Cara Membangun Akuntabilitas ke dalam Proyek

01 Alamat Akuntabilitas di Pertemuan Kickoff

Menetapkan akuntabilitas sebagai prinsip dasar proyek sangat penting. Sponsor proyek dan manajer proyek harus membuat harapan mereka jelas pada pertemuan pertama. Sponsor proyek harus membuat dua poin tentang akuntabilitas. Pertama, dia akan meminta pertanggungjawaban manajer proyek, dan kedua, manajer proyek akan meminta orang lain bertanggung jawab.

Berdasarkan titik-titik ini, manajer proyek mengatakan bahwa sementara sponsor proyek memegang tanggung jawab manajer proyek, pertanggungjawaban tidak berhenti di situ. Manajer proyek mengharapkan anggota tim untuk membuatnya bertanggung jawab juga. Selain itu, manajer proyek mengharapkan anggota tim untuk saling bertanggung jawab. Memanggil satu sama lain didorong selama semua anggota tim mempertahankan profesionalisme dan menghormati orang lain.

Pernyataan-pernyataan ini menetapkan akuntabilitas sistem yang jelas. Manajer proyek pada akhirnya bertanggung jawab atas keberhasilan proyek, tetapi agar berhasil, manajer proyek mengharapkan semua orang bertanggung jawab dan saling bertanggung jawab.

02 Soroti Keterkaitan Tugas

Proyek hampir selalu mencakup tugas-tugas yang saling bergantung. Beberapa hal perlu terjadi secara berurutan untuk membuat proyek berhasil. Sebagai manajer proyek menjabarkan rincian proyek ke tim, manajer proyek harus disengaja tentang menyoroti keterkaitan tugas.

Berikut ini contoh tugas yang saling berhubungan. Program pemerintah sedang mengalami perubahan mendasar dalam pekerjaan yang disebabkan oleh perubahan otoritas hukumnya. Untuk mencari tahu persis bagaimana program akan berfungsi setelah shift, proyek telah disewa . Salah satu anggota tim proyek adalah pelatih pengembangan profesional yang akan mengembangkan kurikulum untuk disampaikan kepada staf yang terprogram. Untuk mengembangkan pelatihan ini, anggota tim lainnya harus membuat keputusan tentang bagaimana program akan berfungsi. Pelatih meminta tim untuk bertanggung jawab atas kerangka waktu pengambilan keputusan yang ditetapkan dalam struktur perincian dan pembagian kerja sehingga dia memiliki waktu yang cukup untuk mengembangkan kurikulum.

Terkadang tugas dijalankan secara bersamaan. Ini mungkin terjadi karena kebutuhan atau demi efisiensi. Setelah tugas selesai, produk kerja mereka digunakan dalam tugas berikutnya. Struktur akuntabilitas bekerja seperti pada contoh di atas. Mereka yang mengerjakan tugas berikutnya meminta pertanggungjawaban mereka yang mengerjakan tugas-tugas sebelumnya.

Oleh manajer proyek yang menunjukkan anggota tim bagaimana tugas berhubungan satu sama lain dan bagaimana setiap anggota tim perlu melakukan pekerjaan yang baik untuk kepentingan anggota tim lainnya, manajer proyek memberi insentif kepada anggota tim yang saling bertanggung jawab. Jika salah satu anggota tim tidak dapat memulai tugas sampai anggota tim lain menyelesaikan tugas sebelumnya, anggota tim yang bergantung itu memiliki kepentingan dalam keberhasilan anggota tim lainnya dan akan meminta anggota tim tersebut bertanggung jawab untuk kinerja yang tepat waktu dan berkualitas tinggi.

03 Dapatkan Komitmen Umum pada Item Tindakan

Manajer proyek mengadakan rapat tim untuk berbagai alasan. Salah satu alasannya adalah untuk menentukan langkah selanjutnya berdasarkan bagaimana kemajuan proyek. Bila memungkinkan, semuanya harus berjalan sesuai rencana, tetapi ketika masalah yang tidak terduga muncul, mereka perlu ditangani. Manajer proyek dapat mengurus banyak tetapi tidak semua.

Tidak peduli siapa yang setuju untuk menangani masalah, anggota tim yang mengambil item tindakan harus membuat komitmen publik. Komitmen tidak harus menjadi urusan formal, tetapi semua orang harus tahu apa yang diharapkan. Ketika seseorang setuju dengan item tindakan, manajer proyek harus memastikan untuk menangkap apa yang harus dilakukan dan kapan harus diselesaikan.

Item tindakan harus didokumentasikan dalam catatan rapat atau dalam log item tindakan. Filosofi manajemen proyek yang berbeda melakukan hal ini secara berbeda. Kuncinya adalah menuliskan item tindakan untuk referensi di masa mendatang.

04 Menindaklanjuti secara Publik pada Item Tindakan

Ketika anggota tim membuat komitmen, seluruh tim harus dapat mengandalkan keberhasilan pemenuhan komitmen tersebut. Menuliskan komitmen itu sangat bagus, tetapi jika tidak ada yang menindaklanjuti item tindakan, anggota tim akan percaya bahwa komitmen itu tidak penting. Mengapa mereka harus menindaklanjuti ketika tidak ada yang bertanya apakah mereka melakukannya?

Sama seperti komitmen dibuat di depan umum, manajer proyek harus menindaklanjuti komitmen tersebut secara publik. Ini memaksa orang untuk berpegang pada kata-kata mereka. Rasa malu publik adalah motivator yang kuat.

Bagian terbaiknya adalah manajer proyek tidak harus menjadi penjahat. Begitu manajer proyek telah menciptakan suasana akuntabilitas, tidak ada yang menjadi orang jahat karena semua orang saling bertanggung jawab. Satu-satunya saat seseorang menjadi orang jahat adalah ketika dia tidak menindaklanjuti komitmen.

Manajer proyek tidak perlu mencela seseorang yang tidak mengikutinya. Dinamika kelompok akan menjaga situasi. Tekanan teman sebaya dapat bekerja dengan cara yang positif. Manajer proyek hanya perlu meminta perhatian pada item tindakan dan membiarkan orang yang bertanggung jawab berbicara. Dari waktu ke waktu, manajer proyek mungkin perlu menanyakan pertanyaan tentang mengapa komitmen tidak dipenuhi, tetapi biasanya, orang yang bertanggung jawab akan datang tentang kesalahan, salah perhitungan atau hambatan dan akan membuat komitmen baru untuk menyelesaikan item tindakan asli dan mungkin untuk menebus kinerja yang salah.

05 Menghadapi Kinerja Miskin

Kinerja buruk anggota tim proyek adalah masalah yang harus ditangani manajer proyek dengan cepat dan diplomatis . Jika anggota tim proyek lain melihat kinerja yang buruk ditoleransi, motivasi mereka akan menurun, dan kinerja mereka kemungkinan akan menurun dengan sendirinya. Namun, manajer proyek tidak dapat menjadi alat yang memotong kinerja yang buruk ketika mereka tidak memenuhi harapan. Ini adalah tindakan penyeimbang antara menangani hal-hal dengan cepat dan menangani mereka secara manusiawi.

Kinerja yang buruk tidak hilang dengan sendirinya. Tidak dapat dibiarkan berlama-lama, namun manajer proyek harus memberi waktu kepada pemain yang buruk untuk memperbaiki perilaku mereka setelah perhatian mereka tertuju kepada mereka.

06 Permasalahan Kinerja Eskalasi Ketika Diperlukan

Jika menangani kinerja yang buruk, satu-satu tidak berfungsi, manajer proyek harus menyampaikan masalah tersebut kepada pengawas anggota tim. Jika itu gagal, sponsor proyek perlu melangkah ke dalam situasi. Mengalamatkan satu-satu, meningkat ke supervisor dan meningkat ke sponsor adalah urutan terbaik untuk menangani kinerja yang buruk oleh anggota tim proyek. Melewatkan satu langkah bisa mengasingkan mereka yang terlibat dan pada akhirnya membuang waktu.

Sebelum membawa masalah ke sponsor proyek, manajer proyek harus membuang semua opsi lain. Dalam kasus kinerja yang buruk, ini berarti mengatasi situasi satu-satu dan kemudian menarik bagi supervisor anggota tim.

Manajer proyek harus spesifik dengan sponsor proyek tentang apa yang direkomendasikan oleh manajer proyek untuk sponsor proyek. Jika manajer proyek menginginkan anggota tim dinasihati oleh manajer lini kedua, manajer proyek harus mengatakan demikian. Jika manajer proyek menginginkan anggota tim diganti, manajer proyek harus membuat permintaan semacam itu. Sponsor proyek membutuhkan opsi dan pro dan kontra dari setiap opsi.