Cara Efektif Membayar Waktu

Penagihan Waktu 101

Pelacakan dan waktu penagihan kepada klien adalah bagian yang penting dan tak terelakkan untuk bekerja di firma hukum. Mitra, rekanan , paralegal , staf pendukung litigasi dan pencatat waktu lainnya menagih waktu mereka dalam peningkatan enam, sepuluh, atau lima belas menit, tergantung pada kebijakan perusahaan dan arahan klien. Jika Anda gagal menagih waktu Anda, perusahaan tidak dapat menagih klien dan perusahaan tidak dibayar. Dengan demikian, ketepatan waktu merupakan fungsi vital bagi keberhasilan firma hukum.

Dengan meningkatnya biaya hukum, klien menjadi lebih sadar biaya dan mengerti teknologi. Akibatnya, klien memeriksa tagihan hukum lebih dekat dan menggunakan berbagai aplikasi database untuk menyortir dan menganalisis data penagihan secara elektronik. Tren yang berkembang terhadap e-billing (faktur elektronik) telah dikenakan tagihan hukum untuk peningkatan pengawasan, negosiasi, dan perselisihan.

Apakah Anda baru mengenal waktu penagihan atau penjaga waktu veteran, kiat di bawah ini dapat membantu Anda membuat entri waktu yang cepat, akurat, dan tepat.

Kumpulkan Rincian Penagihan Mendetail

Deskripsi tugas terperinci adalah komponen fundamental dari faktur yang dirancang dengan baik. Adalah penting bahwa uraian upaya Anda mengandung cukup detail untuk memungkinkan pengkaji untuk mengukur sifat dan kelayakan tugas.

Mencolok keseimbangan yang tepat antara keringkasan dan detail bisa jadi rumit. Deskripsi tugas yang terlalu panjang dan bertele-tele meningkatkan ambiguitas dan mengurangi pemahaman.

Deskripsi yang terlalu singkat menyulitkan untuk menilai kelayakan tugas yang dilakukan dan waktu yang dikeluarkan. Misalnya, frase asal-asalan seperti "review file;" "persiapan ujian" dan "review dokumen" melakukan sedikit untuk menceritakan kisah tentang apa yang Anda lakukan dan mengapa Anda terlibat dalam tugas tertentu.

Alih-alih "peninjauan dokumen," deskripsi yang lebih baik adalah "Tinjauan rangkaian interogator kedua penggugat."

Hindari Blokir Penagihan

Memblokir penagihan adalah praktik daftar sekelompok tugas dalam ringkasan blok di bawah satu entri waktu. Misalnya: “Draf permintaan interogasi; konferensi telepon dengan Dr. Brown re: laporan ahli; rangkum deposisi Mr. Smith; meninjau dan merevisi korespondensi kepada penasihat lawan. 7,3 jam. ”

Klien mengenali penagihan blok sebagai strategi untuk menyamarkan ketidakefisienan. Selain itu, banyak pengadilan tidak mengizinkan pemblokiran tagihan karena menghalangi penggantian biaya pengacara yang efektif setelah penilaian. Cara penagihan yang lebih efektif adalah memerinci secara terpisah setiap aktivitas independen dan waktu yang terkait.

Rekam Waktu Segera

Merekam waktu Anda segera setelah Anda menyelesaikan tugas adalah cara terbaik untuk memastikan keakuratannya. Mencoba untuk merekonstruksi kegiatan hari (atau minggu atau bulan) setelah-faktanya sulit dan mendorong waktu "padding" (menggembungkan waktu aktual yang dihabiskan untuk tugas mengisi celah waktu yang tidak diketahui).

Anda mungkin merasa tidak praktis untuk memasukkan setiap tugas ke perangkat lunak ketepatan waktu begitu Anda menyelesaikannya. Oleh karena itu, adalah bijaksana untuk mengembangkan sistem untuk mencatat waktu yang mendorong ketepatan waktu yang cepat.

Beberapa pencatat waktu mendikte setiap tugas segera setelah mereka melakukannya dan membuatnya ditranskrip pada akhir hari. Orang lain merasa lebih mudah untuk menyimpan buku catatan waktu, merekam setiap tugas dengan tangan dan kemudian memasukkannya (atau memiliki seorang sekretaris memasukkannya) pada akhir hari, minggu atau periode penagihan.

Ingat Pemirsa Anda

Seperti dokumen apa pun yang Anda siapkan untuk peninjauan orang lain, penting untuk mengingat pemirsa Anda saat merekam entri waktu. Anda mungkin tahu orang yang meninjau tagihan Anda - mungkin penasihat internal yang ditugaskan untuk file tersebut. Namun, pahamilah bahwa peninjauan mungkin tidak berakhir di sana. Dalam banyak kasus, faktur diproses oleh sejumlah individu di berbagai tingkatan di dalam dan di luar perusahaan termasuk profesional hukum, akuntan dengan perusahaan klien dan auditor pihak ketiga.

Dalam mencatat waktu Anda, sebaiknya hindari singkatan, slang, dan jargon kompleks. Gunakan terminologi hukum singkat tetapi ingat bahwa lembar waktu Anda dapat ditinjau oleh individu yang tidak terlatih dalam hukum.

Biasakan Diri Anda Dengan Kebijakan Penagihan Klien

Setiap klien memiliki kebijakan dan prosedur penagihannya sendiri. Kebijakan-kebijakan ini sering terkandung dalam retensi klien atau surat keterlibatan. Kebijakan penagihan ini dapat menetapkan batasan kepegawaian, pedoman anggaran, kebijakan pencairan, dan pedoman ketepatan waktu spesifik. Dengan menyadari aturan dasar di awal, Anda dapat lebih bertanggung jawab atas waktu Anda dan memenuhi harapan klien.

Klien korporat meningkatkan penggunaan penagihan berbasis tugas. Penagihan berbasis tugas melacak penagihan perusahaan dengan tugas litigasi. Setiap aktivitas substantif diberikan kode komputer yang telah dipilih sebelumnya oleh klien. Faktur bersandi kemudian disortir dan dianalisa secara elektronik, memungkinkan analisis mendalam dari suatu faktur. Bagian dari membiasakan diri dengan kebijakan penagihan klien adalah belajar dan menerapkan dengan tepat berbagai kode penagihan berbasis tugas khusus yang unik untuk setiap klien.