Peran Supervisor dalam Mengelola Absensi

Ceritakan Ketidakhadiran yang Tidak Terjadwal untuk Mengurangi Ketidakhadiran

Menurut CCH Unclaceded Absence Survey, para pengusaha kehilangan landasan ketika harus mempertahankan pekerja di tempat kerja. Tingkat absensi yang tidak terjadwal telah meningkat ke tingkat tertinggi sejak tahun 1999. Yang terus menjadi perhatian utama adalah bahwa hampir dua dari tiga karyawan yang tidak muncul untuk bekerja tidak sakit secara fisik.

Bagi sebagian besar perusahaan, tanggung jawab untuk mengelola ketidakhadiran telah jatuh terutama pada pengawas langsung.

Pengawas ini sering satu-satunya orang yang sadar bahwa karyawan tertentu tidak ada.

Mereka berada dalam posisi terbaik untuk memahami keadaan di sekitar ketidakhadiran seseorang dan untuk melihat masalah pada tahap awal . Oleh karena itu, keterlibatan aktif mereka dalam prosedur absensi perusahaan sangat penting untuk efektivitas keseluruhan dan keberhasilan program atau program absen di masa depan.

Untuk memastikan bahwa pengawas merasa nyaman dan kompeten dalam peran mereka mengelola absensi, mereka harus memiliki dukungan penuh dari manajemen senior. Semua pihak harus sadar akan tujuan kebijakan dan prosedur ketidakhadiran. Harus ada perbedaan antar departemen; suatu kebijakan dapat kehilangan efektivitasnya.

Untuk memberikan lebih banyak konsistensi, supervisor harus dilatih dalam tanggung jawab mereka tentang mengelola absensi, disarankan bagaimana melakukan wawancara kembali ke pekerjaan yang efektif, dan dididik dalam penggunaan prosedur disipliner bila diperlukan.

Tanggung jawab Pengawas

Selain memastikan bahwa pekerjaan tersebut dicakup secara tepat selama karyawan tidak ada, ada sejumlah tindakan penting lainnya yang perlu dilakukan oleh pengawas untuk mengelola ketidakhadiran. Mereka harus:

• memastikan bahwa semua karyawan sepenuhnya sadar akan kebijakan dan prosedur organisasi untuk menangani ketidakhadiran,

• menjadi titik kontak pertama ketika telepon karyawan sakit,
• memelihara catatan ketidakhadiran yang terperinci, akurat, dan terbaru untuk staf mereka, (misalnya tanggal, sifat penyakit / alasan ketidakhadiran, pengembalian hasil kerja yang diharapkan, sertifikasi dokter jika diperlukan),
• mengidentifikasi pola atau tren ketidakhadiran yang menyebabkan kekhawatiran,
• melakukan wawancara kembali-ke-kerja, dan
• melaksanakan prosedur disipliner bila perlu.

Wawancara Kembali-ke-Kerja

Pelatihan supervisor tentang cara terbaik untuk mengelola absensi harus mencakup instruksi tentang bagaimana melakukan wawancara kembali ke pekerjaan yang efektif dan adil. Survei nasional baru-baru ini menunjukkan bahwa wawancara ini dianggap sebagai salah satu alat yang paling efektif untuk mengelola ketidakhadiran jangka pendek.

Diskusi kembali-ke-kerja akan memungkinkan supervisor untuk menyambut karyawan kembali bekerja, selain menunjukkan komitmen kuat manajemen untuk mengendalikan dan mengelola absensi di tempat kerja. Wawancara akan memungkinkan pemeriksaan yang harus dilakukan bahwa karyawan cukup baik untuk kembali bekerja.

Dokumen yang diperlukan dapat diselesaikan sehingga ketiadaan dan kesimpulannya dicatat dengan benar. Kenyataan bahwa prosedur yang ditetapkan ada untuk menyelidiki dan mendiskusikan ketidakhadiran dengan seorang karyawan dapat, dengan sendirinya, bertindak sebagai pencegah ketidakhadiran karena alasan tidak jujur.

Wawancara perlu dilakukan sesegera mungkin setelah kembalinya absen kerja (tidak lebih dari satu hari setelah kembalinya). Karyawan harus diberi banyak kesempatan untuk menjelaskan alasan ketidakhadirannya. Pengawas harus menggunakan wawancara sebagai waktu untuk mengeksplorasi masalah apa pun yang mungkin dialami karyawan yang menyebabkan ketidakhadiran.

Tujuannya adalah untuk menumbuhkan budaya yang terbuka dan mendukung . Prosedur sudah siap untuk memastikan bahwa bantuan dan saran ditawarkan saat dibutuhkan dan untuk memastikan bahwa karyawan itu fit untuk kembali bekerja.

Pegawai biasanya akan menghargai kesempatan untuk menjelaskan alasan asli ketidakhadiran dalam struktur formal. Jika pengawas meragukan keaslian dari alasan yang diberikan untuk ketidakhadiran, dia harus menggunakan kesempatan ini untuk menyatakan keraguan atau kekhawatiran apa pun.

Setiap saat, karyawan harus menyadari bahwa wawancara bukan hanya bagian dari prosedur perusahaan, tetapi pertemuan penting selama ketidakhadiran telah dicatat dan mungkin memiliki implikasi untuk pekerjaan di masa depan. Prosedur disiplin perusahaan , dalam hal tingkat ketidakhadiran yang tidak dapat diterima, harus dijelaskan kepada karyawan.

Tidak ada gunanya selama pertemuan harus wawancara menjadi bentuk hukuman, tetapi harus dilihat sebagai suatu kesempatan untuk menyoroti dan menjelaskan dampak ketidakhadiran dalam departemen. Sebagian besar karyawan memperoleh rasa bangga dan pencapaian dari pekerjaan dan manajemen mereka harus didorong untuk memperlakukan orang-orang ini sebagai orang dewasa yang bertanggung jawab.

Prosedur Disipliner yang Disarankan jika Ketidakhadiran Berlanjut

Panduan berikut menguraikan langkah-langkah yang disarankan untuk diambil dalam kasus-kasus di mana ketidakhadiran jangka pendek dianggap berada di atas tingkat yang dapat diterima dalam periode waktu tertentu.

Tahap 1: Wawancara Konseling

• Atasan langsung harus memberi tahu karyawan tentang kekhawatirannya tentang ketidakhadiran, mencoba menetapkan alasan untuk penyakit dan menentukan apa yang perlu dilakukan untuk meningkatkan kehadiran.
• Jika ada kondisi medis yang diidentifikasi pada tahap ini dan kemungkinan akan berpengaruh pada kesesuaian pekerjaan, pengawas harus mengatur janji dengan dokter yang disetujui perusahaan. Ini harus dikonfirmasikan dengan karyawan secara tertulis dalam waktu lima hari kerja.
• Jika dari diskusi, masalah tidak muncul karena ketidaktahuan yang mendasari untuk bekerja, supervisor harus memberi tahu karyawan bahwa, sementara penyakit yang tercatat mungkin asli, peningkatan berkelanjutan pada kehadiran diharapkan atau tahap berikutnya dalam prosedur akan diambil.
• Peninjauan kehadiran secara otomatis akan dilakukan setiap bulan selama enam bulan ke depan.

Tahap 2: First Formal Review (Tahap Peringatan Verbal )

• Jika ketidakhadiran karyawan terus memburuk setelah analisis dan pemantauan rutin, ia harus diundang untuk menghadiri pertemuan peninjauan formal dengan pengawas.
• Catatan ketidakhadiran harus dirinci dalam surat yang mengundang karyawan untuk wawancara ini. Karyawan harus diberitahu bahwa dia berhak diwakili oleh perwakilan serikat pekerja atau rekan kerja yang sesuai.
• Tujuan dari pertemuan ini adalah untuk:
  - lanjutkan untuk mendiskusikan alasan yang mendasari absensi,
  - Menyarankan karyawan layanan dan implikasi biaya ketidakhadirannya, dan
  - Mengingatkan karyawan (kecuali ketika memutuskan untuk mencari nasihat medis) bahwa jika tidak ada peningkatan substansial dan berkelanjutan , pekerjaannya dapat dihentikan karena ketidakmampuannya untuk mempertahankan tingkat kehadiran yang dapat diterima. Ini merupakan peringatan verbal.
• Di mana perhatian medis dibenarkan, tindakan harus segera diambil. Karena itu rapat hanya ditunda untuk memungkinkan bagian dari proses ini selesai. Dalam lima hari kerja, karyawan harus menerima saran medis. Pertemuan kemudian disusun kembali dengan HR dan pendapat dokter dibahas.
• Jika dokter menegaskan kebugaran untuk bekerja, karyawan harus diperingatkan tentang konsekuensi dari ketidakhadiran yang berkelanjutan.

Tahap 3: Tinjauan Resmi Kedua (Tahap Peringatan Tertulis)

• Pemantauan teratur menunjukkan bahwa tidak ada perbaikan dalam pola ketidakhadiran telah terjadi, pertemuan formal kedua akan diatur dengan HR.
• Surat yang mengundang karyawan ke pertemuan akan mencakup catatan ketidakhadiran dan, sekali lagi, saran tentang perwakilan.
• Setiap informasi baru yang diberikan pada pertemuan tentang kesehatan yang buruk atau perubahan sifat penyakit mungkin perlu dinilai oleh dokter yang disetujui perusahaan.
• Karyawan harus diberikan kesempatan untuk menjelaskan catatan ketiadaannya. Jika perlu, supervisor harus memberi tahu karyawan bahwa peringatan tertulis resmi dikeluarkan dan bahwa peringatan ini akan tetap ada dalam arsip karyawan untuk jangka waktu tertentu. Salinan peringatan harus dikeluarkan kepada karyawan dan kepada wakilnya.
• Karyawan harus diberitahu bahwa kegagalan untuk memenuhi harapan kehadiran perusahaan dan untuk memperbaiki catatan ketidakhadiran yang tidak dapat diterima saat ini, akan mengakibatkan pemutusan hubungan kerja karyawan .
• Di mana kebugaran untuk pekerjaan diragukan, lanjutkan dengan pilihan penempatan kembali sesuai dengan panduan yang diterima oleh dokter. Berkonsultasilah dengan perwakilan serikat pekerja (jika ada) pada proses dan opsi pemindahan.

Tahap 4: Penangguhan Sementara Dari Kerja

• Jika mengikuti penerapan tahap-tahap proses disipliner sebelumnya, tidak ada peningkatan dalam kehadiran, manajemen dapat melanjutkan dengan penangguhan sementara tanpa dibayar. Niat untuk menangguhkan harus dikonfirmasi secara tertulis dengan rincian tanggal mulai dan akhir. Salinan surat penangguhan harus dikirim ke perwakilan karyawan (jika ada).

Tahap 5: Pemutusan Hubungan Kerja

• Ini adalah tahap akhir dalam proses pendisiplinan di mana karyawan dipecat karena ketidakmampuan untuk mematuhi persyaratan perusahaan untuk kehadiran di tempat kerja. Pemecatan hanya dapat dilakukan dengan otorisasi tertulis dari manajer senior dan SDM.
• Surat yang memanggil karyawan akan lagi memasukkan saran tentang perwakilan dan akan menguraikan catatan ketidakhadiran. Karyawan harus diberitahu bahwa, sebagai hasil dari wawancara, dia dapat diberhentikan karena ketidakmampuan untuk melakukan tugas pekerjaan .
• Sekali lagi, dokter perusahaan mungkin harus berkonsultasi jika ada informasi baru yang akan datang sehubungan dengan kesehatan atau kapasitas karyawan untuk bekerja.
• Jika keputusan dibuat untuk diberhentikan berdasarkan kemampuan, salinan surat pemecatan harus dikirim ke perwakilan karyawan (jika perlu).
• Karyawan tersebut mungkin memiliki hak untuk mengajukan banding terhadap pemecatan. Banding harus sesuai dengan prosedur disiplin perusahaan.

Tantangan dalam Mengelola Ketidakhadiran

Ketahuilah bahwa pengawas sering kali merasa tidak nyaman atau tidak mau melaporkan mereka yang telah melampaui tingkat absensi yang dapat diterima. Karena banyaknya tekanan pada pengawas, penerapan kebijakan absensi yang konsisten tidak selalu menjadi prioritas utama mereka.

Penting untuk mencoba mengambil subjektivitas dari mengelola absensi dan memastikan bahwa semua karyawan diperlakukan sama . Sangat penting untuk konsisten, gigih, dan adil terhadap semua orang. Ketika ketiadaan tidak ditangani atau ditangani dengan cara yang tidak konsisten, moral yang lebih rendah dapat terjadi.

Mayoritas karyawan akan menghargai kebijakan dan program yang bersifat fasilitatif , bukan hukuman. Tindakan tegas atau hukuman yang memaksa karyawan untuk bekerja dapat mengakibatkan karyawan menjadi "tidak ada di tempat kerja".

Mereka melakukan sesedikit mungkin dan menolak upaya apa pun untuk membuat mereka melakukan lebih banyak. Program lain harus dilaksanakan yang membantu karyawan hadir di tempat kerja, seperti penjadwalan kerja yang fleksibel , pembagian pekerjaan , penghargaan kehadiran dan program kesehatan.