Keterampilan Kunci untuk Resume, Surat Sampul dan Wawancara
Sementara banyak perusahaan mengharapkan asisten eksekutif untuk menyelesaikan beberapa kursus perguruan tinggi yang relevan, hanya sedikit yang membutuhkan gelar. Pengalaman kerja yang relevan secara luas lebih penting, idealnya beberapa tahun sebagai asisten eksekutif atau administratif.
Tugas Asisten Eksekutif
Tugas asisten eksekutif termasuk tugas yang sama sebagai asisten administrasi: membuat dan menerima panggilan telepon; mengirim memo, email, dan surat atas nama eksekutif; menerima pengunjung dan menangani penjadwalan. Tetapi mereka juga bertindak sebagai penjaga gawang, membuat keputusan tentang siapa yang mendapat akses ke eksekutif dan informasi apa yang diterima eksekutif.
Mereka sering melakukan penelitian dan menyiapkan laporan yang memengaruhi kebijakan perusahaan. Tanggung jawab ini berarti bahwa asisten eksekutif harus benar-benar memahami pekerjaan majikan mereka. Akibatnya, para pekerja ini juga dapat bertindak sebagai penghubung antara eksekutif dan staf klerus lainnya.
Cara Menggunakan Daftar Keterampilan
Pastikan untuk menulis surat lamaran dan resume Anda untuk menyoroti keterampilan yang diinginkan calon majikan Anda. Anda dapat menggunakan daftar berikut untuk mendapatkan ide tentang keterampilan apa yang diinginkan, tetapi ingat untuk selalu membaca deskripsi pekerjaan dengan seksama, karena tidak semua perusahaan mencari hal yang sama di asisten eksekutif.
Juga, periksa kompilasi keterampilan kami yang tercantum oleh pekerjaan dan jenis keterampilan . Sambil mempersiapkan wawancara Anda, rencanakan untuk memberikan contoh waktu khusus yang telah Anda wujudkan dari berbagai keterampilan yang diinginkan calon majikan Anda.
Contoh Keterampilan Asisten Eksekutif
Daftar berikut tidak lengkap, dan keterampilan yang dibutuhkan dapat sedikit berbeda dari satu perusahaan ke perusahaan lain, atau bahkan dari satu kantor ke kantor lainnya di perusahaan yang sama. Namun demikian, sebagian besar keterampilan yang paling penting dan dicari yang harus dimiliki seorang asisten eksekutif eksekutif ada di sini.
Keterampilan Komunikasi Tertulis dan Verbal
Salah satu cara untuk berpikir tentang peran asisten eksekutif, pada kenyataannya, sebagai spesialis dalam komunikasi. Bagian penting dari pekerjaan termasuk komunikasi dan koordinasi dengan orang-orang di seluruh perusahaan, dan kadang-kadang dengan klien juga, tergantung pada jenis bisnis. Kemampuan untuk menjadi profesional, jelas, mengartikulasikan, dan akurat, baik secara lisan maupun tertulis, memuncak daftar persyaratan untuk keterampilan komunikasi yang sempurna .
Keahlian komputer
Asisten eksekutif membutuhkan lebih dari sekedar kemampuan sederhana dengan program pengolah kata dan spreadsheet. Keterampilan berbasis komputer yang diperlukan juga mencakup kemampuan untuk mengatur dan memelihara sistem email, sistem berbagi file, dan kalender, serta kemampuan dengan perangkat lunak statistik, perangkat lunak penerbitan, dan basis data.
Menjadi spesialis dukungan teknis sendiri selalu merupakan nilai tambah, terutama karena asisten eksekutif sering diharapkan untuk melakukan semuanya mulai dari memperbaiki printer hingga menyarankan perangkat lunak baru.
Kemampuan interpesonal
Keterampilan interpersonal yang kuat juga merupakan kebutuhan untuk berinteraksi dengan klien, melatih staf administrasi lainnya, dan bekerja dengan para CEO dan manajer tingkat atas. Karena asisten eksekutif sering menangani informasi perusahaan yang sensitif, penting untuk tidak hanya dapat menjaga kerahasiaan yang tepat tetapi juga untuk selalu berperilaku dengan cara yang menunjukkan diskresi dan integritas pribadi. Singkatnya, perlu untuk menginspirasi kepercayaan.
Manajemen waktu
Asisten eksekutif tidak hanya perlu menangani waktunya sendiri dengan baik tetapi juga pada bosnya. Itu berarti mengkoordinasikan kebutuhan dan tuntutan banyak orang untuk membuat jadwal yang bisa diterapkan dan kemudian sering mengubah jadwal itu dengan pemberitahuan singkat ketika situasi berubah.
Pekerjaan itu mungkin juga termasuk dengan bijaksana memastikan eksekutif tetap sesuai jadwal, tanpa terganggu.
Keterampilan Penelitian
Penelitian itu sendiri merupakan keterampilan, membutuhkan keakraban dengan beberapa mesin pencari serta sumber informasi yang relevan dalam bidang minat tertentu untuk perusahaan. Tanpa kemampuan ini, asisten eksekutif tidak akan bisa menyiapkan laporan yang dibutuhkan eksekutif.
Daftar Keterampilan Asisten Eksekutif
Keterampilan teknis
- Mengkoordinasikan Panggilan Konferensi Video dan Audio
- Membuat dan Mempertahankan Database
- Microsoft Excel
- Microsoft Office
- Microsoft Outlook
- Microsoft PowerPoint
- Microsoft Word
- Peralatan Kantor
Keterampilan Administratif
- Akuntansi / Pembukuan
- Dukungan administratif
- Janji
- Manajemen Kalender
- Clerical
- Hubungan Klien
- Merancang dan Mempertahankan Sistem Pengarsipan
- Mengatur Pertemuan
- Maintain Calendars
- Pencatatan
- Agenda Perjalanan
- Mengetik
- Perencanaan Acara
- Mempersiapkan Laporan
- Memproses Laporan Pengeluaran
- Proofreading
- Penjadwalan
- Mengambil Risalah Rapat
Kemampuan berkomunikasi
- Korespondensi
- Pelayanan pelanggan
- Mengelola Hubungan dengan Klien
- Memproses Panggilan Telepon dan Permintaan
- Komunikasi Tertulis / Verbal
Karakteristik pribadi
- Ketepatan
- Mendengarkan Aktif
- Kemampuan untuk Mengikuti Arah
- Kemampuan untuk Bekerja Secara Mandiri
- Ketegasan
- Analitis
- Kolaborasi
- Energik
- Diplomatik
- Pengambilan Keputusan
- Keteguhan
- Detail Berorientasi
- Fleksibilitas
- Melaksanakan
- Prakarsa
- Penghakiman yang Baik
- Termotivasi
- Multitasking
- Mempertahankan Informasi Rahasia
- Bertemu Tenggat Waktu
- Memprioritaskan
- Proaktif
- Penyelesaian masalah
- Manajemen proyek
- Keandalan
- Percaya diri
- Self Directed
- Kerja tim
- Manajemen waktu
- Bekerja dengan cepat
- Bekerja dengan Baik di Bawah Tekanan
Lebih Lanjut Tentang Pekerjaan dan Keterampilan Asisten Eksekutif
- Cara Mendapatkan Pekerjaan sebagai Asisten Administrasi
- Keterampilan Manajer Kantor
- 7 Tips untuk Manajemen Waktu yang Efektif
- Cara Bekerja Lebih Cepat dan Lebih Efisien