Menulis surat bisnis yang efektif dan halus dapat menjadi tugas yang mudah diikuti, asalkan Anda mematuhi aturan yang ditetapkan untuk tata letak dan bahasa. Sadarilah bahwa penerima Anda membaca sejumlah besar korespondensi secara teratur dan akan menyukai surat yang dieksekusi dengan baik yang bebas dari kesalahan ketik dan kesalahan tata bahasa. Aturan praktis yang baik adalah untuk mengoreksinya dua kali dan kemudian mintalah rekan kerja memeriksanya untuk memastikan tidak ada yang terlewatkan.
Bagian dari Surat Bisnis
Setiap bagian dari surat Anda harus mematuhi format yang sesuai, dimulai dengan informasi kontak Anda dan informasi dari penerima Anda; salam; isi surat; penutupan; dan akhirnya, tanda tangan Anda.
Format Surat Bisnis
Di bawah ini adalah format surat bisnis tradisional, dengan tips tentang cara membingkainya berdasarkan hubungan Anda dengan pembaca dan apa hasil yang Anda inginkan.
Informasi Kontak Anda :
Namamu
Alamat Anda
Nomor telepon Anda
Alamat email anda
Tanggal
Informasi Kontak Penerima:
Nama mereka
Judul mereka
Perusahaan mereka
Alamat Perusahaan
- Gunakan "Kepada Siapa Mungkin Mempertaruhkan ," jika Anda tidak yakin secara spesifik siapa yang Anda hubungi.
- Gunakan salam formal "Dear Mr./Ms./Dr. [Nama Belakang], ”jika Anda tidak tahu penerima.
- Gunakan "Dear [First Name]," hanya jika Anda memiliki hubungan informal dengan penerima.
Tubuh
Dasar-Dasar Pemformatan:
- Gunakan spasi tunggal dengan spasi tambahan di antara setiap paragraf, setelah salam, dan di atas penutupan.
- Kiri membenarkan surat Anda (melawan margin kiri).
Tegurkan Nada yang Benar:
Buatlah tujuan dari surat Anda jelas melalui bahasa yang sederhana dan ditargetkan, menjaga pembukaan paragraf singkat. Anda bisa mulai dengan, "Saya menulis dalam referensi untuk ..." dan dari sana, hanya mengomunikasikan apa yang perlu Anda katakan.
Paragraf berikutnya harus mencakup informasi yang memberikan pembaca Anda pemahaman penuh tentang tujuan Anda (s) tetapi menghindari kalimat berkelok-kelok dan kata-kata panjang yang tidak perlu. Sekali lagi, jagalah agar tetap ringkas untuk mempertahankan perhatian mereka.
Jika niat Anda adalah untuk membujuk penerima - untuk menginvestasikan uang, memberi Anda referensi, mempekerjakan Anda, bermitra dengan Anda, atau memperbaiki masalah - buat kasus yang menarik untuk penyebabnya. Jika, misalnya, Anda ingin pembaca mensponsori acara amal, identifikasi tumpang tindih apa pun dengan tujuan filantropis perusahaan mereka. Meyakinkan pembaca bahwa membantu Anda akan saling menguntungkan, dan Anda akan meningkatkan peluang Anda untuk memenangkan dukungan mereka.
Simpan paragraf penutup Anda menjadi dua kalimat. Cukup ulangi alasan Anda untuk menulis dan berterima kasih kepada pembaca untuk mempertimbangkan permintaan Anda.
Tutup Gratis :
Beberapa opsi bagus untuk penutupan Anda termasuk:
- Hormat Anda,
- Dengan hormat,
- Dengan hormat,
- Dengan hormat,
Jika surat Anda kurang formal, pertimbangkan untuk menggunakan:
- Semua yang terbaik,
- Terbaik,
- Terima kasih,
- Salam,
Tanda Tangan:
Tulis tanda tangan Anda tepat di bawah penutupan Anda dan tinggalkan empat spasi di antara penutup Anda dan nama lengkap Anda, judul, nomor telepon, alamat email, dan informasi kontak lain yang ingin Anda sertakan. Gunakan format di bawah ini:
Tanda tangan Anda yang ditulis tangan
Nama lengkap diketik
Judul
Mengirim Surat Bisnis Email
Jika Anda mengirim surat email, tanda tangan Anda akan sedikit berbeda . Daripada memasukkan informasi kontak Anda dalam judul surat, cantumkan di bawah tanda tangan Anda. Sebagai contoh:
Dengan hormat,
Nama depan Nama Belakang
Judul
Alamat Anda
Nomor telepon Anda
Alamat email anda
Cantumkan topik yang Anda tulis di baris subjek email, jadi pembaca jelas mengapa Anda mengirim pesan.
Tips Menulis Surat Bisnis
Anda dapat menemukan kiat yang lebih terperinci dalam panduan ini untuk cara menulis surat bisnis , termasuk memilih font, memilih margin, dan memformat surat Anda dengan benar.
Selalu bermanfaat untuk melihat contoh untuk mendapatkan ide untuk korespondensi Anda sendiri. Tinjau contoh surat , termasuk surat pengantar, terima kasih wawancara surat, surat tindak lanjut, penerimaan pekerjaan dan surat penolakan, surat pengunduran diri, surat penghargaan, dan lebih banyak sampel surat bisnis dan ketenagakerjaan.