Risiko
'Risiko' adalah istilah yang berkaitan dengan apa yang mungkin salah dengan proyek Anda. Misalnya, jika Anda sedang membangun blok kantor baru, harga baja mungkin akan naik, dan itu mungkin berpengaruh pada anggaran Anda. Tapi itu mungkin tidak naik. Sama halnya, jika Anda berencana menyelenggarakan piknik perusahaan tahunan di luar, mungkin cuaca cerah, tetapi mungkin hujan. Singkatnya, risiko adalah sesuatu yang belum terjadi.
Penting untuk mengetahui risiko apa yang mengelilingi proyek Anda karena Anda dapat merencanakannya. Anda dapat menempatkan rencana 'Rencana B' atau rencana kontijensi ke dalam tindakan untuk mencoba menghindari risiko yang terjadi di tempat pertama. Dengan harga baja dan cuaca, tidak banyak yang dapat Anda lakukan untuk menghentikannya, tetapi Anda dapat membuat rencana jika mereka melakukannya. Misalnya, Anda bisa menyewa tenda atau menyimpan payung sehingga jika hujan turun pada hari piknik, orang masih bisa bersenang-senang.
Isu
Masalah dan risiko sering dikelirukan oleh anggota tim proyek, dan ini penting sebagai manajer proyek untuk memastikan Anda membicarakan subjek ini dengan tepat. Resiko adalah sesuatu yang belum terjadi, sementara masalah adalah sesuatu yang telah terjadi. Masalah hanyalah masalah yang dihadapi tim proyek Anda.
Anda mungkin telah melihatnya datang (dan ditangani sebagai risiko untuk memulai) atau mungkin benar-benar tidak terduga. Either way, itu terjadi sekarang dan Anda harus melakukan sesuatu tentang itu!
Milestone
Tonggak sejarah adalah titik waktu yang menandai momen utama selama proyek. Mereka sering digunakan untuk:
- Mulai dari fase
- Akhir fase
- Akhir dari pekerjaan utama atau tugas besar
- Memperhatikan tenggat waktu tetap tertentu
- Tanggal tak tergoyahkan pada rencana
Pikirkan tonggak sebagai jenis tanggal yang akan Anda tulis di kalender Anda di rumah - momen penting besar dalam proyek seperti menyelesaikan pengujian atau pesta peluncuran. Tonggak sejarah adalah salah satu dari sembilan komponen bagan Gantt , jadi Anda akan melihatnya pada jadwal proyek Anda yang ditampilkan sebagai berlian.
Sponsor
Sponsor proyek Anda duduk di Dewan Proyek . Mereka adalah orang yang 'memiliki' proyek dan mereka menerima manfaatnya. Misalnya, jika Anda meluncurkan sistem TI baru untuk tim pabrik untuk digunakan, General Manager Pabrik akan menjadi sponsor proyek. Tim TI akan menjadi bagian dari tim proyek tetapi mereka tidak akan mengambil peran sponsor. Sponsor proyek adalah orang yang dapat Anda tuju ketika Anda membutuhkan arahan manajemen senior. Ini bisa dilakukan untuk:
- Buka blokir masalah
- Temukan beberapa sumber
- Setujui anggaran
- Membuat keputusan
- Sepakati spesifikasi akhir
Dan seterusnya. Manajer proyek secara efektif melapor kepada sponsor untuk jangka waktu proyek, baik dalam hal struktur manajemen lini dan dengan pelaporan proyek mingguan atau bulanan (atau real-time).
Stakeholder
Stakeholder adalah orang lain yang terlibat dan terpengaruh oleh proyek Anda. Beberapa proyek akan memiliki kelompok pemangku kepentingan yang luas, yang mencakup setiap departemen dalam organisasi. Orang lain akan memiliki ruang lingkup yang lebih terbatas. Beberapa pemangku kepentingan berada di luar organisasi Anda, seperti pemerintah atau badan pengatur.
Mereka juga perlu diinformasikan dengan berita yang relevan. Sebagian besar pemangku kepentingan akan mendukung (atau ambivalen) terhadap perubahan yang ditimbulkan oleh proyek Anda, tetapi tidak semuanya akan menjadi!
Anda akan bertemu dengan para pemangku kepentingan yang tidak akan menyambut proyek Anda dengan tangan terbuka!