Jika Anda mencari jenis pekerjaan ini, Anda dapat secara dramatis meningkatkan peluang Anda dengan mengetahui keahlian dan pengalaman Anda untuk disorot selama aplikasi dan proses wawancara.
Cara Menggunakan Daftar Keterampilan
Lihatlah daftar keterampilan yang dicari ini. Anda mungkin menemukan Anda memiliki lebih banyak dari yang Anda kira. Gunakan nama keahlian Anda yang relevan sebagai kata kunci dalam resume dan surat lamaran Anda , sehingga supervisor perekrutan akan dapat melihat dengan jelas bahwa Anda memiliki apa yang mereka cari. Pastikan untuk membaca deskripsi pekerjaan dengan seksama, sehingga Anda tahu keterampilan mana yang paling penting bagi calon majikan Anda. Meneliti perusahaan juga membantu.
Ketika Anda mempersiapkan wawancara Anda, siapkan setidaknya satu contoh spesifik dari suatu waktu Anda mendemonstrasikan setiap keterampilan yang Anda harapkan untuk didiskusikan. Jangan berharap mereka mengambil kata-katamu untuk hal-hal ini.
Anda juga dapat meninjau daftar keterampilan kami yang terdaftar berdasarkan pekerjaan dan jenis keterampilan .
Contoh Keterampilan Manajer Kantor
Tidak semua posisi manajer kantor membutuhkan keterampilan yang persis sama. Banyak hal akan tergantung pada berapa banyak asisten kantor yang harus Anda awasi, berapa banyak orang yang menggunakan kantor yang Anda kelola, dan jenis perangkat lunak dan sistem apa yang digunakan oleh perusahaan Anda.
Tetapi ada beberapa keterampilan yang hampir semua manajer kantor yang efektif miliki dan tidak dapat melakukannya tanpa.
Keterampilan Administratif
Sebagai manajer kantor, Anda akan bertanggung jawab untuk menyelesaikan beberapa tugas administratif . Ini termasuk mempekerjakan dan memecat karyawan, melakukan evaluasi kinerja, melatih karyawan baru dan mengawasi orang lain.
Menyetujui permintaan resmi resmi, melakukan operasi bisnis secara umum dan menyimpan dokumen dan catatan personil dapat jatuh ke dalam yurisdiksi Anda juga.
Anda juga harus merencanakan, mengambil alih pemrosesan surat, menjadwalkan dan menghadiri rapat. Anda mungkin diminta untuk mempraktikkan resolusi konflik , mendelegasikan pekerjaan dan menjadi pembuat kebijakan dan keputusan juga.
Kemampuan analisis
Bagian dari pekerjaan Anda adalah menemukan cara untuk melakukan pekerjaan Anda dengan lebih baik. Jika Anda dapat mengidentifikasi ketidakefisienan dalam cara kantor Anda berjalan dan memberikan solusi, Anda mungkin dapat menghemat banyak uang dan membuat rekan kerja Anda mendapatkan banyak kejengkelan. Seorang manajer kantor yang hebat akan selalu bertanya pada dirinya sendiri tentang semua proses, praktik, dan prosedur, “apakah ini masuk akal? Apakah ini yang terbaik yang bisa kita lakukan? ”Berikut ini daftar keterampilan analitik yang dapat Anda sertakan dalam resume Anda.
Perhatian terhadap detail
Sebagai manajer kantor, uang itu berhenti bersama Anda. Anda akan bertanggung jawab untuk memesan perlengkapan kantor yang benar tepat waktu, untuk menyimpan catatan secara akurat dan terorganisir, dan untuk melacak kebutuhan dan masalah orang lain di kantor. Jika Anda melakukannya dengan benar, kantor akan tampak berjalan sendiri. Jika Anda mendapatkan detail kecil yang salah, orang lain mungkin tidak dapat melakukan pekerjaan mereka.
Kemampuan berkomunikasi
Seperti asisten kantor, Anda akan sering menjadi salah satu orang pertama yang dilihat pengunjung, dan terkadang Anda mungkin menjadi satu-satunya orang yang mereka lihat, jika profesional yang kantornya kebetulan ada di luar. Karena itu Anda harus bertindak sebagai resepsionis yang efektif sambil menjalankan tugas Anda yang lain.
Anda mungkin juga menjadi titik utama koneksi di antara semua orang yang menggunakan kantor, dan mungkin antara kantor Anda dan orang lain dalam organisasi yang sama. Anda mungkin harus mempraktekkan resolusi konflik . Anda pasti harus mendelegasikan pekerjaan. Semua itu menambahkan hingga banyak komunikasi, baik tertulis maupun lisan, yang semuanya harus akurat, efisien, ramah, dan profesional setiap saat.
Keahlian komputer
Sangat penting bahwa manajer kantor memiliki berbagai keterampilan komputer .
Spesifikasinya akan bergantung pada perusahaan Anda, tetapi akan melibatkan entri data, spreadsheet, dan tugas-tugas TI umum.
Mengelola kantor dapat menjadi tanggung jawab yang sangat besar. Manajer kantor umumnya bekerja di puncak organisasi, dengan tangan mereka di setiap aspek perusahaan. Jika peran utama ini menarik bagi Anda, tinjau daftar keterampilan kami untuk melihat apakah itu bisa menjadi karier untuk Anda.
Masalah Keuangan
Tanggung jawab Anda mungkin termasuk pembukuan, faktur, penganggaran, dan akuntansi. Anda mungkin juga diharuskan untuk menangani pembayaran gaji, kas kecil, dan QuickBooks . Laporan triwulanan dan semi tahunan dapat jatuh ke dalam rentang tugas Anda juga. Paling tidak, jika kantor Anda menangani uang sama sekali, Anda akan bertanggung jawab untuk memastikannya ditangani dengan baik
Skill kepemimpinan
Sebagai pengawas yang mungkin merupakan kelompok asisten kantor besar, Anda harus membuat semua orang termotivasi dan terkoordinasi. Anda harus membuat kerja sama tim terjadi. Pekerjaan Anda akan mencakup pengaturan standar untuk pekerjaan semua orang dan memastikan standar tersebut terpenuhi. Memimpin sering berarti membantu orang lain untuk tumbuh dalam karier mereka, dan untuk membantu orang memulai sendiri dan berkomunikasi dengan baik satu sama lain.
Keterampilan sosial
Keterampilan interpersonal memainkan peran besar dalam menjadi manajer kantor. Anda akan diminta untuk memiliki sikap positif, menyapa pengunjung, dan terlibat dalam kerja tim .
Kekuatan Miscellaneous
Manajer kantor cenderung memiliki seperangkat keterampilan lain yang membantu mereka melakukan pekerjaan mereka. Ini termasuk memperhatikan detail, secara umum fleksibel tentang tugas apa yang harus Anda lakukan dan dapat diandalkan.
Manajer kantor juga harus menjadi networker, pemikir logis , multi-tasker dan pemecah masalah . Manajemen waktu dan organisasi harus menjadi sifat kedua bagi orang-orang yang melayani dalam peran ini.