yang diketik, tinggalkan dua spasi sebelum dan sesudah tanda tangan tertulis Anda.
- Kiri membenarkan surat Anda, sehingga informasi kontak Anda, tanggal, surat, dan tanda tangan Anda semuanya sejajar ke kiri.
- Gunakan font polos seperti Arial, Times New Roman, Courier New, Calibri, atau Verdana. Pastikan ukuran font yang Anda gunakan cukup besar sehingga pembaca tidak perlu meraih kacamata mereka - ukuran font standar untuk font ini adalah 10 poin atau 12 poin. Jika Anda mengirimkan surat bisnis Anda ke organisasi yang sangat konservatif, sebaiknya gunakan font Times New Roman 12 titik tradisional. Jangan, dalam keadaan apa pun, gunakan font yang mewah seperti Comic Sans atau font tulisan tangan seperti Lucida pada korespondensi bisnis.
Etika dan Nada Bisnis
- Penghormatan : Masih standar untuk menggunakan judul penerima (Bapak, Ibu, Nona, Dr., Profesor, Hakim) sebelum nama terakhir mereka dalam salam korespondensi bisnis formal (Contoh: "Dear Mr. Smith"). Kata "Dear" harus selalu mendahului nama penerima; jangan hanya menggunakan nama mereka sendiri seperti yang mungkin Anda lakukan dalam korespondensi biasa. Dengan cara yang sama, hindari memulai korespondensi bisnis dengan bukaan seperti “Halo,” “Hai,” atau “Selamat pagi” - surat bisnis harus selalu dimulai dengan “[nama dan nama penerima] yang terhormat” kecuali jika Anda menggunakan salam “To Whom It May Concern ”(dalam contoh ketika Anda tidak tahu nama penerima).
- Penutup : Penutupan Anda harus keliru di sisi konservatif. Penutupan yang dapat diterima untuk digunakan termasuk: "Hormat," "Hormat kami," "Hormat kami," "Salam," "Terima kasih," "Terima kasih atas pertimbangan Anda," "Dengan hormat," dan "Sangat Hormat" (ini, sering kali disingkat “V / R,” umum dalam korespondensi bisnis militer). Jangan gunakan penutup kasual seperti: “Nanti,” “Cheers,” “Secara Hormat,” “Terima kasih !,” “TTYL,” atau “Hangat.”
- Pilihan Kata dan Tata Bahasa : Meskipun pilihan kata Anda untuk surat bisnis tidak boleh terlalu kaku, berbunga-bunga, atau hiasan, Anda juga harus menghindari penggunaan bahasa gaul, singkatan / akronim, emoji, atau teks-bicara. Dengan tidak berarti Anda harus menggunakan fragmen kalimat yang biasa digunakan saat mengirim pesan. Sebagai gantinya, gunakan kalimat lengkap, awasi untuk koma splices (di mana dua kalimat lengkap digabungkan dengan koma). Proofread hati-hati untuk kesalahan ejaan dan kesalahan tata bahasa.
- Makalah : Jika Anda sedang menyusun surat bisnis formal untuk dikirimkan sebagai lawan dari email, kertas yang Anda gunakan harus berupa kertas putih standar dengan berat yang layak - jangan gunakan alat tulis berwarna atau flamboyan yang mungkin digunakan dalam pemasaran "junk mail." Tidak masalah untuk menyertakan logo bisnis sederhana di bagian atas kertas.
Contoh Layout Surat Bisnis
Kontak informasi
Namamu
Alamat Anda
Kota Anda, Negara Bagian, Kode Pos
Nomor telepon Anda
Alamat email anda
(ruang)
Tanggal
(ruang)
Kontak informasi
Nama
Judul
Perusahaan
Alamat
Kota (*): Negara (*): Kode pos
(ruang)
Salam
(ruang)
Dear Mr./Ms. Nama keluarga:
(ruang)
Surat Body of Business
Paragraf pertama dari surat bisnis Anda harus memberikan pengantar mengapa Anda menulis.
(spasi antar paragraf)
Kemudian, di paragraf berikut, berikan informasi dan detail lebih lanjut tentang permintaan Anda.
(spasi antar paragraf)
Paragraf terakhir harus mengulangi alasan Anda menulis dan berterima kasih kepada pembaca untuk meninjau permintaan Anda.
Penutupan:
(ruang)
Hormat Anda,
(spasi ganda)
Tanda tangan:
Tanda Tangan Tulisan Tangan (untuk surat yang dikirim)
(spasi ganda)
Tanda Tangan Diketik
Contoh Surat dan Tip Menulis
Surat Sampel
Contoh surat untuk pencari kerja, termasuk surat pengantar, surat wawancara terima kasih, surat tindak lanjut, penerimaan pekerjaan dan surat penolakan, surat pengunduran diri, surat penghargaan, dan lebih banyak contoh surat kerja yang bagus.
Surat Bisnis
Bagaimana cara menulis surat bisnis, format surat bisnis umum dan template, dan contoh surat bisnis terkait pekerjaan.