Dalam jumlah sektor yang terus meningkat, sekretaris memiliki gelar sarjana atau mendapatkan sertifikasi yang berfokus khusus seperti Sekretaris Hukum Terakreditasi atau Asisten Administrasi Medis Bersertifikat.
Persyaratan Pekerjaan untuk Sekretaris / Asisten Administrasi
Untuk bekerja dalam posisi administratif , Anda akan diharapkan merasa nyaman menggunakan teknologi dalam berbagai cara. Anda mungkin diminta untuk membuat dokumen, menyusun presentasi slide, membuat spreadsheet, mengelola database dan memelihara situs web. Anda harus merasa nyaman menggunakan Microsoft Office, email, dan internet. Untuk pekerjaan di bisnis kecil, Anda mungkin perlu mengenal QuickBooks atau program perangkat lunak akuntansi lainnya.
Keterampilan komunikasi verbal dan tertulis yang baik sangat penting. Ketika Anda bekerja di pekerjaan kantor, Anda harus berorientasi pada detail dan memiliki keterampilan proofreading. Anda harus memiliki perintah yang kuat dari bahasa Inggris termasuk keterampilan menulis / mengedit. Beberapa tanggung jawab pekerjaan mungkin melibatkan pembuatan dokumen dan / atau situs web. Anda harus nyaman merevisi atau menyusun komunikasi atau konten web.
Peran manajer kantor dapat menjadi bagian dari tanggung jawab Anda. Untuk menjadi manajer yang sukses, Anda harus mampu melakukan banyak tugas dan terorganisasi dengan baik. Sebagai seorang manajer, Anda akan sering merencanakan acara staf seperti makan malam penghargaan dan acara penggalangan dana atau menjadwalkan pertemuan klien dan mengatur jadwal untuk rekan kerja Anda.
Cara Mencari Pekerjaan sebagai Asisten Sekretaris / Administrasi
Sebelum memulai pencarian, kumpulkan referensi dari perusahaan sebelumnya. Jika Anda tidak memiliki banyak pengalaman kerja, Anda dapat menggunakan referensi pribadi .
Pengusaha yang mempekerjakan seorang sekretaris atau asisten administrasi mencari individu mereka dapat bekerja dengan nyaman, yang akan berbaur dengan baik dengan staf lain dan yang dapat dipercaya dengan informasi rahasia. Surat rekomendasi yang kuat dapat menunjukkan kualitas ini.
Ketuk jaringan Anda untuk mendapatkan prospek lowongan kerja. Hubungi kontak Facebook dan LinkedIn, teman keluarga, tetangga, dan mantan majikan, dan beri tahu mereka bahwa Anda akan menghargai perkenalan kepada siapa pun yang mereka kenal mungkin akan mempekerjakan.
Jika Anda memfokuskan pencarian Anda pada sektor seperti hukum, kedokteran, penerbitan, atau pendidikan tinggi, misalnya, mintalah kontak Anda secara khusus untuk rujukan ke setiap profesional yang mereka ketahui di bidang pekerjaan tersebut.
Menerapkan Secara Pribadi
Anda akan menjadi perwakilan dari perusahaan yang mempekerjakan Anda dan sering memberikan kesan pertama kepada pelanggan atau klien. Ini berarti citra yang rapi dan keterampilan interpersonal yang kuat penting bagi sekretaris dan asisten administratif untuk dimiliki.
Jika Anda dapat menemukan cara untuk mendapatkan perhatian oleh calon pemberi kerja, itu mungkin memberi Anda kelebihan sebagai kandidat. Dengan surat rekomendasi Anda dan resume di tangan, kunjungi organisasi dan bisnis lokal. Berikut ini cara melamar pekerjaan secara langsung .
Pesona penjaga gawang dan tanyakan apakah Anda dapat berbicara dengan salah satu supervisor atau manajer tentang posisi staf pendukung dengan organisasi. Jika manajer tidak tersedia, beri tahu resepsionis beberapa fakta penting tentang kredensial Anda dan tanyakan apakah mereka cukup berbaik hati untuk membagikan resume Anda dengan atasan mereka.
Cari Pekerjaan Online
Lakukan pencarian Google untuk lowongan pekerjaan dengan kata kunci seperti asisten administrasi, asisten pemasaran, asisten editorial, sekretaris medis, sekretaris hukum, dan asisten kantor untuk membuat daftar pekerjaan. Banyak pekerjaan administratif juga akan diiklankan di bagian pekerjaan dari situs web untuk surat kabar lokal Anda atau Kamar Dagang.
Wawancara untuk Pekerjaan Asisten Administratif
Citra pribadi dan keterampilan interpersonal Anda akan dievaluasi oleh majikan ketika Anda wawancara untuk posisi terbuka. Pastikan Anda berpakaian rapi dan terawat. Sapa pewawancara Anda dengan senyum hangat dan jabat tangan erat. Lakukan kontak mata yang sesuai dengan masing-masing pewawancara Anda dalam situasi kelompok.
Bersiaplah untuk wawancara dengan meneliti bisnis sebelumnya. Kenali apa yang mereka lakukan di kantor dan siapa pelanggan mereka. Juga, bersiaplah untuk menjual diri Anda dengan menyoroti 5 - 7 aset yang akan memungkinkan Anda untuk menjadi efektif dalam peran Anda sebagai sekretaris atau asisten administratif di organisasi. Untuk setiap aset, Anda menyebutkan, siap untuk referensi peran, proyek atau pekerjaan di mana Anda menerapkan kekuatan itu dan menghasilkan beberapa hasil positif.
Menceritakan kisah-kisah tentang bagaimana Anda telah berhasil di masa lalu, dapat sangat membantu meyakinkan para pengusaha bahwa Anda memiliki hal yang tepat untuk unggul dalam pekerjaan. Tinjau dengan cermat iklan atau deskripsi pekerjaan untuk posisi dan buat daftar preferensi / persyaratan mereka. Untuk setiap kualifikasi, pikirkan contoh bagaimana Anda menunjukkan kualitas itu atau menerapkan keterampilan itu.
Siapkan jawaban untuk pertanyaan umum lainnya untuk wawancara administratif seperti kelemahan dan tantangan Anda yang pernah Anda temui di masa lalu. Pengusaha mungkin akan bertanya kepada Anda tentang hubungan dengan supervisor di masa lalu jadi bersiaplah untuk referensi bagaimana Anda telah bekerja dengan baik dengan bos dan berurusan dengan kepribadian yang menantang secara efektif dan memiliki referensi tertulis yang berguna.
Tindak Lanjut Setelah Wawancara
Segera setelah wawancara, tulislah kartu ucapan terima kasih atau surat yang dengan jelas menunjukkan bahwa Anda ingin bekerja dengan majikan itu. Nyatakan betapa Anda menghargai mereka meluangkan waktu untuk bertemu dengan Anda dan menjelaskan dengan singkat bagaimana Anda sangat cocok untuk posisi itu.
Jika Anda telah bertemu dengan banyak pewawancara, cobalah memasukkan sesuatu yang berbeda dalam setiap komunikasi untuk menunjukkan bahwa Anda adalah individu yang sangat termotivasi dan bijaksana.