Auditor internal menggali bisnis orang lain untuk mencari nafkah. Di permukaan, ini terdengar seperti mereka menyisipkan diri di mana mereka bukan milik, tetapi sebenarnya, mereka melakukan peran penting dalam melindungi organisasi mereka dari.
Ketika Anda menjalani karir pelayanan publik Anda, ada peluang bagus Anda harus menanggapi pertanyaan yang diajukan auditor internal. Pertanyaan-pertanyaan ini bisa datang karena berbagai alasan, dan sangat sedikit dari mereka yang benar-benar berarti Anda dituduh melakukan kesalahan. Dalam sebagian besar keadaan, mereka hanya mengumpulkan informasi. Misalnya, mereka mungkin mencoba memahami bagaimana bagian Anda dari fungsi organisasi.
Tidak perlu tegang ketika auditor internal berbicara kepada Anda. Auditor internal adalah para profesional yang hanya mencoba melakukan pekerjaan sehari-hari mereka. Memang, pekerjaan mereka dapat membuat Anda dan orang lain merasa tidak nyaman. Mereka menunjukkan kelemahan dalam sistem dan merekomendasikan tindakan korektif.
Tetapi pada akhirnya, mereka membuat organisasi mereka beroperasi lebih baik, dan tanggapan Anda terhadap pertanyaan mereka sangat penting untuk mewujudkan hal ini. Jadi di sini ada tiga tips untuk menanggapi auditor internal ketika mereka mengetuk pintu Anda.
01 Jawab dengan jujur.
Auditor internal tahu kapan sesuatu tidak cukup bertambah. Jangan memberi mereka alasan untuk meragukan kredibilitas Anda dengan menjadi sesuatu yang kurang jujur sepenuhnya.
Jika Anda tidak tahu jawaban untuk sebuah pertanyaan, jangan mencoba membohonginya. Anda hanya akan membuat diri Anda terlihat konyol ketika mereka menemukan jawaban yang sebenarnya. Pilihan yang jauh lebih baik hanya mengatakan Anda tidak tahu jawabannya. Jika itu adalah sesuatu yang dapat Anda teliti untuk mereka, tawarkan untuk melakukannya. Mereka mungkin menerima tawaran Anda, atau mereka mungkin sudah memiliki beberapa gagasan tentang cara mendapatkan jawabannya.
Ketika Anda berpikir auditor internal mungkin tidak menyukai jawaban Anda, jangan menghindar dari memberikan respons Anda. Mereka ingin memahami hal-hal sebagaimana adanya, bahkan ketika jawaban Anda tidak akan mempermudah pekerjaan mereka atau apa yang ingin mereka dengar, mereka perlu mengetahui kebenaran.
02 Asumsikan mereka tidak tahu apa pun tentang bidang keahlian Anda.
Auditor internal biasanya orang yang tajam, tetapi mereka tidak bisa menjadi ahli dalam segala hal. Beberapa fokus pelatihan profesional mereka dan bekerja pada aspek-aspek tertentu dari audit internal seperti sistem informasi atau keuangan, tetapi jangan menganggap mereka tahu bidang keahlian Anda.
Ini terdengar seperti diberikan, tetapi mudah untuk menyelinap ke dalam menggunakan jargon atau melewatkan langkah-langkah ketika menjelaskan proses. Sungguh tindakan yang tidak bijaksana bagi Anda mungkin bukan pada auditor internal yang berusaha memahami proses bisnis Anda. Pikirkan tentang setiap tindakan yang Anda ambil. Sesuatu yang mungkin tampak seperti satu langkah kepada Anda sebenarnya bisa menjadi beberapa langkah yang telah Anda kumpulkan bersama dalam pikiran Anda selama bertahun-tahun pengulangan.
Bahkan ketika percakapan tampak membosankan dan terlalu sederhana, ingat auditor internal mencoba memecah proses menjadi kegiatan terkecil mereka. Hanya dengan begitu mereka dapat menemukan di mana proses bisa serba salah.
03 Hubungkan titik-titik untuk mereka.
Tidak hanya auditor internal yang mendekonstruksi proses ke bit terkecil mereka, mereka juga mencari keterkaitan antara orang dan proses. Mereka mencari semua orang yang terlibat dalam proses untuk melihat siapa yang perlu terlibat, siapa yang tidak terlibat tetapi perlu, bagaimana orang-orang berinteraksi dan apakah ada kontrol yang cukup untuk mencegah atau menangkap penipuan, pemborosan atau penyalahgunaan.
Ketika menanggapi auditor internal, tunjukkan di mana Anda dan proses Anda berinteraksi dengan orang lain dan proses mereka. Menghubungkan titik-titik seperti ini memberi mereka gambaran yang lebih jelas tentang bagaimana organisasi bekerja secara keseluruhan. Informasi semacam itu juga memberi petunjuk kepada auditor internal tentang siapa yang harus diajak bicara dan di mana menemukan informasi tambahan.