Apakah Anda perlu menulis surat bisnis? Tidak yakin tentang tata letak terbaik untuk digunakan atau apa yang harus disertakan dalam surat Anda? Sangat penting bahwa semua surat bisnis yang Anda tulis diformat dengan benar dan profesional dalam penampilan.
Ketika Anda menulis kepada calon majikan, kolega, koneksi profesional dan bisnis, tata letak surat Anda hampir sama pentingnya dengan apa yang Anda tulis.
Jika hurufnya tidak diformat dengan benar, tidak memiliki cukup ruang antar paragraf, dan menggunakan gaya atau ukuran huruf non-tradisional, itu bisa berefek buruk pada Anda.
Pedoman Penulisan Surat Bisnis
Berikut adalah panduan untuk menulis surat bisnis, jadi semua korespondensi Anda membuat kesan terbaik.
Margin
Margin surat bisnis harus sekitar 1 "sekeliling. Ini memberikan surat profesional Anda tampilan yang rapi. Anda harus menyejajarkan teks Anda ke kiri; ini adalah bagaimana sebagian besar dokumen disejajarkan, sehingga akan membuat surat Anda terbaca.
Spasi Huruf
Membiarkan ruang di surat Anda menciptakan tampilan yang jelas, rapi, dan mudah dibaca sehingga pembaca akan menghargai. Surat Anda harus dalam format blok: seluruh surat harus sejajar ke kiri dan spasi tunggal kecuali untuk spasi ganda di antara paragraf.
Ukuran huruf
Ukuran font tradisional untuk surat profesional adalah 12. Font harus Times New Roman atau Arial. Namun, jika Anda menggunakan kop surat, kop surat mungkin memiliki ukuran dan gaya font yang berbeda.
Gaya tulisan
Tidak perlu menggunakan gaya yang berbeda dalam surat profesional.
Gunakan font yang seragam (font cetak seperti Times New Roman atau Arial) dan hindari menggarisbawahi, cetak miring, atau huruf tebal. Namun, jika Anda menggunakan kop surat, kop surat mungkin memiliki gaya font yang berbeda.
Teks Surat
Teks surat bisnis harus bersih dan mudah dibaca. Hindari menulis surat Anda dalam satu blok besar teks.
Pisahkan teks Anda menjadi beberapa paragraf ringkas. Alinea ini harus sejajar ke kiri; ini memungkinkan untuk membaca lebih mudah. Ketika Anda telah menyelesaikan surat Anda, mintalah orang lain membacanya untuk Anda. Mintalah mereka melirik sekilas pada surat itu. Apakah ada terlalu banyak teks di halaman? Apakah mudah untuk melihat paragraf yang berbeda?
Kontak informasi
Bagian pertama dari surat Anda harus menyertakan informasi kontak Anda dan informasi kontak dari orang yang Anda tulis juga. Juga sertakan tanggal yang Anda tulis di bagian atas surat Anda.
Surat Salutation
Kecuali Anda mengenal pembaca dengan baik dan biasanya mengalaminya dengan nama depan mereka, Anda harus menyertakan judul pribadi orang itu dan nama lengkapnya dalam salam (yaitu "Bapak James Franklin yang terhormat"). Jika Anda tidak yakin nama pembaca, sertakan jabatannya (yaitu "Eksekutif Pemasaran yang Terhormat"). Jika Anda tidak yakin jenis kelamin pembaca, cukup cantumkan nama lengkap mereka dan hindari gelar pribadi (yaitu "Dear Jamie Smith"). Jika Anda tidak yakin tentang gender, nama, dan judul pembaca, cukup tulis, "Kepada siapa pun yang berkepentingan ." Biarkan satu baris kosong setelah salam.
Paragraf Surat
Paragraf surat profesional harus relatif singkat.
Paragraf pertama mungkin termasuk pembuka singkat yang singkat dan penjelasan singkat tentang alasan Anda menulis. Paragraf kedua (dan paragraf berikutnya) harus memperluas alasan Anda untuk menulis. Paragraf terakhir harus menyatakan kembali alasan Anda untuk menulis dan, jika berlaku, nyatakan rencana tindakan Anda (atau minta beberapa jenis tindakan yang diambil oleh pembaca).
Penutupan
Ketika Anda menulis surat bisnis atau pesan email, penting untuk menutup surat Anda secara profesional sehingga Anda menulis surat, seluruhnya, ditulis dengan baik dan profesional.
Tanda tangan
Saat Anda mengirim surat kertas, selesaikan surat dengan tanda tangan Anda, ditulis tangan, diikuti dengan nama Anda yang diketik. Jika ini adalah email, cukup sertakan nama yang diketik.
Terakhir, jangan lupa mengeja cek dan mengoreksi surat Anda sebelum mengirimnya.
Sekali lagi, mintalah seorang anggota keluarga, teman atau kolega untuk memeriksanya untuk Anda. Selalu bagus untuk sepasang mata yang lain untuk melihat karena sulit untuk menangkap kesalahan kita sendiri.
Format Surat Bisnis
Tinjau surat bisnis yang diformat dengan informasi tentang apa yang harus dimasukkan di setiap bagian dari surat Anda.
Contoh Surat Bisnis
Contoh surat bisnis untuk berbagai korespondensi bisnis, profesional dan terkait pekerjaan, termasuk surat dan contoh pesan email dan templat.